Office Allrounder / Administration (m/w/d)
Wir suchen die organisatorische Drehscheibe unseres Büros.
Wir sind ein junges, ambitioniertes und wachsendes Architekturbüro. Mit spannenden Projekten, neuen Aufgaben und unserem wachsenden Unternehmen steigen auch die Anforderungen an unsere interne Organisation.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die mit Organisationstalent, Eigeninitiative und Freude am Mitgestalten zur organisatorischen Drehscheibe unseres Büros wird.
Du unterstützt Geschäftsleitung, Architekten und Bauleitung im täglichen Geschäft, koordinierst administrative Abläufe und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles zuverlässig und effizient funktioniert.
gesagt: Du hältst uns organisatorisch den Rücken , damit wir uns auf unsere Projekte und unsere Kunden konzentrieren können – und gestaltest gleichzeitig die Weiterentwicklung unseres Büros aktiv mit.
Deine Aufgaben
Als zentrale administrative Schnittstelle arbeitest du eng mit der Geschäftsleitung, unseren Architekten und der Bauleitung zusammen.
Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:
Organisation & Administration
- Organisation und Koordination des laufenden Büroalltags
- Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung, Architekten und Bauleitung
- Bearbeitung von E-Mails, Post und allgemeinen Anfragen
- Entgegennahme und Koordination von Telefonaten
- Optimierung und Weiterentwicklung interner administrativer Abläufe
- Erstellung und Bearbeitung von Briefen, Offerten und Geschäftsdokumenten
- Selbständige schriftliche Korrespondenz mit Bauherrschaften, Kunden, Behörden, Ämtern, Unternehmern, Fachplanern und weiteren Geschäftspartnern
- Administrative Bearbeitung eingehender Rechnungen und Belege
Wen wir suchen
Eine Persönlichkeit, die:
- proaktiv mitdenkt und selbständig handelt
- organisiert, strukturiert und speditiv arbeitet
- Verantwortung übernimmt und Aufgaben konsequent zu Ende führt
- Prioritäten erkennt und auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick behält
- lösungsorientiert denkt und eigene Ideen einbringt
- sehr gute Deutschkenntnisse mitbringt, insbesondere in der schriftlichen Kommunikation
- sicher mit den gängigen Office-Anwendungen und digitalen Arbeitsmitteln umgeht
- freundlich, professionell und verbindlich gegenüber Kunden und Geschäftspartnern auftritt
Was dich bei uns erwartet
Wir bieten dir:
- ein Pensum von 40–50 %
- flexible Arbeitszeiten nach Absprache
- viel Selbständigkeit und Eigenverantwortung
- direkten Austausch mit der Geschäftsleitung
- enge Zusammenarbeit mit Architekten und Bauleitung
- abwechslungsreiche Aufgaben rund um Architektur, Bau und Unternehmensorganisation
- Raum für eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge
- die Möglichkeit, Strukturen und Prozesse aktiv mitzugestalten
- die Möglichkeit, mit unserem Unternehmen mitzuwachsen und deinen Verantwortungsbereich laufend auszubauen
Wenn du motiviert bist, Teil eines jungen Architekturbüros zu werden und gemeinsam mit uns Strukturen aufzubauen, Prozesse zu verbessern und unser Unternehmen weiterzuentwickeln , freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.
Pensum: 40–50 %
Arbeitsort: Winterthur
Stellenantritt: nach Vereinbarung
Interessiert?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und einigen kurzen Angaben zu dir und deiner Motivation.
- Hoti Architekten GmbH
Klosterstrasse 34
8406 Winterthur
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