Office Manager (w/m/d)

Hallo, die Menschen bei Telus Health freuen sich, Sie zu begrüßen. TELUS Health Engage befähigt jede Person, ihr gesundestes Leben zu führen. Unser Ziel ist es, eine gesündere Zukunft zu schaffen, indem wir die Kraft unserer modernen Technologie nutzen und uns auf die Einzigartigkeit jedes Einzelnen konzentrieren, um die Zukunft der Gesundheit zu gestalten. Als führender globaler Anbieter im Bereich Gesundheit und Wohlbefinden – einschließlich physischer, mentaler und finanzieller Gesundheit – verbessert TELUS Health Engage die Gesundheitsresultate für Verbraucher, Patienten, Gesundheitsfachkräfte, Arbeitgeber und Mitarbeiter. TELUS Health Engage unterstützt das gesamte Wohlbefinden von über 35 Millionen Menschen weltweit mit unserer klinischen Expertise, globalen Präsenz und digitalen Wohlfühlplattform, die durch unsere integrierten Gesundheitslösungen angeboten wird.

Wir suchen einen Office Manager (w/m/d), der unser Team in Berlin verstärkt. Dies ist eine vor Ort Position.

Ihre Mission: Unser Büro in Berlin wächst und wir betreiben jetzt zwei Etagen im selben Gebäude. Um den Arbeitsplatz einladend, funktional und sauber zu halten, auch wenn es geschäftig wird, suchen wir einen Vollzeit-Office-Manager, der das nächste Kapitel unseres Büros mitgestaltet. Diese Rolle erfordert Engagement und Teamarbeit: jemand, der Struktur bringt, den Überblick behält und eng mit einem zweiten Office-Manager zusammenarbeitet, um einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem die Menschen gerne zur Arbeit kommen. An manchen Tagen ist es ruhig und operativ, an anderen gilt es, das Unerwartete zu lösen. So oder so, Sie sind der Typ Mensch, der stillschweigend dafür sorgt, dass alles funktioniert.

Was Sie mitbringen sollten:

• Erfahrung im Büromanagement, Gastgewerbe oder Betriebsabläufen
• Freude daran, Umgebungen zu schaffen, in denen sich Menschen willkommen fühlen
• Struktur und Zuverlässigkeit ohne starr zu werden
• Ruhe und Lösungsorientierung, wenn Probleme auftreten
• Klare und freundliche Kommunikation mit sehr unterschiedlichen Stakeholdern, in Deutsch und Englisch
• Gerne eng mit einem Teamkollegen zusammenarbeiten, anstatt Territorien zu beanspruchen

Warum diese Rolle besonders ist: Sie werden das Büro nicht alleine leiten. Sie arbeiten eng mit einem zweiten Office-Manager zusammen und gemeinsam gestalten Sie, wie sich unser Arbeitsplatz entwickelt, während wir wachsen. Großartige Office-Manager haben oft eine gemeinsame Eigenschaft: Sie bemerken die Details, die andere übersehen. Wenn das nach Ihnen klingt, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.

Interviewprozess:

• Erstes Interview mit einem Senior TA Partner
• Zweites Interview mit unserem Head of People und einem Mitglied des People-Teams
• Drittes Vor-Ort-Interview, um die anderen Mitglieder des People-Teams kennenzulernen

Wie Sie Ihre Zeit verbringen werden:

• Koordination mit unseren Facility-Partnern und Anbietern (Facility-Manager, Caterer usw.)
• Das Büro reibungslos am Laufen halten und sicherstellen, dass die Gemeinschaftsräume sauber und in gutem Zustand sind
• Verwaltung von Post und Paketen (einschließlich kurzer Fahrten zum DHL Paketshop)
• Organisation interner Veranstaltungen wie Führungstreffen, Sommer- und Winterfeiern sowie Sportveranstaltungen
• Bürobeschaffung (Snacks, Getränke, Onboarding-Gebäck, Büromaterialien)
• Verwaltung von Zugangskarten und Onboarding-Logistik
• Unterstützung bei Reisevorbereitungen
• Ruhig auf Büropannen reagieren
• Arbeitssicherheit und Einhaltung der Vorschriften gewährleisten
• Zusammenarbeit mit anderen Teams an Projekten wie Büroerweiterungen oder Branding

Was wir bieten:

• Zusätzliche Krankenversicherung in Höhe von 900 EUR pro Jahr
• 30 Tage Remote-Arbeitszulage
• Bis zu 33 Tage Jahresurlaub (28 Basistage, + jährlicher Treuebonus von bis zu 3 Tagen, + 2 Tage für die Nutzung unserer App!)
• Subvention für Ihre UrbanSportsClub-Mitgliedschaft
• 70 EUR monatlicher Cashback zur Deckung täglicher Ausgaben
• 500 EUR jährliches persönliches Lern- und Entwicklungsbudget
• Selbstentwicklungstage (Workshops, Konferenzen, Schulungen usw.)
• Teamevents und Unternehmensveranstaltungen
• Empfehlungsbonus für Mitarbeiter
• Employee Assistance Programme (EAP) für psychisches Wohlbefinden

Bitte beachten Sie: Unsere Büros schließen über die Weihnachts- und Neujahrszeit für etwa zwei Wochen. Wir schenken den 24. und 31. Dezember als zusätzliche Urlaubstage, und alle weiteren nicht-öffentlichen Feiertage in dieser Zeit werden von Ihrem Jahresurlaub abgezogen.

Wofür wir stehen:

• Kunde zuerst: Wir schaffen bedeutungsvolle, menschliche Verbindungen, um die Ergebnisse für unsere Kunden und unsere Gemeinschaften zu verbessern, unterstützt von unserer weltweit führenden Technologie, kollektiver Kreativität und einer Kultur des Fürsorgens.
• Veränderung annehmen: Wir hinterfragen den Status quo, experimentieren und gehen kalkulierte Risiken ein, um uns von unseren Mitbewerbern abzuheben und konstant führende Ergebnisse zu liefern.
• Gemeinsam wachsen: Wir heißen jeden willkommen, sein ganzes Ich zur Arbeit zu bringen, schätzen unsere Einzigartigkeit und stehen immer als ein Team zusammen.

Wir freuen uns, Kandidaten zu berücksichtigen, die bereits das Recht haben, in Deutschland zu arbeiten oder dies unabhängig sichern können (zum Beispiel durch eine Blue Card, Opportunity Card, Abhängigervisum usw.). Bitte beachten Sie jedoch, dass wir derzeit nicht in der Lage sind, zusätzliche Visumsponsoring oder Umzugshilfen anzubieten.