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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Bearbeite Post, koordiniere Termine und organisiere Veranstaltungen am Institut für Physik.
- Arbeitgeber: Humboldt-Universität zu Berlin - ein Ort für Forschung und Lehre.
- Mitarbeitervorteile: Teilzeitmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten und ein inspirierendes Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und unterstütze spannende Projekte in der Wissenschaft.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Chancen für persönliche Entwicklung und Gleichstellung sind uns wichtig.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät – Institut für Physik Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik E 7 TV-L HU (Teilzeitbeschäftigung ggf. möglich) Aufgabengebiet: Bearbeitung der analogen und digitalen Postein- und -ausgänge sowie Abwicklung der Korrespondenz Terminkoordinierung und -überwachung für die/den Geschäftsführende/n Direktor/in, die Mitglieder des Institutsrates und seiner Kommissionen in Angelegenheiten des Instituts Raumorganisation und Schlüsselverwaltung Vor- und Nachbereitung von Sitzungen organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Dienstreisen Erstellung von Ausschreibungs- und Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen (Formanträge) einschl. der Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen zur Weiterleitung an die Fakultätsverwaltung Führung und Kontrolle der Urlaubs-, Krankheits- und Abwesenheitskartei Terminüberwachung im Rahmen des Promotionsverfahrens, Koordination relevanter Fristen Anforderungen: abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen allgemeine Sekretariatskenntnisse sicherer Umgang mit Office-Software (insbes. Textverarbeitung und Tabellenkalkulation) sowie Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen (z.B. SAP), Datenbanken und elektronischen Workflow-Tools sichere Beherrschung der deutschen Sprache (mind. C1) sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C2) Erfahrungen im Hochschulbereich, insbes. Kenntnisse HU-interner Regelungen und Verfahren in den Bereichen Forschung, Studium und Lehre sowie Haushalt und Personal erwünscht datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie soziale Kompetenz Bewerbungen (mit Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen) richten Sie bitte bis zum 05.11.2025 unter Angabe der Kennziffer AN/358/25 an die Humboldt-Universität zu Berlin, Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät, Institut für Physik, Prof. Dr. Norbert Koch (Sitz: Newtonstr. 15, 12489 Berlin), Unter den Linden 6, 10099 Berlin oder bevorzugt per E-Mail in einer PDF-Datei an verwaltung.physik@hu-berlin.de . Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Da wir Ihre Unterlagen nicht zurücksenden, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung nur Kopien beizulegen. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt-Universität zu Berlin: https://hu.berlin/DSGVO . Jetzt bewerben
Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik Arbeitgeber: Humboldt-Universität zu Berlin
Kontaktperson:
Humboldt-Universität zu Berlin HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus dem Institut für Physik oder der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät ins Gespräch zu kommen. Sei es auf Veranstaltungen, Messen oder über soziale Medien – je mehr Kontakte du knüpfst, desto besser stehen deine Chancen!
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen aufploppen. Schau regelmäßig auf unserer Website vorbei und bewirb dich direkt, wenn dir eine Stelle ins Auge springt. Zeig Initiative und Interesse – das kommt immer gut an!
✨Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor!
Informiere dich über das Institut und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur ausgeschriebenen Position passen. So kannst du im Gespräch punkten und zeigst, dass du wirklich interessiert bist.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse!
Da die Stelle gute Englischkenntnisse erfordert, sei bereit, diese im Gespräch unter Beweis zu stellen. Vielleicht kannst du sogar ein paar Fachbegriffe aus dem Physikbereich einstreuen – das zeigt, dass du dich mit dem Thema auseinandergesetzt hast!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich: Zeig uns, warum du genau die richtige Person für die Stelle bist! Erzähl uns von deinen Erfahrungen und Fähigkeiten, die dich zu einem perfekten Fremdsprachensekretär*in machen. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Lebenslauf auf den Punkt bringen: Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Wir lieben es, wenn du relevante Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebst, die direkt zur Stelle passen. Denk daran, dass weniger manchmal mehr ist!
Zeugnisse nicht vergessen: Vergiss nicht, alle relevanten Zeugnisse beizufügen! Das gibt uns einen besseren Überblick über deine Qualifikationen und Erfahrungen. Achte darauf, dass alles in einer PDF-Datei gut lesbar ist.
Bewerbung über unsere Website: Am besten bewirbst du dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Humboldt-Universität zu Berlin vorbereitest
✨Mach dich mit den Anforderungen vertraut
Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und mache dir Notizen zu den wichtigsten Anforderungen. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den geforderten Qualifikationen passen. So kannst du im Interview gezielt darauf eingehen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Kommunikationskompetenz zeigen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position als Fremdsprachensekretär*in überzeugend darzustellen.
✨Übe deine Sprachkenntnisse
Da sehr gute Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du sicherstellen, dass du dich in der Sprache wohlfühlst. Übe das Sprechen und Schreiben auf Englisch, um im Interview selbstbewusst antworten zu können. Vielleicht kannst du auch einen Freund oder eine Freundin bitten, ein Rollenspiel mit dir zu machen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Institut. Du könntest zum Beispiel nach den Herausforderungen fragen, die die Stelle mit sich bringt, oder nach den nächsten Projekten des Instituts.