Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, unterstütze bei Prozessen und sorge für das Wohlbefinden des Teams.
- Unternehmen: Führendes HR-Tech-Unternehmen mit Start-up-Kultur und flachen Hierarchien.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, bis zu 2 Tage Homeoffice, Snacks und Getränke inklusive.
- Weitere Informationen: Engagiertes Team mit Humor und vielen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft eines innovativen Unternehmens und entwickle deine Karriere.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Studium, Organisationstalent und gute IT-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Du möchtest die Zukunft eines erfolgreichen HR-Tech-Unternehmens mitgestalten? Dann bist Du bei uns richtig. Wir sind Pionier der digitalen Reisekostenabrechnung in der Cloud und zählen heute zu den führenden Anbietern von HR-Software in Deutschland. Seit 25 Jahren digitalisieren wir die Personalprozesse in mittelständischen Unternehmen und verhelfen diesen so zu schlankeren HR-Strukturen. Das erreichen wir nur auf Basis unserer gelebten Werte: Miteinander, Tatendrang, Verantwortung, Authentizität, Wirksamkeit und Wertigkeit. Als modernes Unternehmen verbinden wir die Bodenständigkeit und Stabilität des klassischen Mittelstandes mit der Flexibilität und Kultur eines Start-ups. Wir zählen aktuell 200 Mitarbeitenden und haben Büros an drei Standorten (Freiburg, Frankfurt und Berlin). Aufgrund unseres starken Wachstums suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung für unser Office Management-Team in Freiburg.
Deine Aufgaben
- Du übernimmst administrative sowie organisatorische Aufgaben am Standort Freiburg und unterstützt bei internen Prozessen, Rechnungen, Zugängen und allgemeinen Verwaltungsthemen.
- Du kümmerst Dich um Post, Pakete, Küchenorganisation sowie die allgemeine Versorgung im Büro und trägst damit aktiv zum Wohlbefinden des Teams bei.
- Du verantwortest die vollständige Bürobedarfsverwaltung - von Arbeitsmitteln über Getränke, Snacks, Kaffee und Hygieneartikel bis hin zu sonstigem Büromaterial - bestellst eigenverantwortlich nach und behältst dabei stets Budget, Bestände und Bedarfe im Blick.
- Du begleitest den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender, bereitest Equipment wie Laptop, Headset und Zubehör vor und unterstützt bei einem guten Start.
- Du kümmerst Dich um die fachgerechte und technische Fertigkonfiguration der Arbeitsplätze und stellst sicher, dass neue Arbeitsplätze einsatzbereit sind.
- Du übernimmst die Vorbereitung verschiedener Events wie Quartals- oder Halbjahresmeetings und unterstützt bei deren organisatorischer Umsetzung.
- Du bist die zentrale Ansprechperson für Aushilfen, Dienstleister, Hausmeisterservice und externe Partner rund um Büro, Gebäude und Ausstattung.
- Du koordinierst außerdem Sicherheits-, Wartungs- und weitere Standortthemen und unterstützt bei Sonderprojekten.
Dein Profil
- Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder entsprechendes Duales Studium abgeschlossen.
- Du konntest bereits mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position sammeln.
- Du hast einen sehr guten Blick für Ordnung und Sauberkeit.
- Der sichere Umgang mit IT und MS Office ist für Dich selbstverständlich.
- Du bist eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent.
- Du bringst sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mit, Englisch von Vorteil.
- Eine strukturierte Arbeitsweise, ein hohes Maß an Eigeninitiative und eine ausgeprägte Teamfähigkeit runden dein Profil ab.
Wir bieten Dir
- Ein etabliertes Unternehmen mit flachen Hierarchien und Start-up-Mentalität.
- Eine Unternehmenskultur, in der Mitgestaltung erwünscht ist und die Zusammenarbeit Spaß macht.
- Anspruchsvolle Aufgaben und spannende Projekte samt Entwicklungsperspektiven mit einem ausgearbeiteten Karrieremodell.
- Verantwortung und einen gesunden Umgang mit Fehlern.
- Ein engagiertes Team mit großem Know-how und einer guten Portion Humor.
- 30 Tage Urlaub, bis zu 2 Tage remote pro Woche, 3 Wochen Workation pro Jahr.
- Weitere Benefits wie z.B. HanseFit, OpenUp, JobRad, ÖPNV-Zuschuss, Gutscheine, Social Days und vieles mehr.
- Kaffee aus der Siebträgermaschine, Getränkeflat sowie Snacks aus unserer Candybar.
- Einen modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Freiburg.
Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung samt frühestmöglichem Eintrittsdatum und Gehaltswunsch. Auf ein Anschreiben verzichten wir.
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: HR WORKS
Als Arbeitgeber bieten wir ein dynamisches und modernes Arbeitsumfeld in Freiburg, das die Stabilität eines etablierten Unternehmens mit der Flexibilität eines Start-ups vereint. Unsere Unternehmenskultur fördert Mitgestaltung und Teamarbeit, während wir unseren Mitarbeitenden durch flache Hierarchien, spannende Projekte und umfangreiche Entwicklungsmöglichkeiten eine wertvolle Karriereperspektive bieten. Zudem profitieren unsere Mitarbeiter von attraktiven Benefits wie 30 Tagen Urlaub, der Möglichkeit zu remote Arbeiten und einem engagierten Team, das Humor und Know-how vereint.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager interessierst, schau dir unsere Website an und bewirb dich direkt. Zeig uns, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen und das Team aktiv zu unterstützen.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das zeigt dein Interesse und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Unternehmenskultur und die Werte, die uns wichtig sind. Sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu teilen, die zeigen, wie du diese Werte lebst.
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Organisationstalente! In der Rolle als Office Manager ist es wichtig, strukturiert und organisiert zu sein. Bereite eine kleine Präsentation oder ein Beispiel vor, das deine Fähigkeiten in diesem Bereich demonstriert.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei authentisch!:Zeig uns, wer du wirklich bist! In deiner schriftlichen Bewerbung solltest du deine Persönlichkeit und Motivation klar rüberbringen. Wir suchen nach Menschen, die zu unseren Werten passen und sich mit unserem Unternehmen identifizieren.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und eine logische Reihenfolge, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch dein Organisationstalent!
Mach es persönlich!:Vermeide Standardfloskeln und passe deine Bewerbung an die Stelle an, auf die du dich bewirbst. Zeig uns, warum du genau für das Office Management-Team bei uns in Freiburg die perfekte Wahl bist!
Bewirb dich direkt über unsere Website!:Wir freuen uns, wenn du dich über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und wir sie schnellstmöglich bearbeiten können. Lass uns gemeinsam die Zukunft gestalten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei HR WORKS vorbereitet
✨Informiere Dich über das Unternehmen
Bevor Du zum Interview gehst, solltest Du Dich intensiv mit dem Unternehmen und seiner Kultur auseinandersetzen. Schau Dir die Website an, lies über aktuelle Projekte und verstehe die Werte, die das Unternehmen vertritt. So kannst Du gezielt Fragen stellen und zeigen, dass Du wirklich interessiert bist.
✨Bereite Deine Fragen vor
Überlege Dir im Voraus, welche Fragen Du dem Interviewer stellen möchtest. Das zeigt nicht nur Dein Interesse, sondern hilft Dir auch, herauszufinden, ob das Unternehmen und die Position wirklich zu Dir passen. Fragen zu den Teamstrukturen oder zur Unternehmenskultur sind immer gut!
✨Präsentiere Deine Organisationstalente
Da die Rolle des Office Managers stark auf Organisation und Verwaltung fokussiert ist, solltest Du konkrete Beispiele aus Deiner bisherigen Berufserfahrung parat haben. Erkläre, wie Du in der Vergangenheit erfolgreich Büroabläufe optimiert oder Events organisiert hast. Das wird Deine Eignung für die Position unterstreichen.
✨Zeige Deine Teamfähigkeit
In einem modernen Unternehmen wie diesem ist Teamarbeit entscheidend. Bereite Beispiele vor, die Deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verdeutlichen. Zeige, dass Du nicht nur selbstständig arbeiten kannst, sondern auch ein wertvoller Teil eines Teams bist.
