Assistant ou Assistante de responsable des soins et chef ou cheffe de secrétariat - 100%

Rattaché ou rattachée à la Responsable des soins du département, vous assurez le bon fonctionnement opérationnel, administratif et organisationnel de l’activité. Véritable relais entre la Responsable des soins et les différents services du département, autres départements et directions de l’institution, vous accompagnez la Responsable des soins dans la gestion quotidienne, stratégique et humaine de son activité (80% de l’activité dédié au secrétariat de la responsable des soins), tout en encadrant les équipes de secrétariat (20% de l’activité est dédié au management de l’équipe de secrétaires réparties sur plusieurs sites).

En tant qu’assistante de responsable des soins et chef ou cheffe de l’équipe administrative des soins, vous gérez les priorités et apportez des solutions rapides et efficaces aux problématiques opérationnelles afin de garantir la continuité des activités. Dans une logique d’amélioration continue, vous identifiez, analysez et proposez des actions visant à optimiser les processus internes et à renforcer l’efficience globale. Vous assurez également un rôle de coordination en faisant le lien et facilitant la communication et la diffusion claire des décisions et des priorités.

Vous assistez la Responsable des soins dans l’exercice de ses fonctions en prenant en charge les aspects opérationnels et organisationnels, afin de lui permettre de se concentrer sur les enjeux stratégiques. Partenaire de confiance, vous gérez avec loyauté, discrétion et confidentialité les dossiers sensibles et stratégiques. Vous anticipez les besoins, identifiez et signalez les problématiques ou opportunités majeures nécessitant son attention. Vous assurez également la gestion de l’agenda, la priorisation des réunions et l’organisation des engagements en fonction de leur importance.

Enfin, vous collectez, triez, analysez et synthétisez les informations nécessaires à la prise de décision, en vous appuyant sur une connaissance approfondie des dossiers. Vous organisez et préparez les réunions, incluant l’élaboration des ordres du jour, l’envoi des convocations et la rédaction des procès-verbaux. Vous garantissez la qualité, la fiabilité et le respect des délais des traitements administratifs.

Dans le cadre de vos fonctions, vous êtes amenée ou amené à vous déplacer régulièrement sur les différents sites du département. Vous dirigez, animez et encadrez une équipe de secrétariat composée de plusieurs collaborateurs et collaboratrices réparties sur plusieurs sites. Vous organisez et coordonnez les activités des secrétariats afin de garantir la continuité et la qualité du service sur l’ensemble des sites. Vous veillez au maintien et au développement des compétences professionnelles des collaboratrices et collaborateurs, en favorisant la montée en compétences et l’harmonisation des pratiques. Vous assurez le recrutement du personnel administratif, ainsi que leur intégration, leur formation et leur encadrement au quotidien. Enfin, vous garantissez une transmission fluide de l’information et le bon fonctionnement d’un réseau de communication efficace.

Qualifications

Vous disposez au minimum d'un CFC d’employé ou employée de commerce complété par une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction et/ou d’une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent). Vous possédez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint, standard web requis) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe). Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans ou plus dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique.

Vous êtes une personne reconnue pour votre sens de l'organisation, une gestion administrative rigoureuse et un sens aigu des priorités. Dans vos précédents postes, vous avez traité des dossiers complexes et vous êtes capable de gérer plusieurs activités simultanément de manière autonome. Vous savez fédérer, encadrer et accompagner des équipes, favoriser un climat de confiance et de collaboration, et adapter votre posture aux différents interlocuteurs et interlocutrices. Votre sens de l’écoute, votre diplomatie et vos capacités de communication vous permettent de gérer des situations variées avec professionnalisme, tout en contribuant activement à la performance collective et à l’amélioration continue des pratiques. Vous avez le sens de la confidentialité.

Vous maîtrisez parfaitement le français et détenez une capacité rédactionnelle de haut niveau. Vous possédez une expertise dans l'utilisation des outils bureautiques et d'informatique de gestion.

Informations supplémentaires

Entrée en fonction : dès que possible
Nombre de poste : 1
Taux d’activité : 100%
Classe de fonction : 14
Contrat : CDI
Délai de candidature :
Demande de renseignement : Mme A.Poncet, assistante de direction, tél

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.