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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Office-Aktivitäten und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: HR Pioneers - ein dynamisches, selbstorganisiertes Unternehmen in Köln.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, Firmen-MacBook, betriebliche Altersvorsorge und ein kreatives Arbeitsumfeld.
- Andere Informationen: Zentral gelegenes Büro am Ebertplatz mit tollen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte Prozesse aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Erste Erfahrung im Office-Management und gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 24000 - 36000 € pro Jahr.
Sei ein:e Pionier:in und entdecke neue Wege - mit uns! Wir bei HR Pioneers unterstützen Unternehmen dabei, Zusammenarbeit so zu gestalten, dass Leistung, Wertschöpfung und Menschen gleichermaßen gewinnen. Unser Team aus lernfreudigen, humorvollen und engagierten Pionier:innen arbeitet partizipativ und selbstorganisiert. Was uns eint ist unsere Vision: Wir wollen Organisationen gestalten, in denen Zusammenarbeit leicht fällt, Verantwortung geteilt wird und Menschen mit Sinn arbeiten können.
Wir wünschen uns zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung durch eine:n Office Manager:in mit 20 Wochenstunden für unseren Kölner Standort (hybrid).
Deine Haltung und Erfahrung
- Erfahrung: Idealerweise bringst Du erste Praxiserfahrung in Bereichen wie Assistenz, Rechnungswesen, Buchhaltung, Office-Management oder People Management mit.
- Eigenverantwortung & Organisationstalent: Du hast eine schnelle Auffassungsgabe; proaktives Denken und Handeln sind für Dich selbstverständlich. Du kannst Deine Aufgaben gut priorisieren, sehr strukturiert und selbstständig bearbeiten.
- Gestaltungskraft: Du möchtest nicht nur Aufgaben erledigen, sondern Prozesse aktiv verbessern. Du hast Freude daran, Prozesse mit Hilfe digitaler Tools zu verbessern, neue Tools auszuprobieren ggf. einzuführen. Du hast Spaß daran, anfallende Aufgaben im Office zu koordinieren.
- Kommunikationsstärke: Du sorgst für klare, transparente Kommunikation – auch zwischen Mensch und Maschine. Du verfügst über fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.
- Teamfähigkeit: Du zeichnest Dich durch Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit aus und arbeitest ergebnis- sowie kund:innenorientiert.
Was Du noch über uns wissen solltest
Wir sind ein selbstorganisiertes Unternehmen voller Energie, Dynamik und Leidenschaft für das, was wir tun. Eigenverantwortung und Eigeninitiative sind für jede:n von uns wichtiger Baustein unseres Selbstverständnisses und Teil unseres Erfolgs. Wir sind sicherlich nicht perfekt und machen auch mal Fehler. Aber wir sind sehr stark darin, Lernerfahrungen täglich in Ergebnisse umzusetzen und uns somit kontinuierlich zu verbessern und weiterzuentwickeln. Wir sind ein Unternehmen der Gemeinwohl-Ökonomie. Wir unterstützen Dich bei Deiner betrieblichen Altersvorsorge. Du kannst Dein Firmen MacBook bei Bedarf auch privat nutzen. Unser Büro liegt sehr central am Ebertplatz – mitten in Köln.
Dein Planning: Wenn Du in Deiner persönlichen Retrospektive zu dem Punkt kommst, dass Du bei uns starten möchtest, dann freuen wir uns über Deine Bewerbung inkl. Anschreiben, Lebenslauf, letzte Zeugnisse, frühestmöglicher Starttermin sowie Deine aktuelle Gehaltsvorstellung.
Deine Rolle bei HR Pioneers
- Finanzen & Administration: Vorbereitung der Buchhaltung für das Steuerbüro (digitale Rechnungs- und Belegverwaltung). Erstellung und Versand von Angeboten/Rechnungen für Projekte, Produkte und Events. Monitoring von Zahlungseingängen und Mahnwesen mit digitalen Tools.
- HR & Onboarding: Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung. Begleitung des On- und Offboardings. Pflege von Personaldaten in HR-Systemen (z. B. Personio). Unterstützung im Recruiting und Kommunikation mit Bewerber:innen.
- Assistenz der Geschäftsführung: Koordination der Terminplanung, Reiseorganisation sowie digitale Reisekostenabrechnung.
- Organisation & Koordination: Koordination vielfältiger Themen für unsere Kund:innen und Dienstleister:innen über digitale Tools (z.B. Slack, MS 365) sowie To-Do‘s rund um unser Office im Herzen von Köln.
Office Manager (w/m/d) Arbeitgeber: HR Pioneers GmbH
Kontaktperson:
HR Pioneers GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (w/m/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Auge hast, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht oder ob es Möglichkeiten gibt, das Team kennenzulernen. Das zeigt dein Interesse und deine Initiative!
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen über die Position, die dich interessiert. Oftmals können persönliche Empfehlungen Türen öffnen, die dir sonst vielleicht verschlossen bleiben würden.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst. Zeig, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch zur Unternehmenskultur passt.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Und vergiss nicht, deine Unterlagen gut zu strukturieren – das macht einen guten Eindruck!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei authentisch!: Zeig uns, wer du wirklich bist! In deinem Anschreiben und Lebenslauf solltest du deine Persönlichkeit und Motivation klar rüberbringen. Wir lieben es, wenn Bewerber:innen ihre Leidenschaft für das Office Management zeigen.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Ein übersichtlicher Lebenslauf und ein klar formuliertes Anschreiben helfen uns, dich besser kennenzulernen. Denk daran: Wir suchen nach Organisationstalenten!
Digital Skills betonen!: Da wir digitale Tools nutzen, ist es wichtig, dass du deine Erfahrungen mit diesen in deiner Bewerbung hervorhebst. Zeig uns, wie du Prozesse verbessert hast oder welche Tools du bereits ausprobiert hast – das macht einen großen Unterschied!
Bewerbung über unsere Website!: Vergiss nicht, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alle Informationen direkt erhalten und nichts verloren geht. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei HR Pioneers GmbH vorbereitest
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über die Werte und die Vision von HR Pioneers. Zeige im Interview, dass du die Bedeutung von Zusammenarbeit und Eigenverantwortung verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, in denen du deine Organisationstalente oder Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Konkrete Beispiele helfen, deine Eignung für die Rolle als Office Manager:in zu verdeutlichen.
✨Zeige deine Begeisterung für digitale Tools
Da die Stelle auch die Nutzung digitaler Tools umfasst, sei bereit, über deine Erfahrungen mit solchen Tools zu sprechen. Vielleicht hast du sogar Ideen, wie man Prozesse verbessern könnte – das kommt immer gut an!
✨Stelle Fragen zur Teamdynamik
Zeige Interesse an der Teamkultur, indem du Fragen stellst, wie das Team zusammenarbeitet und welche Herausforderungen es gibt. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch an der Zusammenarbeit im Team.