Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei Veranstaltungen und Terminen im internationalen NATO-Hauptquartier.
- Unternehmen: Arbeiten in einem dynamischen, internationalen Umfeld mit einem starken Zweck.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, Weihnachts- und Urlaubsgeld, betriebliche Altersvorsorge.
- Weitere Informationen: 38,5-Stunden-Woche und Mitarbeiterveranstaltungen.
- Warum dieser Job: Gestalte Sicherheit und arbeite mit Experten aus verschiedenen Ländern zusammen.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement und gute Englisch- und Deutschkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3102 - 3102 € pro Monat.
Shape security.
Work internationally.
The NATO Headquarters Allied Joint Support and Enabling Command (JSEC) in Ulm is part of one of the world's most important security alliances.
In a highly international environment, our employees make an important contribution to the collective security, stability, and cooperation of the alliance partners.
Civilian experts make an indispensable contribution at the international level.
To strengthen our team, we are looking for a Staff Assistant (In and Out-Processing) m/w/d What tasks will you be responsible for in particular?
Escort and prepare duties in support of events, meetings and visits and appointments inside and outside the JSEC buildings Scheduling appointments of events, meetings, visits and appointments inside and outside the JSEC buildings Assist in the preparation of presentations, for example Power Point Prepare internal and external correspondence Acceptance of ID-Cards and documents related to (electricity, gas, internet, phone, rationed items), Fuel Cards, Ration Cards/NSTEP Support in the processing of tasks for e. g. tasker tracker Daily interaction with senior officers, governmental officials and community representatives as well as family members at local, national and international levels.
What should you bring with you?
Secondary education and completed vocational training in office management or in a related field.
Proven job related knowledge acquired through at least one year job related experience MS office Familiarity with common IT systems Driving license equivalent to European class B.
Good written and oral communication skills in English and German.
You can provide evidence of a current Sicherheitsüberprüfung (SÜ2) security clearance, or you must be willing to participate in an extended security clearance process in accordance with the Security Clearance Act.
Successful completion of the security clearance is mandatory to take up duty for the advertised position.
Citizenship from one of the 32 NATO member countries.
What do we offer?
A job in an international and dynamic environment with a strong purpose.
Collaboration with experts from numerous countries.
Remuneration in accordance with the TV NATO collective agreement in conjunction with TV AL II classification C 5.
Monthly base salary, before tax: 3.102,58 € (as of February 2026).
Christmas and vacation bonuses. 38.5-hour working week.
Employee canteen on site.
Company pension scheme.
Employee events.
Interested?
If you are interested in working in a multinational environment with strategic relevance, we look forward to receiving your application.
Please submit your complete application documents (cover letter, resume, relevant references) and mention your citizenship* by 14.
August 2026 to jsec. recruiting@nato. int * Citizenship from one of the 32 NATO member countries is required to be authorised to work for NATO.
If you have any questions, please contact Thomas Kilbinger at 0731 – 5900 4117 Stuttgarterstr. 199 89081 Ulm
Staff Assistant (In and Out-Processing) (m/w/d) Arbeitgeber: HQ JSEC
Die NATO-Hauptquartiere Allied Joint Support and Enabling Command (JSEC) in Ulm bieten eine einzigartige Gelegenheit, in einem internationalen und dynamischen Umfeld zu arbeiten, das sich der kollektiven Sicherheit und Stabilität widmet. Unsere Mitarbeiter profitieren von einer starken Unternehmenskultur, die Zusammenarbeit und persönliche Entwicklung fördert, sowie von attraktiven Vergütungen gemäß dem TV NATO Tarifvertrag, einschließlich Weihnachts- und Urlaubsgeld. Mit einer 38,5-Stunden-Woche und einer betrieblichen Altersvorsorge sind wir bestrebt, ein unterstützendes Arbeitsumfeld zu schaffen, das sowohl berufliche als auch persönliche Erfüllung bietet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Staff Assistant (In and Out-Processing) (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei HQ JSEC
Wenn du auf der Website von HQ JSEC stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Staff Assistant (In and Out-Processing) (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei HQ JSEC erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei HQ JSEC vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
