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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Projektleitung bei administrativen Aufgaben und der Einführung eines neuen Campus Management Systems.
- Arbeitgeber: Humboldt-Universität zu Berlin mit einem Fokus auf Gleichstellung und Vielfalt.
- Mitarbeitervorteile: Teilzeitbeschäftigung möglich, flexible Arbeitszeiten und ein dynamisches Team.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft des Campus Managements und arbeite in einem innovativen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder gleichwertige Erfahrungen, sehr gute Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Bewerbungen von Frauen und Menschen mit Migrationsgeschichte sind besonders willkommen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Projektassistent*in (m/w/d) befristet vom nächstmöglichen Zeitpunkt bis 31.05.2030 - E 8 TV-L HU (Teilzeitbeschäftigung ggf. möglich)
Aufgabengebiet:
- Bearbeitung administrativer Aufgaben für die Projektleitung sowie die Teilprojektleitungen für das Projekt zur Einführung eines Campus Management Systems, insbesondere:
- Postbearbeitung und -ablage
- Terminkoordination und Überwachung von Fristen, Terminen, Zuarbeiten
- Vor- und Nachbereitung von Beratungen (Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle u. ä.)
- Prozessdokumentation und -information
- Erstellung und Pflege der Projektseiten im Inter- und Intranet
- Pflege des Cloud-Speichers zur Sicherung der Dokumentation von Projektergebnissen
- Mitarbeit bei der Erstellung von Manuskripten
- Layout von Druckstücken und Präsentationen
- Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Durchführung und Nachbereitung von Schulungsmaßnahmen, Workshops u. ä.
- Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten und Mittelbewirtschaftung, u. a. Überwachung der Personal- und Sachmittel des Projekts, Mittelbuchungen und Rechnungsprüfung in SAP
Eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben im Kommunikationsmanagement und Wissenstransfer des Projekts, u. a.:
- Erheben und Bewerten von Erwartungen, Interessen und Anforderungen aller Stakeholder
- Ableiten des Handlungsbedarfs und Erarbeiten von Empfehlungen im Hinblick auf den Einsatz von Kommunikationsmitteln
- Einsatz der Kommunikationsmittel planen und durchführen sowie Kommunikationsmatrix auf Wirksamkeit prüfen und ggf. anpassen
- Optimierung der Informationsflüsse
Anforderungen:
- Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Beruf oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Kenntnisse der Hochschulstrukturen und der Hochschulverwaltung
- Grundkenntnisse des Haushaltsrechts auch im Bereich der Drittmittelabwicklung, des Steuer- und des Verwaltungsrechts, HU-interne Regelungen wie Dienstreiseordnung und Bewirtungsrichtlinie
- Sehr gute Office-Anwenderkenntnisse, Datenbankkenntnisse
- Kenntnisse im Bestellwesen und mit SAP
- Datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten
- Kenntnisse der Gestaltung und Pflege von Webseiten in einem Content Management System
- Langjährige Erfahrung mit der Büroleitung, Team-/Projektassistenz in interdisziplinären Aufgabenbereichen
- Sicheres Beherrschen der deutschen Sprache (mind. C1)
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1)
- Überdurchschnittliches Maß an Organisationsgeschick, Flexibilität und Belastbarkeit
Bewerbungen mit aussagefähigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen) richten Sie bitte bis zum 09.01.2026 unter Angabe der Kennziffer AN/456/25 an die Humboldt-Universität zu Berlin, Studienabteilung, Projektleiter Einführung eines neuen Campus Management Systems, Mario Wohlfahrt, Unter den Linden 6, 10099 Berlin oder vorzugsweise in einer PDF-Datei an mario.wohlfahrt@hu-berlin.de.
Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Da wir Ihre Unterlagen nicht zurücksenden, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung nur Kopien beizulegen.
Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt-Universität zu Berlin: https://hu.berlin/DSGVO.
Jetzt bewerben
Projektassistent*in (m/w/d) Arbeitgeber: Humboldt-Universität zu Berlin
Kontaktperson:
Humboldt-Universität zu Berlin HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Projektassistent*in (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Empfehlungen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die Humboldt-Universität und das Projekt, für das du dich bewirbst. Zeige, dass du wirklich interessiert bist und bringe eigene Ideen mit.
✨Tipp Nummer 3
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Dort findest du alle Informationen und kannst dich direkt bewerben. Das macht es uns einfacher, deine Unterlagen zu prüfen.
✨Tipp Nummer 4
Bleib flexibel und offen für verschiedene Aufgaben! Als Projektassistent*in wirst du viele verschiedene Dinge machen. Zeige, dass du bereit bist, dich in neue Themen einzuarbeiten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Projektassistent*in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache, um deine Motivation für die Stelle als Projektassistent*in zu verdeutlichen. Erkläre, warum du genau zu uns passt und was dich an der Position reizt.
Lebenslauf auf den Punkt bringen: Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die direkt mit den Anforderungen der Stelle übereinstimmen. Wir lieben es, wenn du uns zeigst, was du drauf hast!
Zeugnisse nicht vergessen!: Füge alle relevanten Zeugnisse und Nachweise bei, die deine Qualifikationen untermauern. Das gibt uns einen besseren Überblick über deine bisherigen Leistungen und Erfahrungen. Achte darauf, dass alles in einer PDF-Datei gut lesbar ist.
Bewerbung über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Humboldt-Universität zu Berlin vorbereitest
✨Informiere dich über das Projekt
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Campus Management System verschaffen. Verstehe die Ziele des Projekts und die Rolle, die du als Projektassistent*in spielen würdest. Das zeigt dein Interesse und deine Vorbereitung.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Umgang mit Stakeholdern zeigen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, den Herausforderungen des Projekts oder den Erwartungen an die Rolle sein. Das zeigt, dass du aktiv an dem Gespräch teilnimmst und wirklich interessiert bist.
✨Präsentiere deine IT-Kenntnisse
Da die Stelle gute Office-Anwenderkenntnisse und Erfahrung mit SAP erfordert, sei bereit, darüber zu sprechen, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel geben, wie du mit Datenbanken gearbeitet hast oder Webseiten gepflegt hast.
