Office manager family office

Unsere Mandantin ist eine vielseitige und dynamische Unternehmerpersönlichkeit, die mehrere Rollen gleichzeitig vereint: Sie ist Unternehmerin, Immobilienbesitzerin und Mutter von drei Kindern. In ihrem Alltag bewegt sie sich zwischen strategischen Unternehmensentscheidungen, Immobilienprojekten und privaten Verpflichtungen. Zur Unterstützung dieses breit gefächerten Wirkungsfeldes suchen wir in dieser neu geschaffenen Position eine vertrauensvolle, strukturierte und digital affine Persönlichkeit, die Freude daran hat, Ordnung in die Komplexität der vielfältigen Themen zu bringen und unsere Mandantin effektiv zu entlasten.

In dieser Funktion übernehmen Sie eine zentrale Drehscheibenfunktion zwischen geschäftlichen, privaten und immobilienbezogenen Themen. Sie arbeiten eng mit der Mandantin zusammen, organisieren, strukturieren und stellen sicher, dass operative und administrative Aufgaben zuverlässig ausgeführt werden und sie effektiv entlastet wird. Die Besonderheit der Rolle liegt in der hohen thematischen Vielfalt, was gleichzeitig die Komplexität ausmacht: Viele Themen laufen parallel, einzelne Aufgaben sind oft zeitlich überschaubar (z. B. quartalsweise Verrechnungen von Mandatsaufträgen oder Vorbereitung einer jährlichen VR-Sitzung), erfordern jedoch ein hohes Mass an Überblick, Eigenverantwortung und Priorisierung. Entgegen ist es keine klassische Personalassistenz-Funktion, die Terminplanung, Reiseorganisation oder Kalenderführung beinhaltet.

Ihre Aufgaben:

• Bauprojekt & selbst bewohnte Immobilie (zentrale Rolle)
  • Unsere Mandantin befindet sich aktuell in der Fertigstellungsphase eines Neubaus mit geplantem Bezug bis November 2026. In diesem Kontext übernehmen Sie eine umfassende administrative Steuerung des Projekts:
  • Strukturierung und Ablage sämtlicher projektrelevanter Unterlagen
  • Verwaltung und Überwachung von Wartungs- und Serviceverträgen
  • Sicherstellung der Einhaltung von Fristen und Wartungszyklen
  • Unterstützung bei der Koordination mit Baupartnern, Lieferanten und Dienstleistern
  • Kostenkontrolle und Dokumentation von Ausgaben
  • Administrative Begleitung der Einrichtung und finalen Bezugsphase
  • Aufbau einer nachhaltigen Dokumentationsstruktur für den langfristigen Betrieb der Immobilie
• Immobilienmanagement (nicht selbst bewohnte Objekte)
  • Administrative Betreuung von aktuell zwei Wohnungen und Parkplätzen
  • Unterstützung bei der Vermietungsvorbereitung (z. B. Organisation von Services, Koordination externer Dienstleister)
  • Erstellung von Übergabeprotokollen und Mängellisten
  • Verwaltung und Ablage von Verträgen und Dokumenten (Korrespondenz)
  • Kontrolle von Zahlungseingängen
  • Schnittstelle zu Mietern und Verwaltung
  • Prüfung von Nebenkostenabrechnungen und Weiterleitung an Mieter
  • Koordination vereinzelter Handwerker-Einsätze
• Unterstützung auf Geschäftsführungsebene
  • Erstellung und Abwicklung von Zahlungsaufträgen (ca. 2x monatlich, geringe Anzahl Rechnungen)
  • Vorbereitung von Unterlagen für Verwaltungsratssitzungen und Generalversammlungen (1x jährlich)
  • Erstellung von Jahresplanungen und Timelines inkl. Fristenkontrolle
  • Allgemeine Korrespondenz und Kommunikation
• Administrative Betreuung einer GmbH (in Gründung)
  • Vorbereitung und Versand von Rechnungen (ca. 4x jährlich)
  • Koordination der Buchhaltung mit Treuhänder sowie Unterstützung beim Jahresabschluss
  • Führung einer einfachen Lohnbuchhaltung für eine Mitarbeiterin
• Private Administration & Organisation
  • Aufbau und Pflege einer digitalen, sicheren Dokumentenstruktur (z. B. Tresorit)
  • Persönliche Buchhaltung inkl. Zahlungsabwicklung und Controlling
  • Überblick und Verwaltung von Versicherungen
  • Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im privaten Bereich
  • Strukturierung und Digitalisierung von Unterlagen, Fotos und Dokumenten
  • Organisation von wiederkehrenden Themen

Die Zusammenarbeit erfolgt in einem modernen, flexiblen Setup: Es gibt kein klassisches Büro - stattdessen steht ein Arbeitsplatz (Desk) in einem Open Space an zentraler Lage in Zürich zur Verfügung. Gleichzeitig besteht grosse Flexibilität hinsichtlich Homeoffice. Die 50% Stellenprozent sollen idealerweise täglich zwischen Montag bis Donnerstag erbracht werden.

Ihr Profil:

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Schweiz, idealerweise im Immobilien-, Family Office- oder Kanzleiumfeld
• Erfahrung in vergleichbarer Assistenz-/Koordinationsfunktion
• Ausgeprägte digitale Kompetenz mit Freude daran, klassische administrative Prozesse mithilfe von KI-Tools effizient aufzubauen und kontinuierlich zu optimieren
• Sie arbeiten gerne in einer vielfältigen Drehscheibenfunktion und bevorzugen ein breites Aufgabenspektrum
• Sehr strukturierte, sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise - kombiniert mit Pragmatismus
• Hohe Selbstständigkeit und ausgezeichnetes Selbstmanagement
• Diskret, loyal und absolut vertrauenswürdig
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Fliessende Englischkenntnisse
• Erfahrung mit Buchhaltungstools (z. B. Bexio) von Vorteil
• Führerausweis und eigenes Fahrzeug sehr erwünscht

Was Sie erwarten dürfen:

• Vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit grossem Gestaltungsspielraum
• Hohe Flexibilität in der Arbeitsgestaltung
• Kombination aus Homeoffice und Präsenz (1 fixer Tag/Woche in Zürich, ansonsten flexibel)
• Moderner Arbeitsplatz in einem open Office an zentraler Lage in Zürich
• Möglichkeit, Strukturen zu schaffen, Prozesse zu optimieren und spannende Projekte eigenständig umzusetzen

Sie erkennen sich hier zu 100% wieder? Dann freut sich Karoline auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen via Bewerben-Button.