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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, koordiniere Meetings und unterstütze das Team bei Projekten.
- Arbeitgeber: Wachsendes Finanzdienstleistungsunternehmen mit einem dynamischen Team.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristeter Vertrag, kostenlose Getränke, modernes Arbeitsumfeld und ÖPNV-Zuschuss.
- Warum dieser Job: Gestalte die Finanzdienstleistung von morgen in einem kollegialen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Assistenz und gute PC-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, das Unternehmen aktiv mitzugestalten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Office Manager/in Assistenz (m/w/d) (Teilzeit/Vollzeit)
Wir, die HTB Hanseatische Fondshaus GmbH, Bremen, sind eine von der Bundesanstalt für Finanzdienstleis tungsaufsicht (BaFin) zugelassene, etablierte und wachsende Kapitalverwaltungsgesellschaft (KVG) im Finanzdienst leistungsbereich. Neben der Auflage eigener geschlossener Alternativer Investmentfonds (AIF) ist die Gesellschaft als Service-KVG in den Bereichen Immobilien, Private Equity sowie erneuerbare Energien tätig. Zur weiteren Verstärkung des Teams suchen wir Sie als
Office Manager/in Assistenz (m/w/d) (Teilzeit/Vollzeit)
Was erwartet Sie?
- Officemanagement: Organisation und Etablierung dauerhaft funktionierender Routinen für den reibungslosen Ablauf im Office
- Empfang: Sie sind der erste Ansprechpartner und das erste Gesicht für alle unsere Gäste vor Ort
- Kommunikation: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mails und die Führung von Telefonaten
- Projektmanagement: Planung und Koordination von Meetings sowie Projekten, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen
- Finanzverwaltung/Recht: Verwaltung von Rech nungen, vorbereitende Buchhaltung und die Kommunikation mit dem Steuerberater, Rechtsan wälten und dem Notariat
- Personalverwaltung: Unterstützung bei der Planung/Durchführung von Bewerbungsgesprä chen, dem Onboarding neuer Mitarbeiter/innen sowie der Verwaltung von Personalakten
- Termin- und Reisemanagement: Koordination von Terminen, Buchung und Organisation von Geschäftsreisen
- Administration: Erstellen von Berichten, Präsen tationen, Verfassen von Korrespondenzen, das Organisieren und Archivieren von Dokumenten sowie Dateien
- Kundenbetreuung: Verwaltung von Geschäfts partneranfragen sowie die Unterstützung des Vertriebsteams
Was bringen Sie mit?
- Sie verfügen über mehr als 3 Jahre Erfahrung in einer Verwaltungsposition im Assistenzbereich.
- Sie haben Ihre Ausbildung idealerweise im juristischen oder kaufmännischen Bereich erfolgreich abgeschlossen (z.B. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte oder Bürokaufleute).
- Sie sind außergewöhnlich gut organisiert, proaktiv, selbständig, äußerst praktisch veranlagt und achten auf Details.
- Sie sind bereit, Ihre ausgeprägten Management- und Organisationsfähigkeiten einzusetzen und sind gleichzeitig sehr service- sowie lösungs orientiert.
- Sie ergreifen gerne die Initiative und übernehmen die Verantwortung für Aufgaben mit wenig Aufsicht.
- Sie können mit vertraulichen Informationen integer umgehen und wissen, dass Diskretion der Schlüssel ist.
- Sie kommunizieren klar und effektiv und sprechen fließend Deutsch, sowohl in Wort als auch in Schrift, Englisch ist wünschenswert.
- Sie verfügen über sehr gute PC-Kenntnisse (Office, Outlook, Word, Excel und PowerPoint).
Wir bieten
- ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
- kostenlose Getränke
- die Möglichkeit, das Unternehmen mitzugestalten
- eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen und dynamischen Team
- einen modernen Arbeitsplatz
- eine gute Verkehrsanbindung
- ein Ticket für den ÖPNV/Fahrtkostenzuschuss
- Option auf ein E-Bike-Leasing
Interesse?Sind Sie motiviert und haben Lust, mit uns die Finanzdienstleistung von morgen zu gestalten? Bewerben Sie sich jetzt! Wir bitten Sie, sich vorzugsweise online zu bewerben, um so den Personalauswahlprozess schneller und effektiver zu gestalten. Selbstverständlich bearbeiten wir auch Ihre schriftlichen Bewerbungen, ohne dass Ihnen dadurch Nachteile entstehen. Die vertrauliche Behandlung Ihrer Bewerbung ist für uns selbstverständlich. Wir freuen uns auf Ihre aussage kräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühesten Eintrittstermins und Ihrer Gehalts vorstellung. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins an: bewerbung@htb-group.de.
Büro- und Verwaltungskoordinator (m/w/d) Arbeitgeber: HTB Hanseatische Fondshaus GmbH
Kontaktperson:
HTB Hanseatische Fondshaus GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Büro- und Verwaltungskoordinator (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, das Unternehmen vor deinem Bewerbungsgespräch zu besuchen oder an einer Veranstaltung teilzunehmen, nutze diese Chance. So kannst du einen ersten Eindruck gewinnen und vielleicht sogar schon Kontakte knüpfen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf das Gespräch vor! Informiere dich über die HTB Hanseatische Fondshaus GmbH, ihre Projekte und Werte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zum Team beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Stelle Fragen! Zeige dein Interesse, indem du während des Interviews Fragen stellst. Das zeigt, dass du engagiert bist und mehr über die Rolle und das Unternehmen erfahren möchtest.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Es ist der schnellste Weg, um sicherzustellen, dass deine Unterlagen direkt im richtigen Prozess landen. Und vergiss nicht, deine Gehaltsvorstellung und den frühesten Eintrittstermin anzugeben!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Büro- und Verwaltungskoordinator (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn wir deine Bewerbung lesen, wollen wir dich kennenlernen! Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert. Authentizität kommt immer gut an!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Ein klarer Lebenslauf und ein übersichtliches Anschreiben helfen uns, schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu bekommen.
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig. Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung gründlich zu überprüfen. Kleine Fehler können einen großen Eindruck hinterlassen!
Bewirb dich online!: Wir empfehlen dir, dich über unsere Website zu bewerben. Das macht den Prozess für uns alle einfacher und schneller. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei HTB Hanseatische Fondshaus GmbH vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die HTB Hanseatische Fondshaus GmbH verschaffen. Schau dir ihre Dienstleistungen, Werte und die Branche an. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Officemanagement und in der Kommunikation unter Beweis stellen. Bereite mindestens drei Beispiele vor, die zeigen, wie du Probleme gelöst oder Projekte erfolgreich koordiniert hast.
✨Präsentiere deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel Organisation erfordert, sei bereit, deine Methoden zur Zeit- und Aufgabenplanung zu erläutern. Du könntest auch Tools oder Techniken erwähnen, die du verwendest, um den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da du der erste Ansprechpartner für Gäste und Kunden sein wirst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur effektiven Kommunikation testen.