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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Vorstand bei strategischen Themen und organisiere Meetings.
- Arbeitgeber: Erfolgreiches, wirtschaftlich stabiles Unternehmen mit dynamischer Kultur.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Gehalt, betriebliche Altersvorsorge und Fitnessangebote.
- Andere Informationen: Unbefristete Festanstellung mit Remote-Arbeitsoptionen nach Einarbeitung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das die Zukunft des Unternehmens gestaltet.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant und sehr gute MS Office Kenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 75000 - 95000 € pro Jahr.
Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie den Vorstand eines erfolgreichen, wirtschaftlich stabilen Unternehmens im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Themen. Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Organisation, Kommunikation und Koordination auf Top-Management-Ebene und tragen maßgeblich zur Effizienz der Führungsarbeit bei.
Ihre Aufgaben
- Office- und Terminmanagement (ca. 25–30%)
- Proaktive Kalenderführung und Priorisierung von Terminen
- Planung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
- Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
- Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs des Vorstands inkl. Raumvorbereitungen und Empfang von Gästen
- Kommunikations- und Korrespondenzmanagement (ca. 25–30%)
- Erstellung und Bearbeitung von E-Mails, Briefen und internen Mitteilungen
- Kommunikation in Deutsch und Englisch auf hohem Niveau
- Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen, Aufsichtsrat und externen Partnern
- Informations- und Dokumentenmanagement (ca. 25–30%)
- Erstellung, Strukturierung und Pflege von Dokumenten, Reports und Protokollen
- Vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten (Personal, Finanzen, Strategie)
- Unterstützung bei Analysen und Recherchen
- Administrative, Projekt- und Sonderaufgaben (ca. 10%)
- Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten
- Eigenständige Organisation kleinerer Projekte (z. B. Events, Prozessoptimierungen)
- Reisemanagement und Verwaltung von Verträgen
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung / Vorstandsassistenz (mind. 5 Jahre)
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint)
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C2) und sehr gute Englischkenntnisse (C1)
- Hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Integrität
- Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent
- Strukturierte, eigenständige und proaktive Arbeitsweise
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten
- Belastbarkeit und Fähigkeit, unter Zeitdruck präzise zu arbeiten
Wir bieten
- Unbefristete Festanstellung in einem erfolgreichen Unternehmen
- Attraktives Gehaltspaket (ca. 75.000 – 95.000 € + Bonus) - je nach Erfahrung und Qualifikation
- 1–2 Tage Remote-Arbeit nach der Einarbeitung möglich
- Betriebliche Altersvorsorge, Fitnessangebote am Arbeitsplatz, Fahrradleasing
Executive Assistant (w/m/d) Vorstand Arbeitgeber: HR-Recruiting Services GmbH
Kontaktperson:
HR-Recruiting Services GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant (w/m/d) Vorstand
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, mit dem Vorstand oder anderen Führungskräften in Kontakt zu treten, nutze sie. Zeige dein Interesse und deine Motivation, indem du Fragen stellst und dich aktiv an Gesprächen beteiligst.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Verbinde dich mit anderen Professionals in deiner Branche über LinkedIn oder bei Veranstaltungen. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, als ob es um deinen Traumjob geht! Informiere dich über das Unternehmen, seine Kultur und aktuelle Projekte. So kannst du gezielt zeigen, wie du zur Effizienz des Vorstands beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir haben viele spannende Stellenangebote, die perfekt zu deinem Profil passen könnten. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt in deiner Karriere gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant (w/m/d) Vorstand
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles sorgfältig zu überprüfen!
Zeig deine Erfahrungen!: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen als Executive Assistant. Welche spezifischen Aufgaben hast du übernommen? Wie hast du zur Effizienz des Managements beigetragen? Das macht deine Bewerbung stark!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei HR-Recruiting Services GmbH vorbereitest
✨Vorbereitung ist alles
Informiere dich gründlich über das Unternehmen und die Rolle des Vorstands. Verstehe die aktuellen Herausforderungen und Strategien des Unternehmens, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Präsentation deiner Fähigkeiten
Bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und Koordination unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit zur Effizienz des Managements beigetragen hast.
✨Kommunikationsfähigkeit demonstrieren
Da die Rolle hohe Kommunikationsfähigkeiten erfordert, übe, klar und präzise zu kommunizieren. Bereite dich darauf vor, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch zu sprechen, um deine Sprachkenntnisse zu zeigen.
✨Fragen vorbereiten
Überlege dir einige Fragen, die du dem Interviewer stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und die Unternehmenskultur zu erfahren.