Assistant Administratif Hospitalo Universitaire

Secrétaire de cadres hospitalo-universitaire - 50% ou 70%

Avec plus de 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence. Les objectifs du département diagnostique des Hôpitaux universitaires de Genève (HUG) sont de fournir des diagnostics, produits thérapeutiques, actes thérapeutiques, et cliniques spécialisées, de haute qualité médicale, dans les meilleurs délais et à un coût acceptable, pour orienter la prise en charge des patients et contribuer aux décisions et gestes thérapeutiques.

Le service de médecine nucléaire et d imagerie moléculaire a pour mission principale de fournir des diagnostiques cliniques utilisant les technologies d imagerie moléculaire, particulièrement celles utilisant des sources radioactives administrables aux patients. Il propose des examens de scintigraphie, tomographie par émission monophotonique (TEMP) ou de tomographie par émission de positions (TEP ou «PET scan»).

Vous assistez plusieurs cadres de santé, notamment médecins et responsables d équipe pour la gestion administrative du service, dans les domaines cliniques, académiques et de recherches, en assurant l interface entre les différentes filières. Vous organisez les rendez-vous, les séances et les séminaires en gérant l agenda électronique de ces cadres de santé. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes rendus de séance et coordonnez le suivi des décisions prises.

Vous travaillez en collaboration avec l assistant ou l assistante de la médecin-cheffe de service et vous le ou la remplacez selon nécessité. Vous menez à bien et de manière autonome des tâches en lien avec votre fonction telles que la gestion des horaires (VRH) des médecins, la gestion des fonds privés ou facultaires, des congrès et colloques du corps médical, le support aux projets des cadres du service, ou en encore le suivi du budget alloué au service et à la recherche.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d un service comme par exemple les commandes, les demandes d engagement, de remboursement ou de facturation. Au sein de l équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires, vous assurez une continuité de service lors des absences.

Profil

• Vous êtes titulaire d un diplôme d Ecole supérieure de commerce et supérieure de type brevet fédéral d assistant ou assistante de direction.
• Vous disposez d une expérience réussie de 3 ans dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé.
• Vous avez une parfaite maîtrise du français à l oral comme à l écrit et une capacité avérée de rédaction.
• La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.
• La maîtrise d une langue étrangère est un atout.
• Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard/advanced sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo).
• Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les pics de stress de manière autonome.
• Vous faites preuve d un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : à convenir
• Nombre de poste : 1
• Taux d activité : 50% ou 70%
• Classe de fonction : 10
• Type de contrat : CDI
• Délai de postulation : Demande de renseignement: Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et certificats requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l Office cantonal de l emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.