Chief of Staff (gn) in Berlin

Über uns Weg mit langen Vorlaufzeiten, hohen Einstiegskosten und statischen Bildern! Bei HYGH bringen wir digitale Außenwerbung auf das nächste Level. Sekundenschnelle, flexible Kampagnenschaltung – 100 % bewegt, überall in der Stadt. Bereits in den Top 12 Städten Deutschlands präsent, ermöglicht unser HYGH Display Netzwerk Unternehmen jeder Größe lokale Sichtbarkeit. Doch das ist erst der Anfang! Unsere Vision reicht von Deutschland über Europa bis zu den pulsierenden Metropolen weltweit. Wir wollen digitale Hubs schaffen, die mit dem Times Square oder dem Piccadilly Circus mithalten können. Inmitten des kreativen Puls von Berlin Mitte arbeitet unser herausragendes Team täglich daran, die Werbewelt smarter zu gestalten.

Was Deine Aufgaben sind:

• Zweck der Rolle: Der Chief of Staff fungiert als strategischer Sparringspartner und operative rechte Hand des CEO. Die Rolle bildet die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, den operativen Unternehmensbereichen (Sales, Marketing, Tech & Product, Network, Finance, BI/Data) sowie externen Stakeholdern. Ziel ist es, die Umsetzungsgeschwindigkeit strategischer Initiativen zu maximieren, Informationsflüsse zu optimieren und sicherzustellen, dass die Unternehmensstrategie konsistent in operative Ergebnisse übersetzt wird.
• Kernverantwortlichkeiten:
  • Gremienmanagement & Corporate Governance: Vor- und Nachbereitung des Core Leadership Team (CLT) Meetings: Agenda-Erstellung, Einholung von Statusupdates der VPs, Dokumentation von Beschlüssen und Nachverfolgung offener Action Items. Board of Directors Meeting & Verwaltungsratssitzung: Erstellung von Beschlussvorlagen, Zusammenstellung von Reporting-Unterlagen, Koordination zwischen Management und Gremien.
  • Investor Relations & Fundraising Support: Aufbau, Pflege und laufende Aktualisierung des virtuellen Datarooms für bestehende und potenzielle Investoren. Durchführung und Aktualisierung von Finanzanalysen, KPI‑Reportings und Marktdaten zur Investorenkommunikation. Betreuung der Investor‑Mail Inbox: Erstbewertung von Anfragen, Koordination von Antworten mit Board, Nachverfolgung von Follow‑ups. Unterstützung bei der Vorbereitung von Pitch Decks und Investment‑Materialien.
  • Strategische Projektkoordination: Leitung und Koordination bereichsübergreifender strategischer Projekte von der Konzeptphase bis zur Umsetzung – inkl. Definition von Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Eskalationswegen. Übernahme einer PMO‑ähnlichen Funktion für Initiativen, die mehrere VP‑Bereiche betreffen und keiner einzelnen Abteilung zugeordnet werden können. Sicherstellung von Fortschrittskontrolle, Risikobewertung und regelmäßigem Reporting an den CEO.
  • Interne Vernetzung & operative Unterstützung: Regelmäßiger Austausch mit allen VP‑Bereichen, um strategische Prioritäten zu synchronisieren, Engpässe frühzeitig zu erkennen und bei Ad‑hoc‑Problemlösungen zu unterstützen. Funktion als Frühwarnsystem für den CEO: Identifikation von Reibungspunkten, Informationsasymmetrien oder Ressourcenkonflikten zwischen Abteilungen. Vermittlung und Moderation bei bereichsübergreifenden Abstimmungsbedarfen.
  • AI‑Initiativen & Digitale Transformation: Unterstützung beim Roll‑out unternehmensweiter AI‑Initiativen in enger Zusammenarbeit mit dem AI‑Bereich. Identifikation von Use Cases in den operativen Bereichen, Begleitung von Pilotprojekten und Sicherstellung der Adoption durch die Teams. Brückenfunktion zwischen technischer AI‑Entwicklung und operativer Anwendung in den Fachabteilungen.
  • CEO‑Entlastung & Kommunikation: Priorisierung und Vorfilterung von Themen und Entscheidungsbedarfen für den CEO. Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Briefings und Talking Points für interne und externe Termine. Sicherstellung, dass strategische Beschlüsse der Geschäftsleitung zeitnah und konsistent in die Organisation kommuniziert werden.
  • Performance Monitoring & Reporting: In enger Abstimmung mit dem BI/Data Team: Aufbau und Pflege eines übergreifenden KPI‑Dashboards, das dem CEO einen konsolidierten Blick auf die Unternehmensperformance ermöglicht. Zusammenführung von Daten aus den VP‑Bereichen zu einem konsistenten Gesamtbild. Erstellung von Management Summaries und Entscheidungsgrundlagen auf Basis quantitativer und qualitativer Analysen.

Was Du mitbringst:

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium (z. B. in Betriebswirtschaftslehre, Finance, Entrepreneurship oder einem vergleichbaren Studiengang); ein weiterführender Abschluss (z. B. Master/MBA) ist von Vorteil.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer strategischen oder operativen Rolle mit hoher Exponierung zur Geschäftsleitung (z. B. Consulting, Investment Banking, Venture Capital, Start‑up/Scale‑up, Inhouse Strategy oder Chief of Staff Funktion).
• Ausgeprägtes strategisches Denkvermögen kombiniert mit hoher Umsetzungsstärke („Hands‑on‑Mentalität“) und dem Anspruch, Themen eigenständig voranzutreiben.
• Hervorragende analytische Fähigkeiten sowie Sicherheit im Umgang mit KPIs, Finanzanalysen und datenbasierten Entscheidungsgrundlagen.
• Erfahrung in der Steuerung komplexer, bereichsübergreifender Projekte sowie in der Strukturierung von Prozessen und Prioritäten auf Top‑Management‑Level.
• Starkes Stakeholder‑Management: Fähigkeit, auf Augenhöhe mit C‑Level, Board‑Mitgliedern, Investoren und internen Führungskräften zu kommunizieren und zu moderieren.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (mündlich & schriftlich), inklusive der Erstellung von Entscheidungsunterlagen, Präsentationen und Management‑Summaries.
• Hohe Eigenverantwortung, Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu steuern und in einem dynamischen Umfeld klare Prioritäten zu setzen.
• Technisches Grundverständnis, insbesondere im Bereich Daten/BI und idealerweise erste Berührungspunkte mit AI‑/Digitalisierungsinitiativen.
• Unternehmerisches Mindset, hohe Problemlösungskompetenz und die Fähigkeit, in unscharfen Situationen Struktur zu schaffen.

Optional / Plus:

• Erfahrung im Fundraising‑Umfeld oder in der Zusammenarbeit mit Investoren und Gremien.
• Hintergrund in schnell wachsenden, PE‑backed Unternehmen.
• Branchenkenntnisse in der Media‑/OOH‑Branche.
• Erfahrung im Aufbau von Reporting- oder KPI‑Systemen.

Was wir Dir bieten:

• Moderne Arbeitsweise, flexible Arbeitsmodelle, motiviertes Team.
• Offener Austausch, Transparenz und Kommunikation auf Augenhöhe.
• Exklusives und modernes Büro im Herzen Berlins.
• Gemeinsames Teamfrühstück und spannende Mitarbeiterevents.
• Faire Vergütung.
• Betriebliche Altersvorsorge (bAV) mit erheblichen Arbeitgeberleistungen.
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• Mitarbeiterrabatte für attraktive Marken.
• Mitarbeiterempfehlungsprogramm.
• Für Vitamine und Getränke im Office ist stets gesorgt.

Wenn Du eine neue Herausforderung suchst und Dich angesprochen fühlst, ist es Zeit, Dich kennen zu lernen. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.