Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Anlaufstelle für den CEO und manage E-Mails sowie Meetings.
- Unternehmen: Dynamisches KMU in einem spannenden Umfeld zwischen Aarau und Spreitenbach.
- Vorteile: Hohe Flexibilität, Homeoffice-Möglichkeiten und ein positives Arbeitsklima.
- Weitere Informationen: Ideal für kreative Köpfe, die gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte Prozesse aktiv mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung als PA und starke Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 5000 - 7000 € pro Monat.
Im Auftrag unseres Kunden suchen wir eine Personal Assistant & Executive Assistant zwischen Aarau und Spreitenbach. Diese Rolle kombiniert Tätigkeiten in der Firma (KMU Industrie) sowie Tätigkeiten für ein Nebenamt im Verwaltungsrat in einem bedeutenden Umfeld. Wir wenden uns an eine agile sowie kommunikationsstarke empathische Persönlichkeit in der Rolle als:
Ihre Aufgaben:
- Erste Anlaufstelle für interne und externe Drittpersonen
- Management/Priorisierung des E-Mail Postfachs für beide Positionen (umfangreiches Kontaktnetzwerk)
- Aufbereiten und pflegen der Stakeholder Matrix in einem anspruchsvollen Umfeld
- Selbständige Vorbereitung der E-Mail Antworten
- Pendenzen-Management von GL und VR Sitzungen (4x Jahr Protokoll schreiben)
- Aufbereitung und Verwaltung umfangreicher Unterlagen in OneNote, SharePoint und Teams
- Optimierung der Prozesse im Backoffice mit KI (Copilot Erfahrung wichtig)
- Agenda-/Reisemanagement inkl. Vor- und Nachbereitungen
- Verfassen von diversen Texten in Deutsch und teilweise in Englisch
- Allgemeine Unterstützung vom CEO in organisatorischen und administrativen Themen
- Allenfalls ergänzende organisatorische Unterstützung eines VR Mitgliedes (ca. 15%)
- Organisation von internen und externen Meetings, Workshops und Events
- Sparringpartner und Experte als EA/PA
Ihr Profil:
- Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung in Kommunikation von Vorteil
- Mehrjährige Erfahrung als PA in einem kleineren Umfeld auf C-Level
- Deutsch: Muttersprache
- Englisch: Fliessend
- Hohe IT-Affinität und profunde Erfahrung OneNote/SharePoint/Teams & MS-Office Palette
- Kommunikationsstark – schriftlich wie mündlich
- Schnelle Auffassungsgabe
- Gepflegtes und gewinnendes Auftreten mit positivem Mindset
- Lösungsstark, dienstleistungsorientiert und sehr flexibel
- Hands-on Mentalität
- Proaktives Mit- und vorausdenken
- Stark im Priorisieren und Managen von der Inbox sowie von Pendenzen aus diversen Projekten
- Hohe Selbständigkeit sowie hohes Verantwortungsbewusstsein
- Exakte und zielorientierte Arbeitsweise
- Interessiert an Politik
Die Unternehmung bietet:
- Hohe Flexibilität der Arbeitszeiten
- 1-4 Tage Homeoffice abhängig von CEO Agenda (nach der Probezeit)
Sind Sie eine kommunikationsstarke Persönlichkeit, die sehr gerne schreibt, redigiert und managed? Fühlen Sie sich in einer Drehscheibenfunktion mit anspruchsvollen Schnittstellen zur Wirtschaft und Politik wohl? Sind Sie flexibel und schätzen ein sehr dynamisches Umfeld? Interessiert? Jutta freut sich auf die Zustellung Ihrer Bewerbungsunterlagen.
Personal Assistant to CEO/VR Arbeitgeber: Humanis AG
Die Humanis AG ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine hohe Flexibilität in den Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit von Homeoffice bietet. In einem dynamischen Umfeld zwischen Aarau und Spreitenbach fördern wir eine offene und kommunikative Unternehmenskultur, die Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung lässt. Unsere Mitarbeiter profitieren von einer abwechslungsreichen Tätigkeit als Personal Assistant, die sowohl administrative als auch strategische Aufgaben umfasst und somit einen bedeutenden Beitrag zur Unternehmensführung leistet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Personal Assistant to CEO/VR erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, den CEO oder das Team direkt zu treffen, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen und wertvolle Einblicke zu gewinnen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Entwicklungen im Unternehmen und über die Branche. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Vision des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir bei StudySmarter sind hier, um dir zu helfen, den besten Eindruck zu hinterlassen. Lass uns gemeinsam an deiner Karriere arbeiten und die perfekte Position für dich finden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Personal Assistant to CEO/VR mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Zeig in deiner Bewerbung, wer du wirklich bist. Wir suchen eine empathische und kommunikationsstarke Persönlichkeit, also lass deine individuelle Note durchscheinen!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Eine klare Gliederung hilft uns, deine Fähigkeiten und Erfahrungen schnell zu erfassen – das ist besonders wichtig für die Rolle als Personal Assistant.
Sprich unsere Sprache!:Verwende in deinem Anschreiben die Begriffe und Formulierungen aus der Stellenbeschreibung. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit der Position identifizieren kannst.
Bewirb dich direkt bei uns!:Nutze unsere Website für deine Bewerbung. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnellstmöglich prüfen können. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Humanis AG vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position als Personal Assistant vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in die Aufgaben des CEO und Verwaltungsrats passen. Zeige im Interview, dass du die Herausforderungen und Erwartungen verstehst.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du deine Kommunikationsstärke, Flexibilität und Problemlösungsfähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Rolle zu untermauern und zeigen, dass du proaktiv denkst.
✨Technische Kenntnisse betonen
Da die Rolle eine hohe IT-Affinität erfordert, solltest du deine Erfahrungen mit Tools wie OneNote, SharePoint und Teams hervorheben. Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele zu nennen, wie du diese Tools genutzt hast, um Prozesse zu optimieren oder die Effizienz zu steigern.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren. Fragen zur Zusammenarbeit mit dem CEO oder zur Teamdynamik sind besonders relevant.
