Medical Secretary in the Orthopaedic Surgery and Musculoskeletal Trauma Service - 70%

Mit mehr als 13.000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe vertreten, sind die Genfer Universitätskliniken eine Referenzeinrichtung auf nationaler und internationaler Ebene. Die Position ist dem chirurgischen Dienst zugeordnet, der sowohl elektive als auch Notfallversorgung für Patienten bietet. Der Dienst für orthopädische Chirurgie und muskuloskelettale Traumata verwaltet die chirurgische und konservative Behandlung von muskuloskelettalen Erkrankungen bei Erwachsenen und berücksichtigt dabei die von anderen HUG-Abteilungen angebotenen Dienstleistungen.

Innerhalb des Sekretariats des Dienstes besteht Ihre Aufgabe darin, die täglichen Arbeiten im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Assistenzärzte und klinischen Leiter zu organisieren und eigenständig zu verwalten. Dank Ihrer zwischenmenschlichen Fähigkeiten empfangen, informieren und leiten Sie Patienten, die sich an den Dienst für orthopädische Chirurgie und muskuloskelettale Traumata wenden, und verwalten eingehende Telefonanrufe. Sie organisieren Konsultationen, indem Sie die elektronischen Kalender der Ärzte verwalten und Patientenakten vorbereiten. Nach den Konsultationen tippen Sie eigenständig und zeitnah medizinische Berichte und Operationsnotizen. Sie unterstützen auch bei der Bearbeitung von Entlassungsschreiben aus dem Dienst und planen bei Bedarf zusätzliche medizinische Untersuchungen. Zudem verwalten und verfolgen Sie Versicherungsanfragen (DRM).

Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie erfolgreich und autonom administrative Tätigkeiten in Bezug auf Ihre Rolle durch, wie z.B. die Nachverfolgung von Patientenakten sowie die Verwaltung von Post und E-Mails. Sie zeigen Proaktivität bei der Durchführung logistischer Aufgaben, die aus dem Sekretariatsleben entstehen, wie das Empfangen, Sortieren, Verteilen und/oder Nachverfolgen von Papierpost und Bestellungen, Scannen und Archivieren verschiedener Dokumente. Innerhalb des Teams entwickeln Sie enge Beziehungen zu Ihren Kolleginnen und Kollegen im medizinischen Sekretariat und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes während Abwesenheiten. Allgemein macht Sie Ihre serviceorientierte Einstellung zu einer flexiblen Person, die bereit ist, Ihre Vielseitigkeit einzusetzen, um der Institution zu dienen, indem Sie bei Bedarf in verschiedenen Abteilungen arbeiten.

Qualifikationen

• Sie besitzen ein eidgenössisches Fähigkeitszeugnis (EFZ) als kaufmännische Angestellte und/oder ein Diplom als medizinische Sekretärin oder eine gleichwertige Qualifikation.
• Sie haben nachweisliche Erfahrung in einer ähnlichen Position innerhalb eines medizinischen Sekretariats.
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der IT-Tools (ECDL-Zertifizierung erforderlich: fortgeschrittenes Niveau in Word, Standardniveau in Excel) sowie über die an den HUG verwendete institutionelle Software (DPA, DPI, GRECO 2, OPALE).
• Sie beherrschen Französisch in Wort und Schrift perfekt und verfügen über nachweisliche Schreibfähigkeiten. Medizinische Terminologie ist Ihnen leicht verständlich.
• Kenntnisse in Englisch sind von Vorteil.
• Sie haben einen guten Teamgeist und können in einem gemeinsamen Büro mit mehreren Sekretärinnen arbeiten.
• Sie haben ein gutes Organisationstalent und Prioritätenbewusstsein, sind autonom, gewissenhaft und präzise in den Ihnen übertragenen Aufgaben.
• Sie verfügen über die Werkzeuge, um mit unvorhergesehenen Ereignissen umzugehen und stressige Situationen leicht zu bewältigen.
• Schließlich zeigen Sie ein starkes Bewusstsein für Vertraulichkeit.

Zusätzliche Informationen

• Startdatum: 01.11.2026
• Anzahl der Stellen: 1
• Arbeitszeit: 70%
• Stellenklasse: 11
• Vertrag: Unbefristet
• Bewerbungsfrist: 14.08.2026
• Kontakt für Informationen: Frau A. Casimiro Lopes, Leiterin des Sekretariats, Tel.

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zertifikate sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten. Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer. HUG setzt sich für die Bekämpfung der Arbeitslosigkeit ein und ermutigt Bewerbungen vom kantonalen Arbeitsamt. Nur über die Rekrutierungsplattform eingereichte Bewerbungen werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.