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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Vorstand bei strategischen Themen und organisiere das Tagesgeschäft.
- Arbeitgeber: Erfolgreiches, wirtschaftlich stabiles Unternehmen mit modernem Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Gehalt, unbefristete Festanstellung und flexible Remote-Arbeit.
- Andere Informationen: Betriebliche Altersvorsorge und Fitnessangebote am Arbeitsplatz.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft des Unternehmens mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant und sehr gute MS Office Kenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 75000 - 95000 € pro Jahr.
Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie den Vorstand eines erfolgreichen, wirtschaftlich stabilen Unternehmens im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Themen. Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Organisation, Kommunikation und Koordination auf Top-Management-Ebene und tragen maßgeblich zur Effizienz der Führungsarbeit bei.
Ihre Aufgaben
- Office- und Terminmanagement (ca. 25–30%)
- Proaktive Kalenderführung und Priorisierung von Terminen
- Planung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
- Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
- Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs des Vorstands inkl. Raumvorbereitungen und Empfang von Gästen
- Kommunikations- und Korrespondenzmanagement (ca. 25–30%)
- Erstellung und Bearbeitung von E-Mails, Briefen und internen Mitteilungen
- Kommunikation in Deutsch und Englisch auf hohem Niveau
- Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen, Aufsichtsrat und externen Partnern
- Informations- und Dokumentenmanagement (ca. 25–30%)
- Erstellung, Strukturierung und Pflege von Dokumenten, Reports und Protokollen
- Vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten (Personal, Finanzen, Strategie)
- Unterstützung bei Analysen und Recherchen
- Administrative, Projekt- und Sonderaufgaben (ca. 10%)
- Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten
- Eigenständige Organisation kleinerer Projekte (z. B. Events, Prozessoptimierungen)
- Reisemanagement und Verwaltung von Verträgen
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung / Vorstandsassistenz (mind. 5 Jahre)
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint)
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C2) und sehr gute Englischkenntnisse (C1)
- Hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Integrität
- Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent
- Strukturierte, eigenständige und proaktive Arbeitsweise
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten
- Belastbarkeit und Fähigkeit, unter Zeitdruck präzise zu arbeiten
Wir bieten
- Unbefristete Festanstellung in einem erfolgreichen Unternehmen
- Attraktives Gehaltspaket (ca. 75.000 – 95.000 € + Bonus) - je nach Erfahrung und Qualifikation
- 1–2 Tage Remote-Arbeit nach der Einarbeitung möglich
- Betriebliche Altersvorsorge, Fitnessangebote am Arbeitsplatz, Fahrradleasing
Executive Assistant (w/m/d) Vorstand Arbeitgeber: HR-Recruiting Services
Kontaktperson:
HR-Recruiting Services HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant (w/m/d) Vorstand
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Position als Executive Assistant interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Unternehmen arbeiten oder ähnliche Positionen innehaben. Empfehlungen können dir helfen, die Aufmerksamkeit der Personalverantwortlichen zu gewinnen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und die Branche. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Rolle des Executive Assistant passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell gesehen wird.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant (w/m/d) Vorstand
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Wahl für die Position als Executive Assistant bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch gleich dein Organisationstalent!
Sprich unsere Sprache!: Da die Kommunikation auf hohem Niveau in Deutsch und Englisch wichtig ist, achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Nutze die Gelegenheit, um deine Sprachkenntnisse unter Beweis zu stellen – das kommt gut an!
Bewirb dich direkt bei uns!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie direkt bei uns landet und wir sie schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei HR-Recruiting Services vorbereitest
✨Vorbereitung ist alles
Mach dir im Vorfeld Gedanken über die Aufgaben und Anforderungen der Position. Überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. Bereite konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie du in ähnlichen Situationen erfolgreich warst.
✨Kommunikation auf den Punkt bringen
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du darauf achten, klar und präzise zu sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren, besonders wenn es um komplexe Themen geht. Das zeigt, dass du auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahren kannst.
✨Technische Fähigkeiten demonstrieren
Stelle sicher, dass du mit den gängigen MS Office-Anwendungen vertraut bist. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel aus deiner Vergangenheit nennen, wo du Excel oder PowerPoint effektiv genutzt hast, um ein Projekt zu unterstützen oder eine Präsentation zu erstellen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Frag nach den Herausforderungen, die der Vorstand aktuell sieht, oder wie das Team zusammenarbeitet. So kannst du auch besser einschätzen, ob die Stelle zu dir passt.