Gestionnaire administratif et financier à la Direction de l'immobilier – 80% à 100%

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Le poste est rattaché à la Direction de l'immobilier (DI). Cette direction a pour mission de définir une stratégie du parc immobilier, de développer la cohérence du suivi des grands projets selon le schéma directeur hospitalier en partenariat fort avec les principaux services de l’Etat rattachés au département du territoire, au département des infrastructures et celui de la santé, d'optimiser le suivi des surfaces et sa planification future, tout en garantissant un bon fonctionnement des services.

Rattaché ou rattachée au responsable administratif et financier de la DI, vous assurez la gestion administrative et financière courante, traitez les commandes courantes et les demandes administratives, et gérez également les commandes de marchés et leur suivi. Vous assurez le suivi et le traitement des commandes ouvertes et des factures en litige, en lien avec les fournisseurs et les services concernés, et prenez en charge la gestion administrative des sinistres. Vous traitez les remboursements de frais des collaborateurs et collaboratrices et assurez la comptabilisation des feuilles d’horaires et l'établissement des comptes des secteurs. Vous accompagnez les différents secteurs de la direction dans leurs demandes et commandes, en les conseillant et en assurant le suivi de leur traitement. Vous traitez les demandes de contrats, en coordination avec le ou la gestionnaire de contrats et contribuez à l'amélioration continue des processus administratifs et financiers du pôle ainsi qu'à la mise à jour des procédures.

Qualifications

• Vous êtes titulaire d'une maturité gymnasiale ou professionnelle complétée par une formation continue en comptabilité ou gestion ou d'une formation jugée équivalente.
• Vous justifiez d'une expérience confirmée, idéalement de 3 ans dans une fonction administrative et financière similaire.
• Vous possédez de bonnes connaissances des processus de commandes, de facturation et de comptabilité.
• Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques usuels de la fonction (MS-Office, dont une bonne maîtrise d'Excel, et les ERP). La connaissance des logiciels HUG (CEGID, ServiceNow) est un atout.
• Personne organisée, rigoureuse et fiable, vous savez gérer plusieurs tâches ou dossiers en parallèle, respecter les délais et prendre les initiatives nécessaires.
• Vous appréciez le travail en équipe et le contact avec des interlocuteurs et interlocutrices variées (fournisseurs, partenaires internes et externes), avec lesquels vous développez des relations constructives.
• Vous faites preuve de flexibilité et d'un bon sens du service et avez le sens de la confidentialité.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction: à convenir
• Nombre de poste: 1
• Taux d'activité : 80% à 100%
• Classe de fonction : 14
• Type de contrat : CDM de 36 mois
• Délai de candidature : Demande de renseignement : M. J. Mercier, responsable administratif et financier à la DI, Écrire un email
• Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
• Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
• Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.
• Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.