Beschäftigte*r in der Verwaltung Global Mobility (m/w/d)

Die 1810 gegründete Humboldt-Universität zu Berlin ist eine der führenden deutschen Hochschulen. Als Volluniversität mit über 36.000 Studierenden verbindet sie Forschungsexzellenz mit innovativer Nachwuchsförderung. Ihre internationalen Netzwerke, interdisziplinären Forschungskooperationen sowie ihre progressiven Lehrkonzepte prägen den Wissenschaftsstandort Berlin. Die HU ist eine von elf Exzellenzuniversitäten in Deutschland.

Beschäftigte*r in der Verwaltung Global Mobility (m/w/d) – E 6 TV-L HU (Drittmittelfinanzierung befristet bis 31.12.2027, Teilzeitbeschäftigung ggf. möglich)

Aufgaben

• Terminkoordinierung und -überwachung
• Vor- und Nachbereitung von Arbeitstreffen, Veranstaltungen und Dienstreisen
• Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen sowie Ablage, Digitalisierung und Archivierung von Unterlagen
• Abwicklung der Korrespondenz mit internationalen Partneruniversitäten
• Recherchetätigkeiten
• Auskunftserteilung (telefonisch, persönlich, schriftlich) für Stakeholder innerhalb der HU und universitäre Partner
• Pflege der Datenbank MoveOn sowie der Kooperationsdaten der Mobilitätsvereinbarungen der Humboldt-Universität zu Berlin
• Organisatorische Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen (Raum- und Technikorganisation, Catering, Teilnehmendenmanagement)
• Pflege und Aktualisierung der Webseite
• Unterstützung bei der Finanzadministration von Haushalts- und Drittmitteln

Profil

• abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf bzw. gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
• allgemeine Verwaltungskenntnisse vorzugsweise mit Erfahrungen im universitären Umfeld
• Kenntnisse der Universitätsstrukturen sowie der einschlägigen HU-internen Regelungen und Verfahren in den Bereichen Forschung, Studium und Lehre sowie Haushalt und Personal
• Grundkenntnisse im Haushaltsrecht
• Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation
• sichere Beherrschung der deutschen Sprache, sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B2)
• anwendungssichere Kenntnisse der gängigen Office-Software sowie der modernen Büro- und Informationstechniken, Content-Management-Systemen (z. B. Plone) sowie mit Mobilitätsdatenbanken (MoveON), SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie soziale und interkulturelle Kompetenz
• datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten

Wir bieten

• ein modernes und dynamisches Arbeitsumfeld
• eine tarifliche Eingruppierung (TV-L)
• ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• flexible, geregelte Arbeitszeiten (Gleitzeit)
• sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Important note: Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.