Kurzbeschreibung
Zur organisatorischen und administrativen Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige und gut strukturierte Assistenz (m/w/d). In dieser vielseitigen Position koordinieren Sie Termine und Aufgaben, bereiten Besprechungen vor und nach und unterstützen bei Personal-, Vertrags- und Organisationsthemen. Sie behalten auch bei kurzfristigen Anforderungen den Überblick und sorgen dafür, dass Informationen, Unterlagen und offene Punkte zuverlässig bearbeitet werden.
Ihre Aufgaben
- Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen
- Sichtung, Priorisierung und Bearbeitung von E-Mails, Nachrichten und Rückrufen
- Vor- und Nachbereitung von Geschäftsführungsrunden, Mitarbeitergesprächen und weiteren internen Besprechungen
- Erstellung von Agenden, Gesprächszusammenfassungen, Aufgabenlisten und Entscheidungsvorlagen
- Nachverfolgung offener Punkte, Fristen und delegierter Aufgaben
- Unterstützung im Bewerbungsmanagement, insbesondere Sichtung von Unterlagen, Bewerberkommunikation und Terminabstimmung
- Mitwirkung beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie bei der Organisation von Schulungen und Weiterbildungen
- Erstellung und Pflege von personalbezogenen Unterlagen, beispielsweise Arbeitszeugnissen und organisatorischen Checklisten
- Koordination und strukturierte Ablage von Verträgen, AGB, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen und sonstigen Geschäftsunterlagen
- Kommunikation und Terminabstimmung mit Kanzleien, Behörden, Bildungsträgern, Kunden und weiteren externen Ansprechpartnern
- Pflege von digitalen Ablage-, Aufgaben- und Kommunikationsstrukturen
- Unterstützung bei internen Projekten sowie bei der Dokumentation und Verbesserung organisatorischer Abläufe
- Erstellung von Auswertungen, Übersichten, Präsentationen und schriftlichen Vorlagen
- Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
Ihr Profil
- Idealerweise Berufserfahrung in der Assistenz, im Office-Management oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
- Sehr gute Organisationsfähigkeit und eine selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten
- Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick zu behalten
- Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint und Planner
- Bereitschaft, sich in weitere betriebliche Anwendungen und Prozesse einzuarbeiten
- Interesse an Personal-, Vertrags- und Organisationsthemen
Das bieten wir
- Eine abwechslungsreiche Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit organisatorischer Eigenverantwortung
- Kurze Kommunikations- und Entscheidungswege
- Ein modernes, digital unterstütztes Arbeitsumfeld
- Eine strukturierte Einarbeitung in die betrieblichen Abläufe
- Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung
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Assistenz der Geschäftsführung in Ellerstadt Arbeitgeber: HTK GmbH & Co.KG
Die HTK Gruppe ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Ellerstadt ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld bietet. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung, flexiblen Arbeitsmodellen und attraktiven Zusatzleistungen wie einem Bonussystem und betrieblicher Altersvorsorge, fördert das Unternehmen nicht nur die berufliche, sondern auch die persönliche Entfaltung seiner Angestellten. Hier erwartet dich eine verantwortungsvolle Rolle in einem kollegialen Team, das gemeinsam an innovativen Lösungen arbeitet.
