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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, manage Kalender und unterstütze bei Meetings und strategischen Themen.
- Arbeitgeber: High-Tech Gründerfonds – führender Frühphaseninvestor in Europa.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitsmodelle, 30 Urlaubstage, Corporate Fitness und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft innovativer Startups mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse, MS Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Erlebe ein vielseitiges Umfeld zwischen Startups, Investoren und Politik.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Wofür wir stehen
Beim High-Tech Gründerfonds (HTGF) arbeiten wir mit Leidenschaft daran, die innovativsten Startups Europas zu begleiten. Für unser Office-Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Bonn eine engagierte Persönlichkeit, die Organisation liebt, Verantwortung übernimmt und Freude an einer Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Team, Politik und Netzwerkpartner:innen hat.
Was Dich erwartet
- Office Management in voller Breite: Du unterstützt im Tagesgeschäft im Office, koordinierst Abläufe und stellst sicher, dass Termine, Informationen und Materialien immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
- Kalender- und Reisemanagement: Du planst komplexe Kalender, organisierst Geschäftsreisen, erstellst Reiseunterlagen und übernimmst die Abrechnung – präzise und vorausschauend.
- Meetingvorbereitung & -begleitung: Du organisierst Sitzungen, Investor- und Gremientermine, bereitest Unterlagen auf, führst Protokoll und stellst Folgemaßnahmen sicher.
- Kommunikations- & Informationsfluss: Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partner:innen – inklusive Ministerien, Aufsichtsgremien, Gründer:innen und Investor:innen.
- Administrative Verantwortung: Du kümmerst Dich um Postbearbeitung, Vertragsablagen, Datenpflege, Materialbestellungen und reibungslose Büroorganisation.
- Unterstützung strategischer Themen: Du erstellst Präsentationen, Statistiken und Berichte, unterstützt bei Projekten und übernimmst koordinierende Aufgaben im Managementteam.
- Event- und Besuchskoordination: Du bereitest interne Veranstaltungen vor, empfängst Gäste professionell und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
Wonach wir suchen
- Struktur-Genie: Du hast Freude an Organisation, baust effiziente Systeme auf und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.
- Hands-on-Mentalität: Du handelst vorausschauend, pragmatisch und lösungsorientiert – und packst an, bevor jemand danach fragt.
- Souveränität: Du trittst sicher auf – auch gegenüber C-Level-Kontakten, Unternehmerfamilien und politischen Akteur:innen.
- Abgeschlossene kaufmännische oder Hotellerie-Ausbildung, sehr gute Deutschkenntnisse (C2), gute Englischkenntnisse (B2) und sicherer Umgang mit MS Office runden Dein Profil ab.
Worauf Du Dich freuen kannst
- Flexible Arbeitsmodelle – Präsenz oder remote
- 30 Urlaubstage plus Sonderurlaub (Weihnachten, Neujahr, Rosenmontag)
- Corporate Fitness, Bike-Leasing, VWL, anteilige Übernahme des Deutschlandtickets, Weiterbildungen und Coachings
- Ein erfahrenes, wertschätzendes Team mit Gestaltungsfreiraum und kurzen Entscheidungswegen
- Ein vielseitiges Umfeld zwischen Startups, Investor:innen und Politik – mit echtem Impact
Über uns
Wir sind einer der führenden Frühphaseninvestoren in Deutschland und Europa. Wir arbeiten mit den besten Gründer:innen, deren Ideen ganze Industrien revolutionieren und das Leben der Menschen verbessern können. Seit 2005 haben wir mehr als 800 Startups auf ihrem Weg begleitet und mehr als 200 Exits realisiert, darunter auch Börsengänge. Wir sind ein Team - mit über 100 begeisterten Kolleg:innen. Der Erfolg unserer Startups ist unsere gemeinsame Mission.
(Senior) Office Manager:in (w/m/d) Arbeitgeber: HTGF | High-Tech Gründerfonds
Kontaktperson:
HTGF | High-Tech Gründerfonds HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: (Senior) Office Manager:in (w/m/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als (Senior) Office Manager:in bewirbst, zeige dein Interesse, indem du direkt Kontakt mit dem Team aufnimmst. Frag nach, wie du deine Fähigkeiten am besten einbringen kannst und was sie von dir erwarten.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im HTGF oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Einstieg erleichtert.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte des HTGF und überlege dir, wie du mit deiner Hands-on-Mentalität und deinem Organisationstalent einen echten Mehrwert bieten kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Und vergiss nicht, deine Begeisterung für die Schnittstellenfunktion zwischen Team und externen Partner:innen zu betonen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: (Senior) Office Manager:in (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Lass deinen Charakter in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!: Da du ein Struktur-Genie bist, achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben – so bleibt alles schön lesbar!
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder ungenaue Angaben können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass am besten jemanden drüberlesen, bevor du sie abschickst!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg zu uns führt über unsere Karriereseite. Dort kannst du deine Unterlagen direkt hochladen und sicherstellen, dass sie bei uns ankommen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei HTGF | High-Tech Gründerfonds vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position als (Senior) Office Manager:in vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in die Aufgaben passen, die du im Job übernehmen würdest. Das zeigt, dass du die Erwartungen verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder deine Hands-on-Mentalität unter Beweis gestellt hast. Sei bereit, diese Beispiele während des Interviews zu teilen, um zu zeigen, wie du in dynamischen Situationen den Überblick behältst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle eine zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Akteuren ist, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten betonen. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit C-Level-Kontakten und externen Partner:innen betreffen.
✨Frage nach dem Team und der Unternehmenskultur
Zeige Interesse an der Arbeitsumgebung und dem Team, mit dem du zusammenarbeiten würdest. Stelle Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten des HTGF, um zu zeigen, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt.