Sei ein:e Pionier:in und entdecke neue Wege - mit uns!
Wir bei HR Pioneers unterstützen Unternehmen dabei, Zusammenarbeit so zu gestalten, dass Leistung, Wertschöpfung und Menschen gleichermaßen gewinnen.
Unser Team aus lernfreudigen, humorvollen und engagierten Pionier:innen arbeitet partizipativ und selbstorganisiert. Was uns eint ist unsere Vision: Wir wollen Organisationen gestalten, in denen Zusammenarbeit leicht fällt, Verantwortung geteilt wird und Menschen mit Sinn arbeiten können.
Auch in unserem internen Team möchten wir uns weiterentwickeln. Daher wünschen wir uns zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung durch eine:n Office Manager:in mit 20 Wochenstunden für unseren Kölner Standort (hybrid).
Deine Haltung und Erfahrung
Erfahrung
- Idealerweise bringst Du erste Praxiserfahrung in Bereichen wie Assistenz, Rechnungswesen, Buchhaltung, Office-Management oder People Management mit.
Eigenverantwortung & Organisationstalent
- Du hast eine schnelle Auffassungsgabe; proaktives Denken und Handeln sind fürDich selbstverständlich.
- Du kannst Deine Aufgaben gut priorisieren, sehr strukturiert und selbstständig bearbeiten.
Gestaltungskraft
- Du möchtest nicht nur Aufgaben erledigen, sondern Prozesse aktiv verbessern.
- Du hast Freude daran Prozesse mit Hilfe digitaler Tools zu verbessern, neue Tools auszuprobieren ggf. einzuführen.
- Du hast Spaß daran, anfallende Aufgaben im Office zu koordinieren.
Kommunikationsstärke
- Du sorgst für klare, transparente Kommunikation – auch zwischen Mensch und Maschine.
- Du verfügst über fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.
Teamfähigkeit
- Du zeichnest Dich durch Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit aus und arbeitest ergebnis- sowie kund:innenorientiert.
Was Du noch über uns wissen solltest
- Wir sind ein selbstorganisiertes Unternehmen voller Energie, Dynamik und Leidenschaft für das, was wir tun.
- Eigenverantwortung und Eigeninitiative sind für jede:n von uns wichtiger Baustein unseres Selbstverständnisses und Teil unseres Erfolgs.
- Wir sind sicherlich nicht perfekt und machen auch mal Fehler. Aber wir sind sehr stark darin, Lernerfahrungen täglich in Ergebnisse umzusetzen und uns somit kontinuierlich zu verbessern und weiterzuentwickeln.
- Wir sind ein Unternehmen der Gemeinwohl-Ökonomie.
- Wir unterstützen Dich bei Deiner betrieblichen Altersvorsorge.
- Du kannst Dein Firmen MacBook bei Bedarf auch privat nutzen.
- Unser Büro liegt sehr central am Ebertplatz – mitten in Köln.
Dein Planning?
Wenn Du in Deiner persönlichen Retrospektive zu dem Punkt kommst, dass Du bei uns starten möchtest, dann freuen wir uns über Deine Bewerbung inkl. Anschreiben, Lebenslauf, letzte Zeugnisse, frühestmöglicher Starttermin sowie Deine aktuelle Gehaltsvorstellung.
Deine Rolle bei HR Pioneers
Finanzen & Administration
- Vorbereitung der Buchhaltung für das Steuerbüro (digitale Rechnungs- und Belegverwaltung).
- Erstellung und Versand von Angeboten/Rechnungen für Projekte, Produkte und Events.
- Monitoring von Zahlungseingängen und Mahnwesen mit digitalen Tools.
HR & Onboarding
- Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung.
- Begleitung des On- und Offboardings.
- Pflege von Personaldaten in HR-Systemen (z. B. Personio).
- Unterstützung im Recruiting und Kommunikation mit Bewerber:innen.
Assistenz der Geschäftsführung
- Koordination der Terminplanung, Reiseorganisation sowie digitale Reisekostenabrechnung.
Organisation & Koordination
- Koordination vielfältiger Themen für unsere Kund:innen und Dienstleister:innen über digitale Tools (z.B. Slack, MS 365) sowie To-Do‘s rund um unser Office im Herzen von Köln.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (w/m/d) erhalten könnten
✨Networking in der Branche nutzen
Im Personalmanagement ist Networking alles! Schau dir lokale HR-Events oder Workshops an, die häufig von Unternehmen oder Universitäten organisiert werden. Dort kannst du direkt mit Personalern und anderen Professionals ins Gespräch kommen und dich ins Gespräch bringen.
✨Direkte Bewerbung und Ungezwungenheit
Eine Bewerbung über unsere Website ist super, aber fühl dich auch frei, direkt bei HR Pioneers GmbH anzufragen! Zeig deinen Enthusiasmus und deine Flexibilität, indem du dich für Teilzeitstellen gerade in Zeiten von Personalbedarf bewirbst – oft sind die Stellen nicht einmal online ausgeschrieben.
✨Lerne von anderen
Engagiere dich in Online-Communities zum Thema Personalmanagement, wie z.B. auf LinkedIn oder spezifischen HR-Foren. Dort kannst du Erfahrungen austauschen und wertvolle Tipps von Profis bekommen, die dir helfen, deinen Einstieg ins Teilzeit-Personalmanagement zu erleichtern.
✨Praktische Erfahrungen sammeln
Nutze Praktika oder Volunteer-Positionen im HR-Bereich, um praktische Erfahrungen zu sammeln. Das gibt dir nicht nur Skills, die du in deinem Teilzeitjob anwenden kannst, sondern erweitert auch dein Netzwerk, was für zukünftige Stellen von Vorteil ist. Denk daran, dass wir auch häufig Studenten und Teilzeitkräfte suchen!
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Soft Skills hervor!:Im Personalmanagement sind zwischenmenschliche Fähigkeiten einfach unerlässlich. Vergewissere dich, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben Beispiele deiner Kommunikationsfähigkeiten, Teamarbeit und Konfliktlösungskompetenz beinhalten. Zeige uns, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Menschen umgegangen bist!
Erwähne passende Zertifikate:Falls du über spezifische Qualifikationen im Personalmanagement verfügst, wie zum Beispiel ein Zertifikat in Human Resources, solltest du das unbedingt erwähnen. Das zeigt uns, dass du die nötigen Kenntnisse hast und dich für den Bereich interessierst!
Motivation ist der Schlüssel!:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist unser Augenmerk auf deine Motivation besonders wichtig. In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du gerade in dieser Teilzeitposition arbeiten möchtest und was du dir von der Zusammenarbeit mit HR Pioneers GmbH erhoffst.
Zeige deine Flexibilität:In einer Teilzeitstelle im Personalmanagement kann es auch mal hektisch werden. Mach deutlich, dass du flexibel bist, was Arbeitszeiten angeht, und bereit, dich in neuen Situationen einzubringen. Das kannst du gut in deinem Lebenslauf an der Stelle unter 'Verfügbarkeit' festhalten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei HR Pioneers GmbH vorbereitet
✨Kompetenzen im Personalmanagement zeigen
Mach dich bereit, deine Kenntnisse in Personalmanagement zu demonstrieren. Sei bereit, über spezifische Methoden zu sprechen, wie du Talente identifiziert und entwickelt hast. Wenn du bereits mit Tools wie HR-Software oder E-Learning-Plattformen gearbeitet hast, bring das zur Sprache!
✨Verhaltensfragen meistern
In Teilzeit-Interviews wird häufig Wert auf Verhaltensfragen gelegt. Erwarte Fragen wie "Wie gehst du mit Konflikten im Team um?" oder "Erzähle von einer Herausforderung, die du erfolgreich gemeistert hast." Halte konkrete Beispiele bereit, um deine Fähigkeiten zu untermauern!
✨Flexibilität und Eigenverantwortung betonen
Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Flexibilität und Selbstorganisation zu betonen. Arbeitgeber möchten sicherstellen, dass du deine Zeit gut managen kannst und auch in einem reduzierten Zeitrahmen effektive Ergebnisse lieferst!
✨Bereite deine Fragen vor
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen! Erkundige dich nach den Herausforderungen, denen sich das Team gegenübersieht oder wie die Integration neuer Systeme im Personalmanagement erfolgt. Das zeigt dein Interesse und dass du schon darüber nachgedacht hast, wie du zum Erfolg von HR Pioneers GmbH beitragen kannst!
