Office Manager (m/w/d)

Werde Teil unseres Teams. Du möchtest in einem Unternehmen arbeiten, das Professionalität, Verlässlichkeit und partnerschaftliche Zusammenarbeit verbindet? Du organisierst gern, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und hast Freude daran, Menschen, Prozesse und Dienstleister erfolgreich zu koordinieren? Als Office Manager (m/w/d) bist du die zentrale organisatorische Schnittstelle unseres Unternehmens. Du sorgst dafür, dass Empfang, Unternehmensservice, Büroorganisation und infrastrukturelle Themen professionell ineinandergreifen. Dabei arbeitest du eng mit Geschäftsleitung, Führungskräften, Mitarbeitenden sowie externen Dienstleistern zusammen. Du bereitest Entscheidungen vor, vergleichst Angebote, koordinierst Dienstleister, behältst Fristen und laufende Themen im Blick und stellst sicher, dass vereinbarte Maßnahmen zuverlässig umgesetzt werden. Gleichzeitig sorgst du für einen professionellen Empfang unserer Gäste und repräsentierst die pdv-systeme Sachsen GmbH nach innen und außen.

ARBEITSORT UND PRÄSENZ: Als zentrale Anlaufstelle im Unternehmen ist diese Position überwiegend vor Ort tätig. Die persönliche Präsenz am Empfang sowie die Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit sind wesentliche Bestandteile der Rolle. Daher ist die Stelle grundsätzlich als Präsenzarbeitsplatz ausgestaltet.

Wenn du Verantwortung übernehmen, Themen aktiv vorantreiben und gemeinsam mit uns unser Arbeitsumfeld weiterentwickeln möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

DAS BIETEN WIR DIR:

• ein persönliches Kennenlerngespräch, das wir flexibel an Deinen Terminkalender anpassen
• eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Zusammenarbeit mit Geschäftsleitung, Führungskräften und Fachbereichen
• die Möglichkeit, organisatorische Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• viel Eigenverantwortung sowie Freiraum für eigene Ideen und Verbesserungen
• kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien in einem inhabergeführten Unternehmen
• ein herzliches, hilfsbereites Team, das auf Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung setzt
• einen modernen Arbeitsplatz in Dresden mit hochwertiger technischer Ausstattung und Komponenten eines Gesundbüros
• eine strukturierte Einarbeitung und feste Ansprechpartner
• vielfältige Benefits und betriebliche Altersvorsorge
• kostenfreie Getränke, Frühstücksangebote, regelmäßige Teamveranstaltungen und unsere beliebte Dachterrasse für Deine Pause
• kostenfreie Parkmöglichkeiten am Unternehmensstandort

DAS SIND DEINE AUFGABEN:

• Empfang & Organisation: Du bist die erste Anlaufstelle für Besucher, Kunden und Mitarbeitende und sorgst für einen professionellen Auftritt unseres Unternehmens.
• Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden und Geschäftspartnern
• Annahme und professionelle Vermittlung eingehender Telefonate
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Organisation und Betreuung von Besprechungs-, Schulungs- und Beratungsräumen
• Koordination des Empfangs- und Servicebereichs
• Unternehmensservice & Büroorganisation: Du sorgst dafür, dass organisatorische Abläufe, interne Services und administrative Prozesse zuverlässig funktionieren und vereinbarte Termine sowie Fristen eingehalten werden.
• Verwaltung und Nachverfolgung von Verträgen, Wartungen und Bürgschaften
• Annahme, Dokumentation, Priorisierung und Nachverfolgung eingehender Anliegen rund ums Gebäude, Haustechnik und Infrastruktur sowie Überwachung von Fristen und Terminen
• Verantwortung für den gesamten Ticketprozess im Bereich Haustechnik
• Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen
• Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• Dienstleistermanagement & Entscheidungsvorbereitung: Du unterstützt uns dabei, die beste Lösung für organisatorische und infrastrukturelle Fragestellungen zu finden.
• Angebote einholen, vergleichen und bewerten
• Entscheidungsvorlagen für Dienstleister, deren Verträge und Beschaffungen erstellen
• Kosten und Leistungen gegenüberstellen
• Optimierungsmöglichkeiten erkennen und Vorschläge entwickeln
• Ergebnisse und Empfehlungen verständlich aufbereiten

WARUM DU ZU UNS PASST: Bei pdv suchen wir keine Person, die Aufgaben lediglich verwaltet. Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, Zusammenhänge erkennt, organisiert, koordiniert und Themen aktiv vorantreibt. Wenn es Dir Freude macht, Menschen zu unterstützen, Abläufe zu verbessern und dafür zu sorgen, dass ein Unternehmen im Hintergrund reibungslos funktioniert, dann passt Du hervorragend zu uns. Hierfür bieten wir Dir eine verantwortungsvolle Rolle mit viel Gestaltungsspielraum, kurzen Entscheidungswegen und einem Team, das Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung lebt.

Das bringst Du mit:

• Organisationstalent & Eigenverantwortung: Du arbeitest strukturiert, selbstständig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
• Du erkennst Handlungsbedarf eigenständig und bringst Aufgaben zuverlässig zum Abschluss.
• Du priorisierst sicher und behältst auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick.
• Serviceorientierung & Kommunikation: Du hast Freude am Umgang mit Menschen und trittst freundlich, verbindlich und professionell auf.
• Du verstehst Dich als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und Geschäftspartner.
• Du kommunizierst offen, lösungsorientiert und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Fachbereichen zusammen.
• Analytisches Denken & Kaufmännisches Verständnis: Du bereitest Informationen strukturiert auf und kannst daraus nachvollziehbare Entscheidungsvorlagen erstellen.
• Du arbeitest gewissenhaft und hast ein gutes Gespür für Qualität und Service.
• Du denkst unternehmerisch und bringst Verbesserungsvorschläge aktiv ein.

Das rundet Dein Profil ab:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Office Management, Assistenz, Verwaltung oder Unternehmensservice von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

DAS SIND WIR: Mit einem erfolgreichen Team aus Spezialisten sind wir – die pdv-systeme Sachsen GmbH – seit über 35 Jahren ein fester Bestandteil im Systemhausgeschäft in Mitteldeutschland. Bei der Umsetzung von Projekten in den Bereichen Planung, Projektsteuerung, Errichtung und Erweiterung von IT-Infrastrukturen sowie dem Betrieb kompletter IT-Umgebungen, stehen wir unseren Kunden stets als zuverlässiger und kompetenter Partner zur Seite.