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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Konferenzdienste und unterstütze bei Veranstaltungen im NATO-Hauptquartier.
- Arbeitgeber: NATO Headquarters JSEC in Ulm - Teil eines globalen Sicherheitsbündnisses.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Gehalt, Weihnachts- und Urlaubsgeld, betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeiterveranstaltungen.
- Andere Informationen: Dynamische Arbeitsumgebung mit der Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit Experten aus verschiedenen Ländern.
- Warum dieser Job: Arbeite in einem internationalen Umfeld und trage zur globalen Sicherheit bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Gebäudemanagement und mindestens drei Jahre relevante Erfahrung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3290 - 3678 € pro Monat.
NATO Headquarters Allied Joint Support and Enabling Command (JSEC), Ulm
Das NATO-Hauptquartier Allied Joint Support and Enabling Command (JSEC) in Ulm ist Teil eines der weltweit wichtigsten Sicherheitsbündnisse. In einem hochgradig internationalen Umfeld tragen die Mitarbeiter zur kollektiven Sicherheit, Stabilität und Zusammenarbeit unter den Bündnispartnern bei. Um das Team zu verstärken, sucht JSEC einen Staff Assistant Conference Services (m/w/d).
Ihre Aufgaben
- Koordination von Maßnahmen des Gebäudemanagers zur Unterstützung des Staff Assistant Protocol (Conference Services) ZXPX 0030 für alle JSEC-Gebäude im Zusammenhang mit Konferenzen, Veranstaltungen, Besprechungen und Besuchen
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Aktivitäten, die VTC, Besprechungsräume oder andere Standorte innerhalb und außerhalb der JSEC-Gebäude erfordern
- Koordination von Wartungs- und Reparaturmaßnahmen für alle JSEC-Gebäude im Zusammenhang mit Konferenzen, Veranstaltungen, Besprechungen und Besuchen, einschließlich externer Aktivitäten
- Unterstützung bei gebäudebezogenen Themen wie Begleitung externer Handwerker
- Bereitstellung von Unterstützung und Aufgaben im Zusammenhang mit Konferenzdiensten, wie vom Abteilungsleiter Protokoll angeordnet
- Koordination von Buchungen für Konferenzräume
- Unterstützung und Koordination von Layoutänderungen innerhalb und außerhalb der relevanten JSEC-Gebäude
- Unterstützung und Koordination der Lagerung von Möbeln und Ausrüstung in den relevanten Gebäuden
- Bedienung aller IT- und VTC-Systeme innerhalb der JSEC-Gebäude (Schulung wird von JSEC bereitgestellt) im Zusammenhang mit Konferenzen, Veranstaltungen, Besprechungen und Besuchen
- Allgemeine Büroarbeit
Ihr Profil
- Sekundarschulbildung und abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Gebäude- oder Facility-Management
- Mindestens drei Jahre relevante berufliche Erfahrung
- Führerschein der europäischen Klasse B
- Flexibilität zur Arbeit auf Abruf
- Organisationsfähigkeiten
- Professionelles Auftreten und natürliche Umgangsformen mit Gästen
- Vertrautheit mit gängiger IT-Software wie MS Office
- Qualitätsbewusstsein
- Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch
- Nachweis einer aktuellen SÜ2-Sicherheitsüberprüfung oder Bereitschaft zur Teilnahme an einem erweiterten Sicherheitsüberprüfungsprozess (erfolgreicher Abschluss erforderlich)
- Staatsangehörigkeit eines der 32 NATO-Mitgliedsländer
Wir bieten
- Beschäftigung in einem internationalen und dynamischen Umfeld mit starkem Zweck
- Zusammenarbeit mit Experten aus zahlreichen Ländern
- Vergütung gemäß TV NATO in Verbindung mit TV AL II Klassifizierung C 5a
- Monatliches Grundgehalt vor Steuern: 3.290,76 € (Stand Februar 2026)
- Weihnachts- und Urlaubsgeld
- 38,5-Stunden-Woche
- Mitarbeiterkantine vor Ort
- Betriebliche Altersvorsorge
- Mitarbeiterevents
Staff Assistant Conference Services (m/w/d) Arbeitgeber: HQ JSEC
Kontaktperson:
HQ JSEC HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Staff Assistant Conference Services (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft erfährt man durch persönliche Gespräche von offenen Stellen, die nicht ausgeschrieben sind.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über NATO und JSEC, damit du zeigen kannst, dass du wirklich interessiert bist und die Werte der Organisation verstehst.
✨Tipp Nummer 3
Zeige deine Flexibilität! In einem internationalen Umfeld wie dem JSEC ist es wichtig, anpassungsfähig zu sein. Teile Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, wo du flexibel auf Veränderungen reagiert hast.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Außerdem kannst du dich über aktuelle Stellenangebote informieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Staff Assistant Conference Services (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Qualifikationen haben, sondern auch gut ins Team passen.
Mach es klar und präzise: Halte deine Bewerbung übersichtlich und auf den Punkt. Verwende klare Sprache und vermeide unnötigen Jargon. So können wir schnell erkennen, dass du die richtige Person für die Stelle bist.
Betone deine Erfahrungen: Erzähle uns von deinen relevanten Erfahrungen im Bereich Gebäudemanagement oder Konferenzservices. Zeige, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben gemeistert hast und was du dabei gelernt hast.
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt, bewirb dich direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schneller bearbeiten und dich besser kennenlernen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei HQ JSEC vorbereitest
✨Informiere dich über NATO und JSEC
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir ein gutes Verständnis über die NATO und die spezifischen Aufgaben des JSEC aneignen. Informiere dich über aktuelle Projekte und Herausforderungen, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Flexibilität zeigen. Sei bereit, diese in Bezug auf die Anforderungen der Stelle als Staff Assistant Conference Services zu erläutern.
✨Präsentiere deine IT-Kenntnisse
Da die Stelle auch den Umgang mit IT- und VTC-Systemen umfasst, solltest du deine Erfahrungen mit gängigen Softwarelösungen wie MS Office betonen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu deinen technischen Fähigkeiten zu beantworten.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kontakt mit internationalen Gästen erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten sowohl in Deutsch als auch in Englisch zu demonstrieren. Übe, klar und professionell zu sprechen, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.