Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, unterstütze bei internen Prozessen und sorge für das Wohlbefinden des Teams.
- Unternehmen: Führendes HR-Tech-Unternehmen mit flachen Hierarchien und Start-up-Mentalität.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, bis zu 2 Tage remote, moderne Arbeitsplätze und viele weitere Benefits.
- Weitere Informationen: Engagiertes Team mit Humor und Entwicklungsperspektiven.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft eines innovativen Unternehmens und entwickle deine Karriere in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent und gute Deutschkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Du möchtest die Zukunft eines erfolgreichen HR-Tech-Unternehmens mitgestalten? Dann bist Du bei uns richtig. Wir sind Pionier der digitalen Reisekostenabrechnung in der Cloud und zählen heute zu den führenden Anbietern von HR-Software in Deutschland. Seit 25 Jahren digitalisieren wir die Personalprozesse in mittelständischen Unternehmen und verhelfen diesen so zu schlankeren HR-Strukturen. Das erreichen wir nur auf Basis unserer gelebten Werte: Miteinander, Tatendrang, Verantwortung, Authentizität, Wirksamkeit und Wertigkeit. Als modernes Unternehmen verbinden wir die Bodenständigkeit und Stabilität des klassischen Mittelstandes mit der Flexibilität und Kultur eines Start-ups. Wir zählen aktuell 200 Mitarbeitenden und haben Büros an drei Standorten (Freiburg, Frankfurt und Berlin). Aufgrund unseres starken Wachstums suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung für unser Office Management-Team in Freiburg.
Dein Profil
- Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder entsprechendes Duales Studium abgeschlossen.
- Du konntest bereits mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position sammeln.
- Du hast einen sehr guten Blick für Ordnung und Sauberkeit.
- Der sichere Umgang mit IT und MS Office ist für Dich selbstverständlich.
- Du bist eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent.
- Du bringst sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mit, Englisch von Vorteil.
- Eine strukturierte Arbeitsweise, ein hohes Maß an Eigeninitiative und eine ausgeprägte Teamfähigkeit runden dein Profil ab.
Deine Aufgaben
- Du übernimmst administrative sowie organisatorische Aufgaben am Standort Freiburg und unterstützt bei internen Prozessen, Rechnungen, Zugängen und allgemeinen Verwaltungsthemen.
- Du kümmerst Dich um Post, Pakete, Küchenorganisation sowie die allgemeine Versorgung im Büro und trägst damit aktiv zum Wohlbefinden des Teams bei.
- Du verantwortest die vollständige Bürobedarfsverwaltung - von Arbeitsmitteln über Getränke, Snacks, Kaffee und Hygieneartikel bis hin zu sonstigem Büromaterial - bestellst eigenverantwortlich nach und behältst dabei stets Budget, Bestände und Bedarfe im Blick.
- Du begleitest den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender, bereitest Equipment wie Laptop, Headset und Zubehör vor und unterstützt bei einem guten Start.
- Du kümmerst Dich um die fachgerechte und technische Fertigkonfiguration der Arbeitsplätze und stellst sicher, dass neue Arbeitsplätze einsatzbereit sind.
- Du übernimmst die Vorbereitung verschiedener Events wie Quartals- oder Halbjahresmeetings und unterstützt bei deren organisatorischer Umsetzung.
- Du bist die zentrale Ansprechperson für Aushilfen, Dienstleister, Hausmeisterservice und externe Partner rund um Büro, Gebäude und Ausstattung.
- Du koordinierst außerdem Sicherheits-, Wartungs- und weitere Standortthemen und unterstützt bei Sonderprojekten.
Wir bieten Dir
- Ein etabliertes Unternehmen mit flachen Hierarchien und Start-up-Mentalität.
- Eine Unternehmenskultur, in der Mitgestaltung erwünscht ist und die Zusammenarbeit Spaß macht.
- Anspruchsvolle Aufgaben und spannende Projekte samt Entwicklungsperspektiven mit einem ausgearbeiteten Karrieremodell.
- Verantwortung und einen gesunden Umgang mit Fehlern.
- Ein engagiertes Team mit großem Know-how und einer guten Portion Humor.
- 30 Tage Urlaub, bis zu 2 Tage remote pro Woche, 3 Wochen Workation pro Jahr.
- Weitere Benefits wie z.b. HanseFit, OpenUp, JobRad, ÖPNV-Zuschuss, Gutscheine, Social Days und vieles mehr.
- Kaffee aus der Siebträgermaschine, Getränkeflat sowie Snacks aus unserer Candybar.
- Einen modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Freiburg.
Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung samt frühestmöglichem Eintrittsdatum und Gehaltswunsch. Auf ein Anschreiben verzichten wir.
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: HRworks GmbH
Als Arbeitgeber bieten wir ein dynamisches und modernes Arbeitsumfeld in Freiburg, das die Stabilität eines etablierten Unternehmens mit der Flexibilität eines Start-ups vereint. Unsere Unternehmenskultur fördert Mitgestaltung und Teamarbeit, während wir unseren Mitarbeitenden durch flache Hierarchien, spannende Projekte und ein ausgearbeitetes Karrieremodell zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten bieten. Zudem profitieren unsere Mitarbeiter von attraktiven Benefits wie 30 Tagen Urlaub, der Möglichkeit zu remote Arbeiten und einem engagierten Team, das Wert auf Humor und Zusammenhalt legt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Position als Office Manager interessierst, zögere nicht, uns direkt über unsere Website zu kontaktieren. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern oder anderen Fachleuten in der Branche in Kontakt zu treten. So kannst du wertvolle Einblicke gewinnen und vielleicht sogar eine persönliche Empfehlung erhalten.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unser Unternehmen, unsere Werte und die spezifischen Aufgaben des Office Managers. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch gut zu unserer Unternehmenskultur passt.
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Organisationstalente! Während des Gesprächs kannst du Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung anführen, die deine Fähigkeiten im Bereich Büroorganisation und Teamarbeit unter Beweis stellen. Das wird uns helfen, dich besser kennenzulernen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei authentisch!:Zeig uns, wer du wirklich bist! In deiner schriftlichen Bewerbung solltest du deine Persönlichkeit und deine Motivation klar rüberbringen. Wir schätzen Authentizität und wollen wissen, was dich antreibt.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und eine logische Reihenfolge, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch dein Organisationstalent!
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung gründlich zu überprüfen. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen – und nicht immer den besten.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell bei uns ankommt und du alle notwendigen Informationen bereitstellst.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei HRworks GmbH vorbereitet
✨Informiere Dich über das Unternehmen
Bevor Du zum Interview gehst, solltest Du Dich intensiv mit dem Unternehmen und seiner Kultur auseinandersetzen. Schau Dir die Website an, lies über aktuelle Projekte und verstehe die Werte, die das Unternehmen vertritt. So kannst Du gezielt Fragen stellen und zeigen, dass Du wirklich interessiert bist.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege Dir konkrete Beispiele aus Deiner bisherigen Berufserfahrung, die Deine Fähigkeiten und Erfolge als Office Manager unter Beweis stellen. Sei bereit, diese in Bezug auf die Anforderungen der Stelle zu erläutern. Das zeigt, dass Du nicht nur die Theorie kennst, sondern auch praktische Erfahrungen hast.
✨Zeige Deine Organisationstalente
Da die Position viel Organisation erfordert, solltest Du im Interview konkrete Strategien oder Tools nennen, die Du zur Verwaltung von Büroabläufen eingesetzt hast. Erkläre, wie Du Prioritäten setzt und mit Stress umgehst. Das wird Deine Eignung für die Rolle unterstreichen.
✨Stelle Fragen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen! Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach den Erwartungen an die neue Position. Das zeigt, dass Du proaktiv bist und Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit hast.
