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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Finanzen und Administration, unterstütze das Team und koordiniere Büroabläufe.
- Arbeitgeber: Dynamisches Unternehmen mit Fokus auf Selbstorganisation und kontinuierlicher Verbesserung.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Corporate Benefits, Deutschlandticket und Nutzung eines Firmen MacBooks.
- Andere Informationen: Zentral gelegenes Büro in Köln mit hervorragender Anbindung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte Prozesse aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Assistenz, Rechnungswesen oder Office-Management von Vorteil.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
Sei ein:e Pionier:in und entdecke neue Wege - mit uns! In unserem internen Team möchten wir uns weiterentwickeln. Wir wünschen uns Verstärkung durch eine:n Office Manager:in mit 20 Wochenstunden für unser Kölner Büro (hybrid).
Was Du über uns wissen solltest:
- Wir sind ein selbstorganisiertes Unternehmen voller Energie, Dynamik und Leidenschaft für das, was wir tun.
- Eigenverantwortung und Eigeninitiative sind für jede:n von uns ein wichtiger Baustein unseres Selbstverständnisses und Teil unseres Erfolgs.
- Wir sind ein Unternehmen der Gemeinwohl-Ökonomie.
- Wir unterstützen Dich bei Deiner betrieblichen Altersvorsorge.
- Wir bieten Dir attraktive Corporate Benefits und finanzieren Dein Deutschlandticket.
- Du kannst Dein Firmen MacBook bei Bedarf auch privat nutzen.
- Unser Büro liegt sehr zentral am Ebertplatz – mitten in Köln (hervorragende öffentliche Anbindung, Parkmöglichkeiten in der Nähe).
Deine Rolle bei HR Pioneers:
Finanzen & Administration- Vorbereitung der Buchhaltung für das Steuerbüro (digitale Rechnungs- und Belegverwaltung).
- Erstellung und Versand von Angeboten/Rechnungen für Projekte, Produkte und Events.
- Monitoring von Zahlungseingängen und Mahnwesen mit digitalen Tools.
- Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung.
- Begleitung des On- und Offboardings.
- Pflege von Personaldaten in HR-Systemen (z. B. Personio).
- Unterstützung im Recruiting und Kommunikation mit Bewerber:innen.
- Koordination der Terminplanung, Reiseorganisation sowie digitale Reisekostenabrechnung.
- Koordination vielfältiger Themen für unsere Kund:innen und Dienstleister:innen über digitale Tools (z. B. Slack, MS 365) sowie To‑Do‘s rund um unser Office im Herzen von Köln.
Deine Haltung und Erfahrung:
Erfahrung- Idealerweise bringst Du Praxiserfahrung in Bereichen wie Assistenz, Rechnungswesen, Buchhaltung, Office-Management oder People Management mit.
- Du hast eine schnelle Auffassungsgabe; proaktives Denken und Handeln sind für Dich selbstverständlich.
- Du kannst Deine Aufgaben gut priorisieren, sehr strukturiert und selbständig bearbeiten.
- Du möchtest nicht nur Aufgaben erledigen, sondern Prozesse aktiv verbessern.
- Du hast Freude daran Prozesse mit Hilfe digitaler Tools zu verbessern, neue Tools auszuprobieren ggf. einzuführen.
- Du hast Spaß daran, anfallende Aufgaben im Office zu koordinieren.
- Du sorgst für klare, transparente Kommunikation – auch zwischen Mensch und Maschine.
- Du verfügst über fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.
- Du zeichnest Dich durch Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit aus und arbeitest ergebnis- sowie kund:innenorientiert.
Wenn Du in Deiner persönlichen Retrospektive zu dem Punkt kommst, dass Du bei uns starten möchtest, dann freuen wir uns über Deine Bewerbung inkl. Anschreiben, Lebenslauf, Deine letzten beiden Zeugnisse, frühestmöglicher Starttermin sowie Deine Gehaltsvorstellung.
Office Manager (w/m/d) Arbeitgeber: HR Pioneers
Kontaktperson:
HR Pioneers HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (w/m/d)
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen dich finden. Nutze dein Netzwerk und sprich mit Leuten in der Branche. Oft gibt es ungeschriebene Stellen, die nur darauf warten, von dir entdeckt zu werden!
✨Zeige deine Persönlichkeit!
Wenn du zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wirst, sei du selbst! Zeige, dass du nicht nur die nötigen Fähigkeiten hast, sondern auch gut ins Team passt. Ein bisschen Humor kann Wunder wirken!
✨Bereite dich auf Fragen vor!
Überlege dir im Voraus, welche Fragen dir gestellt werden könnten und wie du darauf antworten würdest. Das zeigt, dass du dich mit der Rolle und dem Unternehmen auseinandergesetzt hast und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wir lieben es, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell bei uns landet und du die besten Chancen hast, Teil unseres dynamischen Teams zu werden!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei authentisch!: Zeig uns, wer du wirklich bist! In deinem Anschreiben und Lebenslauf solltest du deine Persönlichkeit und Motivation klar rüberbringen. Wir suchen nach Menschen, die zu unserer dynamischen Kultur passen.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Ein übersichtlicher Lebenslauf und ein klar formuliertes Anschreiben helfen uns, schnell einen Eindruck von deinen Fähigkeiten und Erfahrungen zu bekommen.
Beziehe dich auf die Stelle!: Mach deutlich, warum du genau für die Position als Office Manager:in bei uns geeignet bist. Verlinke deine bisherigen Erfahrungen mit den Anforderungen in der Stellenbeschreibung – so sehen wir, dass du die richtige Wahl bist!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, nutze bitte unser Online-Bewerbungsformular auf der Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei HR Pioneers vorbereitest
✨Verstehe die Unternehmenskultur
Informiere dich über die Werte und die Kultur des Unternehmens. Da sie ein selbstorganisiertes Team sind, ist es wichtig, dass du zeigst, wie du Eigenverantwortung und Initiative in deiner bisherigen Arbeit umgesetzt hast.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du deine Fähigkeiten im Office-Management oder in der Buchhaltung unter Beweis gestellt hast. Zeige, wie du Prozesse verbessert oder Herausforderungen gemeistert hast.
✨Zeige deine digitale Affinität
Da das Unternehmen digitale Tools nutzt, sei bereit, über deine Erfahrungen mit solchen Tools zu sprechen. Nenne Beispiele, wie du diese in der Vergangenheit eingesetzt hast, um Aufgaben effizienter zu erledigen.
✨Stelle Fragen zur Rolle
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Frage nach den aktuellen Herausforderungen im Office-Management oder wie das Team zusammenarbeitet, um zu zeigen, dass du an einer aktiven Mitgestaltung interessiert bist.