Secrétaire médicale ou médical à la consultation d’anesthésiologie - 70%

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Comptant près de 1'200 collaboratrices et collaborateurs, le Département de médecine aiguë (DMA) inclut les services d’anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l'ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l’objectif d’assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.

Au sein du Service d'anesthésiologie, vous remplissez toutes les tâches administratives en lien avec les consultations du service et les hospitalisations au sein de l’unité des soins péri-interventionnels. Vous gérez la planification des consultations d'anesthésiologie (prise des rendez-vous, convocations, préparation des dossiers, numérisation de documents). Vous organisez les examens complémentaires, tout en vous assurant du suivi de la bonne trajectoire du dossier médical et du patient ou de la patiente. Vous précisez la réception des appels téléphoniques et l'accueil physique des patients et patientes et/ou de leurs proches. Vous contribuez à l’organisation du flux des patients, en contact privilégié avec les équipes soignantes du service des soins péri-interventionnels.

Vous gérez le courrier et la messagerie électronique. Vous gérez les dossiers et réclamations des patients et patientes et des assurances (suivi, dactylographie des documents, recherche, classement, numérisation) et vous participez au suivi des dossiers pour la facturation. Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (lettres de sorties, de décès, correspondances, procès-verbaux, comptes-rendus médicaux, rapports, élaboration/mise à jour de procédures, etc.), assurez la numérisation de la documentation clinique et vous effectuez les tâches logistiques telles que les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles. Vous saisissez et mettez à jour les statistiques inhérentes à l’activité.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous fournissez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences, afin d’assurer une continuité de service. Votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l'institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Vous êtes titulaire d'un diplôme de secrétaire médicale ou médical. Vous avez réussi une expérience réussie de 3 à 5 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical. Vous avez une maîtrise parfaite de la rédaction du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de l'écrit, ainsi que de la terminologie médicale. La connaissance de l'anglais est un atout. Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web EXIGE) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale, OPERA). Vous êtes une personne dotée d'un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires. Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées. Vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialité.

Entrée en fonction : Nombre de postes : 1 Taux d'activité : 70% Classe de fonction : 11 (ECDL exigé pour la classe 11) Contrat : CDM de 1 an Délai de candidature : Demande de renseignements : Mme I. Texier, cheffe du secrétariat du D-MA, té 553 04 49. Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.