Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik

Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik

Vollzeit 36000 - 60000 € / Jahr (geschätzt) Kein Homeoffice möglich
Humboldt-Universität zu Berlin

Auf einen Blick

  • Aufgaben: Bearbeite Post, koordiniere Termine und organisiere Veranstaltungen am Institut für Physik.
  • Unternehmen: Humboldt-Universität zu Berlin - ein Ort für Forschung und Lehre.
  • Vorteile: Teilzeitmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten und ein inspirierendes Umfeld.
  • Weitere Informationen: Chancen für persönliche Entwicklung und Gleichstellung sind uns wichtig.
  • Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und unterstütze spannende Projekte in der Wissenschaft.
  • Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute Englischkenntnisse erforderlich.

Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.

Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät - Institut für Physik Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik E 7 TV-L HU (Teilzeitbeschäftigung ggf. möglich) Aufgabengebiet: Bearbeitung der analogen und digitalen Postein- und -ausgänge sowie Abwicklung der Korrespondenz Terminkoordinierung und -überwachung für die/den Geschäftsführende/n Direktor/in, die Mitglieder des Institutsrates und seiner Kommissionen in Angelegenheiten des Instituts Raumorganisation und Schlüsselverwaltung Vor- und Nachbereitung von Sitzungen organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Dienstreisen Erstellung von Ausschreibungs- und Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen (Formanträge) einschl. der Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen zur Weiterleitung an die Fakultätsverwaltung Führung und Kontrolle der Urlaubs-, Krankheits- und Abwesenheitskartei Terminüberwachung im Rahmen des Promotionsverfahrens, Koordination relevanter Fristen Anforderungen: abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen allgemeine Sekretariatskenntnisse sicherer Umgang mit Office-Software (insbes. Textverarbeitung und Tabellenkalkulation) sowie Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen (z.B. SAP), Datenbanken und elektronischen Workflow-Tools sichere Beherrschung der deutschen Sprache (mind. C1) sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C2) Erfahrungen im Hochschulbereich, insbes. Kenntnisse HU-interner Regelungen und Verfahren in den Bereichen Forschung, Studium und Lehre sowie Haushalt und Personal erwünscht datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie soziale Kompetenz Bewerbungen (mit Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen) richten Sie bitte bis zum 05.11.2025 unter Angabe der Kennziffer AN/358/25 an die Humboldt-Universität zu Berlin, Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät, Institut für Physik, Prof. Dr. Norbert Koch (Sitz: Newtonstr. 15, 12489 Berlin), Unter den Linden 6, 10099 Berlin oder bevorzugt per E-Mail in einer PDF-Datei an verwaltung.physik@hu-berlin.de . Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Da wir Ihre Unterlagen nicht zurücksenden, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung nur Kopien beizulegen. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt-Universität zu Berlin: https://hu.berlin/DSGVO . Jetzt bewerben

Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik Arbeitgeber: Humboldt-Universität zu Berlin

Die Humboldt-Universität zu Berlin bietet als Arbeitgeber ein inspirierendes Umfeld, das von einer offenen und kollegialen Arbeitsatmosphäre geprägt ist. Mitarbeiter*innen profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem starken Fokus auf Gleichstellung und Diversität. Die Lage in Berlin ermöglicht zudem eine hervorragende Anbindung an kulturelle und wissenschaftliche Einrichtungen, was die persönliche und berufliche Entwicklung fördert.

Humboldt-Universität zu Berlin

Kontaktdaten:

Humboldt-Universität zu Berlin Recruiting-Team

StudySmarter Expertenrat🤫

Wir sind der Meinung, dass Sie so Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik erhalten könnten

Nutze die richtigen Plattformen

Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.

Sei bei Netzwerk-Events aktiv

Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.

Verstehe den Auswahlprozess

Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.

Bewerbung direkt bei Humboldt-Universität zu Berlin

Wenn du auf der Website von Humboldt-Universität zu Berlin stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!

Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik mit Bravour zu bestehen

Verwaltungskenntnisse
Sekretariatskenntnisse
Office-Software (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation)
ERP-Systeme (z.B. SAP)
Datenbanken
elektronische Workflow-Tools
deutsche Sprache (mind. C1)

Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡

Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.

Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!

Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Humboldt-Universität zu Berlin erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.

Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.

Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Humboldt-Universität zu Berlin vorbereitet

Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes

Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.

Bereite dich auf Fallstudien vor

In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!

Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst

Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.

Wende deine Soft Skills an

Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.