Responsable Service Client et Administration

Vous rejoignez l’équipe Formation et Qualité du Centre de formation et de développement des HUG en tant que Responsable de l’Unité Service Client. À ce titre, vous pilotez l’unité en garantissant la qualité de l’accueil, du service client et des prestations. Vous supervisez l’ensemble des activités administratives et logistiques liées à l’offre de formation, coordonnez le traitement et l’orientation des demandes vers les interlocutrices et interlocuteurs concernés et veillez à la fluidité des échanges.

Dans une démarche favorisant un environnement de travail collaboratif, vous encadrez l’équipe de collaborateurs et collaboratrices et accompagnez le maintien ainsi que le développement de ses compétences. Vous organisez les priorités de l’unité, assurez une répartition efficiente des ressources et garantissez le respect des engagements en matière de qualité et de délais.

Vous contribuez activement à l’optimisation de processus et des flux de travail, harmonisez les pratiques et développez une culture favorisant la réactivité, la fiabilité des données et la satisfaction des clients internes et externes. Grâce à une approche centrée sur le service, l’amélioration continue et la communication, vous fédérez les équipes, accompagnez le changement et renforcez les synergies avec les différentes parties prenantes.

Vous mettez également en place des outils de pilotage et des indicateurs de performance afin d’améliorer l’efficacité des activités, la qualité du service rendu et la gestion logistique des formations. Dans ce cadre, vous identifiez les axes d’amélioration et conduisez les projets visant à simplifier les processus et à optimiser l’expérience des usagers.

Par ailleurs, vous participez aux projets transversaux du Centre de formation et de développement, contribuez à l’évolution des méthodes de travail et accompagnez les changements en cohérence avec les objectifs des HUG. Enfin, vous faites preuve de flexibilité et d’ouverture afin de soutenir la mission du Secteur Formation et Qualité dans un contexte de transition.

Vous êtes titulaire d’un Bachelor universitaire ou HES en Business, en Économie d’entreprise ou d’une formation jugée équivalente. Vous justifiez d’au moins cinq années d’expérience dans une fonction à forte volumétrie ainsi que d’une expérience managériale, complétée par une formation en management de type CAS. Une expérience acquise dans un environnement commercial ou dans la gestion de formation constitue un atout.

Vous possédez une excellente connaissance des procédures et des activités propres à une grande institution. Vous avez démontré votre capacité à structurer, formaliser et optimiser des processus tout en garantissant leur conformité réglementaire, leur suivi et leur bonne exécution. Vous faites également preuve d’une forte sensibilité aux risques financiers et juridiques, notamment dans le cadre des activités de facturation ou de vente.

Doté ou dotée d’excellentes aptitudes relationnelles et d’un fort sens du service client, vous savez prévenir et gérer des situations complexes ou conflictuelles. Vous vous distinguez par votre esprit analytique, votre rigueur ainsi que votre capacité à adopter une approche proactive, réactive et orientée solutions. Ces qualités s’accompagnent d’une bonne gestion du stress et d’une grande capacité d’adaptation. Vous possédez en outre un sens aigu de l’organisation et de la planification.

Enfin, vous maîtrisez parfaitement les outils de gestion, les systèmes usuels, les outils d’intelligence artificielle ainsi que les solutions de pilotage, de suivi et de reporting.

Informations supplémentaires : Entrée en fonction : dès que possible. Nombre de postes : 1. Taux d’activité : 80% à 100%. Classe de fonction : 20. Type de contrat : CDD 36 mois. Délai de postulation : 24.05.2024.

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre de motivation démontrant votre intérêt, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et certificats requis pour le poste et les 2 derniers rapports de mission. Cette annonce s’adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les dossiers papier et mail ne seront pas traités.