Commis administratif ou Commise administrative - 80% in Genève

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Comptant près de 1200 collaborateurs et collaboratrices, le Département de médecine aiguë (D-MA) inclut les services d’anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs adultes et des urgences adultes. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l'ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l’objectif d’assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.

Au sein de votre service, vous gérez quotidiennement la gestion des demandes de changement d’horaires des collaborateurs et collaboratrices, dans le respect des règles de gestion du temps en vigueur. Dans ce cadre, vous modifiez les plannings dans Excel, vous saisissez les plannings dans Vision RH et vous répondez aux demandes du personnel par mail, puis les classez. Vous contrôlez et saisissez les certificats médicaux (maladie et accident), vous effectuez la mise à jour des plannings dans Excel et Vision RH. Vous les scannez et les insérez dans le logiciel VRH. Pour chaque nouveau planning, vous préparez le nouveau masque de planning sur Excel pour chaque équipe, vous contrôlez les mouvements d’équipes : rocades, congés maternité, départs/arrivées, taux d'activité, mise en forme et formules, vous saisissez dans E-Pop, les souhaits de planning des collaborateurs et des collaboratrices, vous contrôlez les affectations dans Vision RH ainsi que les vacances, les formations, les codes horaires.

Après la sortie du nouveau planning, vous saisissez manuellement dans Vision RH les horaires en mandats ainsi que les plannings non-transférés par E-Pop. Vous assurez divers travaux de secrétariat (prise de procès-verbaux, préparation du masque des plannings des vacances annuelles et souhaits des fêtes de fin d'année, saisie des souhaits de vacances, vérification et correction des soldes de jours fériés, contrôle des décomptes horaires hebdomadaires des intérimaires, demande de droits d'accès, mise à jour des groupes de messagerie ainsi que diverses tâches ponctuelles) pour les Responsables d’Equipes de Soins (RES). Vous êtes également en charge de la rédaction des répartitions journalières des collaborateurs et collaboratrices.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous assurez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Qualifications

Vous êtes au bénéfice d'un CFC d'employé ou employée de commerce et vous disposez d'une expérience réussie d'une année, dans un poste similaire, au sein d'un centre hospitalier. Vous avez une excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit. Pour les non-francophones, le niveau C1 est requis. Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web - certification ECDL niveau Base exigée) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, E-Pop, Vision RH). Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous faites preuve d’autonomie, d’organisation et d’efficience. Vous êtes dynamique, faisant preuve de rigueur et de précision dans les tâches qui vous sont confiées. Au bénéfice de bonnes capacités de communication et d’écoute, vous aimez travailler en équipe. Vous savez travailler de manière simultanée avec plusieurs RES (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité), vous savez faire preuve de polyvalence et de discrétion. Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress. Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

Informations supplémentaires

Entrée en fonction : dès le Nombre de poste : 1 Taux d'activité : 80% sur 5 jours Classe de fonction : 09 Contrat : CDI

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.