Assistant Ou Assistante De Gestion - 60%

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Comptant près de 1'400 collaboratrices et collaborateurs, le Département de réadaptation et gériatrie constitue un pôle médical centré sur la personne âgée répartis sur 5 sites : Trois-Chêne, Loëx, Bellerive, Beau-Séjour et Joli-Mont. Il prend en charge des situations aiguës, grâce notamment aux urgences de l'Hôpital des Trois-Chêne, les problèmes spécifiques liés à l'âge, la réadaptation médicale et la médecine palliative.

Vous êtes rattaché ou rattachée à la responsable administrative et financière du département de réadaptation et gériatrie, vous contribuez à la bonne gestion administrative, financière et logistique du département. Vous traitez et assurez le suivi de la documentation du département, en toute autonomie, notamment des conventions internes et externes. Vous évaluez les besoins, analysez les demandes, recueillez les informations nécessaires et prenez les mesures appropriées pour le traitement et le suivi des dossiers. Vous gérez la mise à jour des outils de gestion sur Excel, assurez le suivi des requêtes de facturation et de paiement, ainsi que le contrôle et la gestion des factures, des notes de frais et des demandes de formation. Vous veillez à la conformité des factures et apportez votre soutien à la gestion des fonds hors exploitation.

Vous prenez des décisions dans les affaires courantes en vertu d’une délégation de pouvoir confiée par la hiérarchie, dans le respect des budgets et des directives en vigueur. Vous signalez à votre hiérarchie les situations complexes ou particulières et formulez des propositions de solutions adaptées. Vous êtes en charge des tâches administratives inhérentes à l’organisation du service. Vous assistez la responsable administrative et financière ainsi que son équipe dans la réalisation de leurs missions et dans la gestion des projets du département. Vous participez activement aux séances de l’administration.

Qualifications

• Vous êtes titulaire d'un CFC d’employé ou d’employée de commerce et d’une certification ECDL Standard en Word et Powerpoint, et ECDL Advanced en Excel.
• Vous possédez des connaissances approfondies en gestion administrative, comptabilité et informatique bureautique.
• Vous avez une expérience significative d'une à trois années dans des postes similaires, en milieu hospitalier ou dans un environnement en lien avec la santé serait un atout.
• Vous êtes une personne organisée et rigoureuse, vous êtes en mesure de travailler de manière autonome mais aussi en équipe et faites preuve d’adaptabilité.
• Vous savez gérer les priorités et prendre les initiatives nécessaires, et possédez le sens des responsabilités.
• Vous êtes doté ou dotée de fortes capacités d'analyse et de synthèse, vous faites preuve de polyvalence et possédez une bonne ouverture d'esprit, capacité d’écoute et de communication.
• Vous êtes de nature flexible et possédez un bon sens relationnel, vous savez développer des relations constructives avec vos interlocuteurs et faites preuve de diplomatie.
• Vous avez le sens de la confidentialité.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction: Nombre de postes: 1
• Taux d'activité: 60% (avec possibilité d'augmenter à 80%)
• Classe de fonction: 11
• Contrat: CDD de 12 mois
• Délai de candidature : Demande de renseignements : Mme P. Boyer, responsable administrative et financière, Écrire un email
• Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
• Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
• Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.
• Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.