Secrétaires pour le département de médecine - 60% à 100%

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 180 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international.

Le Département de médecine est composé de 14 entités médico-soignantes (12 services médicaux, 1 Unité d’investigation et de traitements brefs (UITB) et le Centre de transfusion sanguine (CTS)). L’activité médico-soignante est fortement dédiée aux patients et patientes stationnaires (9 unités de soins, 160 lits) avec des consultants internes au bénéfice de la patientèle prise en charge par les autres départements médicaux.

Vous intervenez dans le cadre de missions de remplacement de courte à moyenne durée au sein de différents secrétariats médicaux. Ce poste s’adresse à des personnes appréciant la diversité des environnements de travail, le rythme soutenu et la capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux contextes professionnels.

Le principal défi de cette fonction réside dans la variété des activités et la durée limitée des missions, ce qui requiert une excellente capacité d’apprentissage, d’analyse et d’écoute. Grâce à votre aisance relationnelle, vous assurez l’accueil, l’information et l’orientation des patientes et patients se présentant dans le service, tout en gérant efficacement les appels téléphoniques entrants.

Vous participez activement à l’organisation des consultations en administrant les agendas électroniques des médecins et en préparant les dossiers patients. À l’issue des consultations, vous assurez de manière autonome, rapide et rigoureuse la frappe des rapports médicaux et, lorsque cela s’avère nécessaire, vous planifiez les examens médicaux complémentaires.

Parallèlement, vous prenez en charge l’ensemble des activités administratives liées au fonctionnement du secrétariat. Cela comprend notamment le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, l’actualisation des plannings ainsi que, le cas échéant, l’organisation de congrès ou d’événements du corps médical.

Vous faites preuve de proactivité dans l’accomplissement des tâches logistiques inhérentes à la vie d’un secrétariat, telles que les commandes, les notes d’honoraires et l’archivage. Au sein des équipes, vous développez des relations de travail basées sur la collaboration et la confiance avec les autres secrétaires médicales et médicaux.

Vous contribuez à assurer la continuité du service lors des absences et acceptez d’évoluer au sein de bureaux partagés. Plus largement, votre sens du service et votre agilité vous permettent de mettre votre polyvalence au profit de l’institution et d’intervenir dans différents services en fonction des besoins.

Doté ou dotée d’un bon sens de l’organisation et d’une gestion efficace des priorités, vous êtes reconnu(e) pour votre autonomie, votre rigueur et votre précision dans l’exécution des tâches qui vous sont confiées. Vous savez également faire face aux imprévus avec sang-froid et gérer les situations de stress de manière constructive.

• Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.
• Vous êtes titulaire du certificat ECDL avancé pour Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web et vous possédez de très bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo).
• Vous disposez d'une expérience de plusieurs années dans un poste de secrétariat médical, idéalement dans un poste similaire.
• Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l’anglais est un atout.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de poste : 8
• Taux d’activité : 60% à 100%
• Classe de fonction : 11 (10 si non détentrice ou détenteur des certificats ECDL à savoir advanced pour word et standard pour excel)
• Contrat : CDD
• Délai de candidature :
• Demande de renseignement : Mme M. Matteo-Collaud, coordinatrice des secrétariats, tél.

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.