kundentermine, pitches, deadlines und produktionen: in einer agentur wie huth+wenzel passiert viel gleichzeitig – und genau das macht den job spannend. als office manager:in behältst du die gesamte agentur im blick: unsere mitarbeitenden, die geschäftsführung und alles, was den alltag am laufen hält. auch wenn kurz vor der abreise zum dreh noch ein hotelzimmer fehlt.
du bist mittendrin, arbeitest eng mit dem team und der geschäftsführung zusammen und hältst viele fäden in der hand – aber nicht allein. im office-management-team sorgt ihr für einen gut organisierten agenturalltag und dafür, dass unser office ein besonderer ort bleibt: eine schöne location, in der man gerne arbeitet, zusammenkommt und auch gemeinsam feiert. abwechslungsreich und mit viel raum, eigene ideen einzubringen.
deine Aufgaben bei uns:
- du hältst den agenturbetrieb im alltag am laufen und bist für alle mitarbeitenden sowie die gf erste anlaufstelle für organisatorische fragen
- du planst geschäftsreisen von der buchung bis zur abrechnung und findest auch dann eine gute lösung, wenn sich kurzfristig etwas ändert
- du kümmerst dich um unsere poolcars: wartungen, termine, tankkarten etc.
- du koordinierst unsere externen dienstleister – von reinigung bis handwerk– und behältst termine und aufträge im blick
- du bereitest unterlagen für meetings vor, behältst fristen im blick und erinnerst die richtigen personen zur richtigen zeit
- du organisierst gemeinsam mit dem office-management-team interne veranstaltungen, teamabende und agenturevents – von der ersten idee bis zur umsetzung
- du trägst dazu bei, dass unser office mehr ist als ein arbeitsplatz: ein guter ort für zusammenarbeit, austausch und besondere gemeinsame momentedu sorgst gemeinsam mit geschäftsführung und team dafür, dass wichtige interne informationen ankommen – kurz, verständlich und rechtzeitig
- du erkennst, wo abläufe einfacher oder klarer werden können, und entwickelst sie gemeinsam mit uns weiter
was du mitbringst:
- du hast eine kaufmännische ausbildung, ein studium oder eine vergleichbare qualifikation und mindestens zwei jahre berufserfahrung im office
- bestenfalls kennst die agentur- oder kreativbranche oder hast bereits in einem dynamischen, kommunikativen umfeld gearbeitet
- erfahrung im office management, in der assistenz oder im backoffice
- du arbeitest strukturiert, selbstständig und verlässlich – auch wenn mehrere themen gleichzeitig laufen
- du kommunizierst klar und verbindlich mit geschäftsführung, team, dienstleistern und gästen
- du hast ein gutes gespür für menschen und findest den richtigen ton – ob am telefon, per mail oder im persönlichen kontakt
- du arbeitest sicher mit den gängigen office-tools und organisierst dinge gern so, dass andere gut damit weiterarbeiten können
- du behältst auch bei kurzfristigen änderungen den überblick und bleibst lösungsorientiert
- du hast lust, nicht nur bestehende abläufe zu verwalten, sondern sie gemeinsam mit uns besser zu machen
- du sprichst und schreibst sehr gut deutsch
come as you are
bei uns bist du willkommen, so wie du bist. egal wie du aussiehst, wo du herkommst, wie alt du bist, wen du liebst, wie du dich definierst oder ob du mit einer behinderung lebst. denn wir glauben fest daran, dass echte vielfalt uns reicher macht — im job und als menschen. also lass uns gemeinsam ein super offenes und inklusives umfeld gestalten.
