Dekanatssekretär*in am Fachbereich Medien (w/m/d)

Arbeiten an der HSD – Gemeinsam nachhaltig wirken. An der Hochschule Düsseldorf arbeiten wir auf einem modernen und gut erreichbaren Campus im Herzen Düsseldorfs. Wir leisten alle gemeinsam einen sinnstiftenden Beitrag für Bildung, Gesellschaft und die Gestaltung einer lebenswerten Zukunft. Ob in Lehre, Forschung, Technik, Verwaltung, IT oder Bibliothek: Bei uns gestalten Sie aktiv mit, was junge Menschen von morgen bewegt.

Das Dekanat ist Ansprechpartner*in für eine Vielfalt von Akteur*innen der HSD, sowohl im Fachbereich (Studierende, Lehrende und Mitarbeitende) als auch weitere hochschulinterne Dezernate. Daraus ergibt sich ein weites Arbeitsfeld mit breit gefächerten täglichen Anforderungen, in das Sie natürlich eingearbeitet werden. Sie suchen ein tolerantes, offenes Arbeitsumfeld, in dem moderne, selbstbestimmte, agile und hierarchieferne Arbeitsmethoden zuhause sind? Dann arbeiten Sie mit in unserem freundlichen, engagierten und hilfsbereiten Team. Die Stelle ist unbefristet und mit einer Wochenarbeitszeit von 25 Stunden zu besetzen.

Ihre Aufgaben

• Sie organisieren und gewährleisten reibungslose Abläufe im Dekanatssekretariat, insbesondere durch die Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz (Post, E‑Mail, Telefon) sowie die Koordination von Terminen und Kalendern.
• Darüber hinaus übernehmen Sie allgemeine Büro- und Organisationsaufgaben und stellen im Vertretungsfall die kontinuierliche Aufrechterhaltung der Abläufe im Dekanat sicher.
• Eigenständig planen, koordinieren und begleiten Sie Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen einschließlich Bewirtung und wirken aktiv im Veranstaltungsmanagement des Fachbereichs mit (z. B. Klausurtagungen, Absolvent*innenfeiern, Gästebetreuung).
• Zu Ihrem Aufgabenbereich gehört die Durchführung allgemeiner Verwaltungstätigkeiten, insbesondere die Bearbeitung von Anträgen (z. B. Beschaffungs- und Dienstreiseanträge), die Aktenführung sowie die Pflege von Übersichten und Listen.
• Die Abwicklung von Beschaffungsprozessen sowie die Vergabe und Verwaltung von Schließberechtigungen liegen in Ihrer Verantwortung.
• Mit Sorgfalt betreuen Sie die administrativen Prozesse rund um die Einstellung von Tutor*innen sowie studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften und unterstützen die Lehrenden im Tagesgeschäft zuverlässig bei administrativen Aufgaben.
• Als zentrale Ansprechperson stehen Sie Studieninteressierten, Studierenden, Lehrenden sowie Mitarbeitenden des Fachbereichs kompetent zur Verfügung und wirken zudem an Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit sowie an Veranstaltungen zur Präsentation des Fachbereichs mit.

Ihre Kompetenzen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und bringen idealerweise Berufserfahrung in einem vergleichbaren Aufgabengebiet mit.
• Kenntnisse zu Abläufen und Strukturen der Hochschulorganisation sind von Vorteil.
• Ein sehr gutes Kommunikationsvermögen sowie Sicherheit in der schriftlichen und mündlichen Korrespondenz zeichnen Sie aus.
• Sie überzeugen durch ein hohes Maß an Organisationstalent und soziale Kompetenz.
• Komplexe Arbeitsabläufe erfassen Sie schnell und arbeiten eigenständig, strukturiert und zuverlässig.
• Der sichere Umgang mit den MS‑Office‑Anwendungen, insbesondere Word, Excel, Outlook und Teams, sowie mit modernen Kommunikationstechniken ist für Sie selbstverständlich.
• Eine ausgeprägte Serviceorientierung sowie Teamgeist runden Ihr Profil ab.
• Sie bringen Englischkenntnisse auf B2‑Niveau (selbständige Sprachverwendung) und Deutschkenntnisse auf C1‑Niveau (fachkundige Sprachkenntnisse) mit.

Ihre nachhaltigen Vorteile bei uns

• Transparente Vergütung: Wir garantieren ein sicheres regelmäßiges Gehalt nach EG 8 TV‑L (Stufe 1‑6 je nach Berufserfahrung).
• Jobsicherheit: Profitieren Sie von einem krisensicheren Job im öffentlichen Dienst.
• 30 + 3 Urlaubstage: Weihnachten, Silvester und Rosenmontag sind bei uns zusätzlich arbeitsfrei.
• Moderne Arbeitsmittel: Digitale Arbeitsmittel, ein moderner Campus dienen als Erfolgsgrundlage.
• Familienorientierung: Eine gesunde Work‑Life‑Balance dank flexibler Arbeitszeitmodelle und eines starken Bewusstseins für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
• Gesundheitsmanagement: Wir kümmern uns um Ihre Gesundheit mit einer breiten Auswahl an (Vorsorge‑)Untersuchungen, Sportveranstaltungen und Gesundheitstipps.