Responsable De Secretariat

Avec plus de collaborateurs et collaboratrices et représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Le poste est au Département de chirurgie, qui assure la prise en charge des patients et patientes à la fois en électif et en urgence.

En qualité de responsable de secrétariat, vous pilotez les activités des services de chirurgie cardiaque, chirurgie plastique et reconstructive, chirurgie maxillo-faciale, chirurgie thoracique, ainsi que le pool départemental tout en assurant l'encadrement et la gestion d'une équipe pluridisciplinaire. Vous êtes le ou la responsable administrative et financière du département et vous êtes responsable de la supervision et du bon fonctionnement des secrétariats de cinq services, dans le respect des directives départementales et institutionnelles.

Vous assurez la gestion globale et le bon fonctionnement du secrétariat en garantissant la qualité, l'efficience et la continuité des prestations. Vous encadrez, accompagnez et motivez plusieurs équipes de secrétariat composée notamment de secrétaires médicaux ou médicales, assistants ou assistantes médicales et personnel administratif tout en favorisant un climat de travail sain et une dynamique d'équipe étroite avec les médecins-chefs et cheffes de service. Vous contribuez à une communication fluide entre les équipes médicales et administratives et les informez régulièrement des procédures et évolutions impactant les activités.

Vous garantissez la bonne gestion des dossiers médicaux des patients et patientes depuis leur constitution jusqu'à leur mise à jour et leur classement, incluant la correspondance externe. Vous veillez au contrôle et à la facturation de la clinique, ainsi qu'au respect des exigences et délais.

Vous encadrez, motivez et accompagnez les collaborateurs et collaboratrices placés sous votre responsabilité. Vous veillez à l'adéquation des ressources avec la charge de travail, gérez les plannings et les remplacements. Vous animez des séances d'équipe, conduisez les entretiens et assurez le développement des compétences de l'équipe, tout en apportant un soutien lorsque nécessaire.

Vous assurez le suivi du codage, de la facturation et des litiges avec les assurances, en collaboration avec les médecins responsables. En tant que référente ou référent, vous êtes l'interlocutrice ou l'interlocuteur répondant auprès du service du codage pour toute question relative à la clinique.

Vous participez activement aux projets du département ou de l'institution et contribuez à la formation et à l'accompagnement des nouveaux collaborateurs et collaboratrices ainsi que des personnes en stage ou en apprentissage. Vous jouez également un rôle central dans l'amélioration continue des prestations et des processus en proposant et en mettant en œuvre des mesures visant à renforcer l'efficience du secrétariat. À ce titre, vous développez et assurez le suivi d'indicateurs d'activité pertinents et veillez à la mise à jour des procédures, méthodes de travail et documents de référence.

Enfin, vous agissez comme interlocutrice ou interlocuteur privilégié entre les équipes médicales, paramédicales et administratives afin de faciliter la coordination, la communication et la fluidité des échanges. Vous pouvez également être amené ou amenée à participer à des projets transversaux, à accompagner les nouveaux collaborateurs et collaboratrices et à soutenir l'équipe selon les besoins du service.

Vous occupez un rôle central dans la gestion et le pilotage des secrétariats médicaux des cinq services médicaux ainsi que d'un pool départemental sous votre responsabilité dans le cadre de ce périmètre avec un potentiel d'évolution.

Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC d'employé ou employée de commerce ; le diplôme de secrétaire médical ou médicale est un atout. Vous avez suivi une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent). Vous vous appuyez sur une expérience d'au moins 2 ans dans une fonction de management dans le milieu médical de préférence. Vous avez 3 ans d'expérience dans la gestion d'équipe.

Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et le web). La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Winscribe et GRECO constitue un atout important. Vous avez une excellente maîtrise du français tant à l'écrit qu'à l'oral. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. Vous possédez également de très bonnes connaissances de l'anglais (parlé et écrit).

Vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités vous permettant de faire face à des situations d'urgence nécessitant une bonne maîtrise du stress. Vous disposez d'une bonne capacité d'analyse et d'un esprit de synthèse. Vous êtes une personne affirmée, flexible et à l'écoute. Vous êtes dynamique et faites preuve d'adaptabilité ainsi que de force de proposition pour insuffler une cohérence aux activités du service.

Reconnu ou reconnue pour vos capacités relationnelles et votre sens des responsabilités, vous savez gérer les priorités, coordonner plusieurs activités simultanément et accompagner une équipe dans un environnement exigeant. Votre leadership, votre aisance relationnelle et votre capacité à fédérer favorisent un climat de travail positif et vous partagez également des valeurs de confiance, de respect, d'esprit d'équipe, de reconnaissance ainsi que d'égalité et d'équité.

Le périmètre du poste est actuellement en cours d'évaluation et est susceptible d'évoluer.

Informations supplémentaires : Entrée en fonction : à déterminer. Nombre de poste : 1. Taux d'activité : 80% à 100%. Classe de fonction : 16. Type de contrat : CDD de 12 mois (renouvelable). Délai de postulation : Demande de renseignement : Votre dossier de candidature doit comporter une lettre de motivation démontrant votre intérêt, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et certificats requis pour le poste et les 2 derniers rapports de mission. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.