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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Anlaufstelle und unterstütze drei Partner in einem dynamischen Umfeld.
- Arbeitgeber: Arbeite für ein internationales Dienstleistungsunternehmen in Zürich mit einem tollen Team.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, ein attraktives Büro und die Möglichkeit von Homeoffice.
- Warum dieser Job: Erlebe eine spannende Rolle mit viel Verantwortung und einem humorvollen Teamgeist.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und 3-6 Jahre Erfahrung sind erforderlich, Englischkenntnisse sind ein Plus.
- Andere Informationen: Die Stelle ist ab Mitte Juli bis Dezember 2025 verfügbar.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Executive Assistant/Office Manager (80-100%) in der Stadt Zürich in sehr schöner Umgebung ab Mitte Juli bis 1. Dezember 2025 gesucht. Unser Auftraggeber, ein internationales und erfolgreiches Dienstleistungsunternehmen, sucht eine gewinnende und kompetente Persönlichkeit an sehr attraktivem Standort.
Deine Aufgaben:
- Erste Anlaufstelle für interne und externe Drittpersonen (persönlich und telefonisch)
- Du bist für die Location zuständig und arbeitest onsite (1 Tag HO möglich)
- Administrative und organisatorische Unterstützung von drei Partnern
- Gästeempfang / Gästebetreuung
- Kalender- und Reisemanagement inkl. Spesenbearbeitung
- Organisation von diversen internen Events, Meetings und Workshops
- Schnittstelle zu externen Providern als Housekeeper
- Assistenz bei administrativen HR Themen
- Onboarding von New Hires
Dein Profil:
- Kaufmännische Ausbildung in der Wirtschaft oder in der Hotellerie
- 3 bis 6 Jahren Berufserfahrung oder WIEDEREINSTEIGERIN
- Deutsch: Muttersprache
- Englisch: Sehr gute Kenntnisse
- MS – Office: Sehr gute Kenntnisse
- Du bist eine gewinnende Persönlichkeit mit sehr guten Kommunikationsfähigkeiten
- Du denkst mit- und voraus und zeigst eine hohe Selbständigkeit sowie Eigenmotivation
- Du agierst hands-on, bist verlässlich und arbeitest termingerecht
- Du bringst eine Dienstleistungs-Mentalität mit und handelst kompetent und flexibel
- Du bist gerne für das Office Management zuständig
- Du hast Freude an Organisation und Assistenzaufgaben
- Du bist äusserst diskret und gewöhnt, mit sensitiven Daten umzugehen
- Du bezeichnest Dich als humorvollen und verlässlichen Teamplayer
- Du schätzt ein attraktives Umfeld
Hast Du Lust und Freude, für gut 4 Monate einen interessanten Job in der Stadt Zürich bei einem attraktiven Arbeitgeber anzunehmen? Du schätzt Deine hohe Selbständigkeit und einen attraktiven Arbeitsort? Interessiert? Jutta Schilling freut sich auf die Zustellung Deiner Bewerbungsunterlagen.
Executive Assistant / Office Manager Arbeitgeber: Humanis AG
Kontaktperson:
Humanis AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant / Office Manager
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle geben.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen für die Position eines Executive Assistant / Office Managers recherchierst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in Organisation und Kommunikation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Dienstleistungsmentalität! Überlege dir, wie du in der Vergangenheit proaktiv Probleme gelöst hast oder wie du anderen geholfen hast, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Diese Beispiele kannst du im Gespräch hervorheben.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über das Unternehmen und seine Werte. Wenn du während des Gesprächs zeigst, dass du dich mit der Mission und den Zielen des Unternehmens identifizierst, hinterlässt das einen positiven Eindruck und zeigt dein Interesse an der Position.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant / Office Manager
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Dienstleistungsunternehmen, bei dem du dich bewirbst. Besuche die offizielle Website, um mehr über deren Werte, Kultur und spezifische Anforderungen für die Position des Executive Assistant/Office Manager zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Betone deine kaufmännische Ausbildung, Berufserfahrung und deine Kenntnisse in MS Office.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Kommunikationsfähigkeiten, Selbstständigkeit und Dienstleistungsmentalität ein.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind und alle geforderten Informationen enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Humanis AG vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner Berufserfahrung und deinen Fähigkeiten zu beantworten. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, die deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Selbstständigkeit unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel Organisation erfordert, bringe konkrete Beispiele mit, wie du in der Vergangenheit Events oder Meetings erfolgreich organisiert hast. Dies zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Demonstriere deine Dienstleistungsmentalität
Betone während des Interviews, wie wichtig dir ein exzellenter Service ist. Erkläre, wie du in der Vergangenheit auf die Bedürfnisse von Kollegen oder Kunden eingegangen bist.
✨Sei du selbst und bringe Humor mit
Die Stellenbeschreibung hebt hervor, dass ein humorvoller Teamplayer gesucht wird. Zeige deine Persönlichkeit und bringe eine positive Einstellung ins Gespräch, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
