Payroll Partner (m/w/d)

Hansefit ist ein führender Anbieter in Deutschland in den Bereichen Fitness, Gesundheitstraining, Wellness und Schwimmen. Wir bieten Arbeitgebern wichtige Bausteine für das betriebliche Gesundheitsmanagement und Employer Branding und schaffen eine bessere Life‑Balance für die Mitarbeiter unserer Kunden.

Deine Mission bei Uns

Du liebst Zahlen, arbeitest präzise und weißt, dass hinter jeder Gehaltsabrechnung echte Menschen stehen. Als Payroll Partner bei Epassi bist du Teil unseres People & Culture Teams. Du übernimmst die Verantwortung für eine reibungslose, compliant und termingerechte Entgeltabrechnung und bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte bei allen Fragen rund ums Gehalt. Dich erwartet ein eingespieltes, herzliches Team, das sich auf dich freut. Die Stelle ist als Nachfolge zu besetzen und kann in Voll‑ oder Teilzeit (mind. 30 Std./Woche) ausgeübt werden.

Den Bereich Verantwortest Du

• Lohn- und Gehaltsabrechnung & Compliance: Du stellst sicher, dass die monatliche Abrechnung für alle Mitarbeitenden in Deutschland pünktlich, fehlerfrei und vollständig im Einklang mit dem deutschen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht durchgeführt wird.
• Benefits‑ und Vergütungsadministration: Du verwaltest Zusatzleistungen wie bAV, Essensschecks und Mobilitätsbudget und sorgst dafür, dass alle entgeltrelevanten Bestandteile korrekt abgebildet sind.
• HR‑Datenpflege, Reporting & Mitarbeiterbetreuung: Du pflegst die Stammdaten im HRIS, erstellst Berichte für Geschäftsführung und Finance und bist verlässliche Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte.

Was du täglich tun wirst

• Vorbereitung und Durchführung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung in DATEV Lohn & Gehalt in enger Abstimmung mit dem externen Abrechnungsdienstleister.
• Verarbeitung aller entgeltrelevanten Veränderungen: Eintritte, Austritte, Gehaltsanpassungen, Boni und variable Vergütungsbestandteile.
• Pflege und Prüfung abrechnungsrelevanter Eingaben: Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Krankheit, Elternzeit und sonstige Abwesenheiten.
• Korespondenz mit Finanzämtern, Krankenkassen und Sozialversicherungsträgern.
• Administration von Zusatzleistungen (bAV, Essensschecks, Mobilitätsbudget u. ä.).
• Pflege und Aktualisierung der abrechnungsrelevanten Stammdaten im HRIS.
• Erstellung von Entgeltberichten und Statistiken für Geschäftsführung und Finance.
• DSGVO-konforme und revisionssichere Verwaltung von Entgelt- und Personaldaten.
• Ansprechpartner/in für Mitarbeitende und Führungskräfte bei Fragen zu Abrechnung, Netto‑Brutto‑Berechnungen und Benefits.
• Mitwirkung beim Jahresabschluss und Lohnsteuerjahresausgleich.

Fähigkeiten und Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt Lohnbuchhaltung, Steuern oder Personalwesen (z. B. Steuerfachangestellte/r, Personalfachkauffrau/-mann).
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der eigenständigen Entgeltabrechnung im deutschen Umfeld, idealerweise für mind. 100 Mitarbeitende.
• Fundierte Kenntnisse im deutschen Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht.
• Sehr gute DATEV‑Kenntnisse (Lohn & Gehalt) – zwingend erforderlich.
• Erfahrung mit HRIS‑Systemen (z. B. HiBob) und digitalen HR‑Tools.
• Kenntnisse im Jahresabschluss, Lohnsteuerjahresausgleich und in der Vorbereitung von Lohnsteuerprüfungen.
• Vertrautheit mit elektronischen Meldeverfahren (ELStAM, SV‑Meldungen, DESKA).
• Sicherer Umgang mit MS Office 365, insbesondere Excel (fortgeschritten).

Dein Track Rekord

Du hast mindestens drei Jahre lang eigenständig die Entgeltabrechnung im deutschen Umfeld verantwortet – mit DATEV, für eine relevante Mitarbeiterzahl und unter Einhaltung aller gesetzlichen Fristen und Vorschriften. Du hast Jahresabschlüsse und Lohnsteuerjahresausgleiche begleitet und weißt, wie man Lohnsteuerprüfungen souverän vorbereitet. Fehler in deiner Abrechnung sind die Ausnahme, nicht die Regel.

Dein Sprachprofil

• Deutsch: verhandlungssicher (Muttersprache oder gleichwertiges Niveau).
• Englisch: Grundkenntnisse von Vorteil.

Dein Kompetenzprofil

• Zahlenaffinität: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und mit einem echten Gespür für Genauigkeit – auch wenn es unter Zeitdruck mal eng wird.
• Diskretion & Verlässlichkeit: Du gehst mit sensiblen Entgelt‑ und Personaldaten mit höchster Sorgfalt und absolutem Vertrauen um.
• Fristenorientierung: Du verlierst auch in stressintensiven Abrechnungsphasen nie den Überblick und lieferst pünktlich – ohne Abstriche bei der Qualität.
• Serviceorientierung: Du bist eine kommunikationsstarke Ansprechperson, die Mitarbeitende und Führungskräfte schnell, klar und freundlich weiterbringt.
• Proaktive Problemlösung: Du wartest nicht, bis Fehler auffallen – du erkennst sie frühzeitig und löst sie eigenständig.

Warum Du zu uns kommen solltest

• Internationalität & Wachstum – als Teil der Epassi‑Gruppe sind wir in über 10 Ländern aktiv und gestalten die Zukunft des Wellbeing mit derzeit mehr als 1 000 Mitarbeitenden europaweit.
• Individuelle Weiterentwicklung mit persönlichem Entwicklungsplan, jährlichem Weiterbildungsbudget sowie Zugang zu Coursera und Babbel für Deine Lernziele.
• Hansefit‑App – Zugang zu einem deutschlandweiten Netzwerk von Wellbeing‑Angeboten mit über 13 000 Sport‑ und Wellnesspartnern und mehr als 50 Sportarten.
• Onboarding lokal & international – Ob in Bremen, Hamburg, München oder remote – Dein Start bei uns ist durchdacht, begleitet und persönlich.
• Work Community: Moderne Büros in Bremen, Hamburg und München, die mit Getränken und frischem Obst ausgestattet sind sowie monatliches Office Lunch und regelmäßige Teamevents.
• Workation: Du hast Möglichkeit bis zu 4 Wochen im Jahr von einem beliebigen Ort in Europa zu arbeiten.
• Fahrrad‑Leasing – JobRad für den Arbeitsweg oder privat.
• Urlaub: 30 Tage pro Jahr bei einer 5‑Tage‑Woche.
• Mentale Gesundheit ist uns wichtig: Du erhältst kostenlosen Zugang zu Auntie, einem professionellen Coaching‑Service für mentale Gesundheit, der Dich im Alltag stärkt und Dir hilft, Resilienz, Klarheit und Balance zu finden.