Chef ou Cheffe de secrétariat - 80% à 100%

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Le poste est rattaché au Département de chirurgie, qui assure la prise en charge des patientes et patients, à la fois en électif et en urgence.

En qualité de chef ou cheffe de secrétariat, vous pilotez les activités administratives des services de chirurgie cardiaque, chirurgie plastique et reconstructive, chirurgie maxillo-faciale, chirurgie thoracique, transplantation ainsi que le pool départemental tout en assurant l’encadrement et la coordination d’une équipe pluridisciplinaire. Vous êtes responsable de l’organisation, de la supervision et du bon fonctionnement des secrétariats de cinq services, dans le respect des directives départementales et institutionnelles.

Vous assurez la gestion globale et le bon fonctionnement du secrétariat en garantissant la qualité, l’efficience et la continuité des prestations administratives. Vous encadrez, accompagnez et motivez plusieurs équipes de collaborateurs et collaboratrices, tout en favorisant un climat de travail collaboratif et une dynamique d’équipe positive.

En étroite collaboration avec les médecins-chefs et cheffes de service, vous contribuez à une communication fluide entre les équipes médicales et administratives. Vous garantissez la bonne gestion des dossiers médicaux des patientes et patients, depuis leur constitution jusqu’à leur mise à jour et leur classement, incluant la documentation externe.

Vous veillez au contrôle et à la finalisation de la documentation clinique, ainsi qu’au respect des exigences et délais institutionnels. Vous encadrez, motivez et accompagnez les collaboratrices et collaborateurs placés sous votre responsabilité. Vous gérez les plannings et les remplacements, animez des séances d’équipe, conduisez les entretiens d’évaluation et assurez le développement des compétences de l’équipe.

Vous assurez le suivi du codage, de la facturation et des relations avec les assurances, en coordination avec les médecins responsables. En tant que référente ou référent administratif, vous êtes l’interlocutrice ou l’interlocuteur répondant auprès du service du codage pour toute question relative à la documentation clinique.

Vous participez activement aux projets du département ou de l’institution et contribuez à la formation et à l’accompagnement des nouveaux collaborateurs et collaboratrices, ainsi que des personnes en stage ou en apprentissage. Vous jouez également un rôle central dans l’amélioration continue des pratiques et des processus en proposant et en mettant en œuvre des mesures visant à renforcer l’efficience du secrétariat.

Enfin, vous agissez comme interlocuteur ou interlocutrice privilégiée entre les équipes médicales, paramédicales et administratives afin de faciliter la communication, la coordination et la fluidité des échanges.

Qualifications

• Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC d'employé ou employée de commerce ; le diplôme de secrétaire médical ou médicale est un atout.
• Vous avez suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent).
• Vous vous appuyez sur une expérience d'au moins 2 ans dans une fonction de secrétariat, dans le milieu médical de préférence.
• Vous avez 3 ans d’expérience dans la gestion d'équipe.
• Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et le web).
• La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Winscribe et GRECO constitue un important atout.
• Vous avez une excellente maîtrise du français tant à l’écrit qu’à l’oral. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.
• Vous possédez également de très bonnes connaissances de l’anglais (parlé et écrit).
• Vous disposez d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.
• Vous êtes une personne affirmée, flexible et à l'écoute.
• Votre leadership, votre aisance relationnelle et votre capacité à fédérer favorisent un climat de travail collaboratif et constructif.

Le périmètre du poste est actuellement en cours d’évaluation et est susceptible d’évolution.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : à déterminer
• Nombre de poste : 1
• Taux d’activité : 80% à 100%
• Classe de fonction : 14
• Contrat : CDD de 12 mois (renouvelable)
• Délai de candidature : Demande de renseignement : Mme C. Rosset, responsable administration et finances

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte.