Assistant ou Assistante de responsable des soins - 80%

Avec plus de 13 000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025.

Vous assurez un soutien administratif essentiel à la responsable des soins. Vous garantissez le bon fonctionnement du secrétariat en gérant l’agenda, la messagerie et les priorités avec autonomie, tout en préparant les dossiers stratégiques et les supports nécessaires à la prise de décision.

Vous coordonnez un large réseau d’interlocuteurs internes et externes, organisez les réunions de haut niveau et rédigez des comptes rendus fiables et confidentiels. Vous assurez également le suivi administratif des collaborateurs, de leur arrivée à leur départ, en veillant à un accueil professionnel et attentif.

En tant qu’interface privilégiée du département de chirurgie, vous relayez les informations de manière claire, participez à certaines réunions et contribuez à maintenir une communication fluide au sein de l’organisation. Vous organisez les déplacements professionnels, soutenez l’organisation d’événements internes et veillez au respect des budgets.

Vous participez au suivi de projets transversaux, coordonnez les acteurs impliqués et assurez le traitement administratif et financier, notamment les notes de frais et la validation des factures. Vous garantissez la confidentialité des informations sensibles et réagissez avec calme et efficacité face aux imprévus.

Vous collaborez de manière transversale et fluide avec le secrétariat des deux responsables de soins adjoints. Votre connaissance des activités vous permet d’assurer le remplacement de votre collègue afin de garantir la continuité de service.

Qualifications

• Vous êtes titulaire d’un diplôme ou d’un CFC employé ou employée de commerce ou d’une formation administrative supérieure telle qu’un Brevet fédéral d’assistante ou assistant de direction ou titre jugé équivalent.
• Vous avez une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire ou dans un secrétariat de direction.
• Vous maîtrisez parfaitement le français écrit et parlé et possédez de très bonnes connaissances informatiques.
• Vous détenez le niveau ECDL Advanced pour Word, Excel et PowerPoint.
• Idéalement, vous maîtrisez également les logiciels en vigueur aux HUG tels que Vision RH et Qualiac.
• Vous avez une facilité rédactionnelle, une aisance dans les contacts, un sens relationnel élevé, vous êtes proactive, force de proposition, autonome, rigoureuse et précise, et avez un sens aigu de la confidentialité.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : à convenir
• Nombre de poste : 1
• Taux d’activité : 80%
• Classe de fonction : 12
• Contrat : CDD de 9 mois
• Délai de candidature : 17.07.2026
• Demande de renseignement : Mme V. Gardaz, responsable des soins, tél 079 553 22 88 ou Mme F. Delanzy, responsable des soins adjointe, tél 079 553 37 55

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste, ainsi que les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s’adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.