Assistenz Projekte & Office Management

Für unseren Kunden, Teil einer international erfolgreichen Einkaufs- und Dienstleistungsorganisation für den Baustoffhandel, suchen wir im Exklusivmandat per sofort oder spätestens per 1. Oktober 2026, eine erfahrene und kommunikationsstarke Persönlichkeit für den Standort in der Region Zürich.

In dieser vielseitigen Funktion sind Sie weit mehr als die administrative Unterstützung im Hintergrund: Sie koordinieren Projekte und Veranstaltungen, betreuen die Gesellschafter und wirken aktiv bei der Weiterentwicklung digitaler Prozesse mit. Dabei arbeiten Sie eng mit dem Team in Deutschland zusammen und sorgen mit Organisationstalent, Eigeninitiative und einem ausgeprägten Servicegedanken für einen professionellen Support im Tagesgeschäft.

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen vielseitige administrative und organisatorische Aufgaben, koordinieren Termine und Sitzungen und sorgen dafür, dass Pendenzen und Prioritäten zuverlässig im Blick bleiben.
• Sie sind eine wichtige Ansprechperson für die zwölf Gesellschafter, unterstützen diese bei unterschiedlichen Anliegen und kommunizieren dabei regelmässig auf Deutsch und Österreichisch.
• Sie begleiten interne Projekte rund um die Digitalisierung und wirken beim Roll-out neuer Systeme mit. Dabei übernehmen Sie u.a. die strukturierte Datenerfassung.
• Sie planen und koordinieren Tagungen, Meetings und Veranstaltungen vorausschauend und kümmern sich um die organisatorische Vor- und Nachbereitung.
• Sie arbeiten eng mit den Kolleginnen und Kollegen in Deutschland zusammen, nehmen an den wöchentlichen hybriden Teamsitzungen teil und unterstützen bei weiteren Projekten und administrativen Fachaufgaben.

Ihr Profil

• Sie sprechen zwingend sehr gut Österreichisch und Deutsch und fühlen sich wohl dabei, Gesellschafter und weitere Ansprechpartner in beiden Sprachen persönlich, telefonisch und schriftlich zu betreuen.
• Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder vergleichbaren koordinativen Funktion und kennen die Anforderungen eines vielseitigen Büroalltags.
• MS Office – insbesondere Excel, Word und PowerPoint – setzen Sie routiniert ein; zudem bringen Sie ein gutes Verständnis für Daten, digitale Prozesse und idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen mit.
• Sie sind kommunikativ, neugierig und lösungsorientiert: Statt auf Antworten zu warten, fragen Sie aktiv nach, vernetzen sich mit den richtigen Stellen und treiben Themen selbstständig voran.
• Sie arbeiten strukturiert und vorausschauend, können unterschiedliche Aufgaben sinnvoll priorisieren und kommunizieren auch in einem hybriden, international aufgestellten Team souverän.

Das erwartet Sie:

• Ein kleines und familiäres Team in der Schweiz mit kurzen Entscheidungswegen sowie enger Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen in Deutschland.
• 40-Stunden-Woche, 5 Wochen Ferien, Kompensation von Überstunden sowie Homeoffice-Möglichkeiten nach einer fundierten Einarbeitungszeit.
• Kostenfreie Mitarbeiterparkplätze direkt beim Gebäude, attraktive Weiterbildungsangebote über die interne Akademie und eine langfristige Perspektive in einem wertschätzenden Umfeld.
• Die Möglichkeit, die weitere Digitalisierung aktiv zu begleiten und bei der Einführung neuer Systeme und Arbeitsprozesse von Beginn an mitzuwirken.

Wenn Sie gerne mittendrin sind, wenn unterschiedliche Themen zusammenlaufen, den Kontakt mit Menschen schätzen und neben dem klassischen Office Management auch Projekte und digitale Veränderungen aktiv begleiten möchten, freut sich Karoline auf Ihre Bewerbung via Bewerben-Button.