Assistant Manager Event Operations

Warum Sie es lieben werden, hier zu arbeiten

Bei IATA vertreten wir über 350 Fluggesellschaften weltweit und setzen uns dafür ein, die Luftfahrt sicherer, intelligenter, nachhaltiger und inklusiver zu gestalten. Unsere Werte sind nicht nur Worte auf einer Seite - sie sind die Energie hinter allem, was wir tun:

• EIN IATA - Wir arbeiten teamübergreifend zusammen,
• VERTRAUENSWÜRDIG - Wir tun das Richtige,
• INNOVATIV - Wir machen morgen besser,
• INKLUSIV - Wir schätzen unterschiedliche Perspektiven.

Mit über 30.000 verfügbaren Kursen glauben wir an kontinuierliches Lernen und unterstützen Ihr Wachstum in einer sich ständig verändernden Branche. Vielfalt, Gleichheit und Inklusion sind unsere Prioritäten. Wir sind von der Equal Salary Foundation zertifiziert und bieten gleiche Bezahlung sowie familienfreundliche Richtlinien. Wir fördern das Engagement in der Gemeinschaft durch Freiwilligenarbeit und streben danach, die Luftfahrt und unsere Gemeinschaften für morgen besser zu machen. Wir bieten Freizeit, damit Sie wichtige Anliegen unterstützen können. Wir fördern die Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeitsoptionen, einschließlich Remote- und Hybridarbeit, einer großzügigen 'Arbeiten aus dem Ausland'-Richtlinie, und Sie haben an Ihrem Geburtstag frei!

Über das Team, dem Sie beitreten

Die IATA Events bieten Organisationen, die im Lufttransport tätig sind, eine wesentliche Plattform für Einblicke, Diskussionen und Zusammenarbeit zu branchenbezogenen Themen. Sie werden dem IATA Event Operations-Team als Assistant Manager Event Operations beitreten und somit in einem schnelllebigen, multidisziplinären und vielfältigen Umfeld arbeiten. Wenn Sie über ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten, ein hohes Maß an Eigeninitiative und ein starkes kulturelles Bewusstsein verfügen, gerne mit internen und externen Interessengruppen kommunizieren und an Veranstaltungen sowie der Lufttransportbranche interessiert sind, ermutigen wir Sie nachdrücklich, sich auf diese Position zu bewerben. Sie berichten an den Senior Manager Event Operations und unterstützen die Verwaltung, den Betrieb und die Logistik der jährlichen globalen IATA-Veranstaltungen.

Wie Ihr Tag aussehen würde

Als Assistant Manager Event Operations spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Durchführung nahtloser und wirkungsvoller Veranstaltungen. Ihr Tag wird dynamisch und abwechslungsreich sein, einschließlich:

• Aufbau und Verwaltung von Veranstaltungsregistrierungswebsites mit CVENT, um ein reibungsloses Teilnehmererlebnis von Anfang bis Ende zu gewährleisten,
• Koordination von Sponsoraktivitäten, von der Vertragsbearbeitung bis zur Verwaltung von Registrierungen und Gewährleistung der Sichtbarkeit über alle Veranstaltungskontaktpunkte hinweg,
• Bearbeitung von Veranstaltungs- und Lieferantenlogistik, einschließlich Verträgen, Zahlungen und fortlaufender Koordination, um alles auf Kurs zu halten,
• Verwaltung der Zuschussadministration, Gewährleistung einer genauen Datenkoordination und zeitgerechten Berichterstattung,
• Zusammenarbeit mit internen Interessengruppen, einschließlich Kernteams und Unterstützungsfunktionen, um sich auf Veranstaltungsziele, Ergebnisse und Zeitpläne abzustimmen,
• Überwachung von Vereinbarungen mit der Gastgeberfluggesellschaft in SAP und LCP, um die Einhaltung und reibungslose Ausführung sicherzustellen,
• Pflege des Ausstellerportals, Aktualisierung der Inhalte und Unterstützung der Bedürfnisse der Aussteller,
• Produktion und Verwaltung von SPEX-Broschüren, enge Zusammenarbeit mit Design- und Inhaltsteams,
• Bereitstellung von Unterstützung vor Ort bei Veranstaltungen, als Ansprechpartner für operative Exzellenz während der Live-Veranstaltungen,
• Verfolgung von Rückstellungen und Budgets, Gewährleistung finanzieller Genauigkeit und Transparenz,
• Entwurf von Vor- und Nachveranstaltungskommunikationen, einschließlich „Wissen, bevor Sie gehen“-Leitfäden, Inhalten für die Veranstaltungs-App und Moderationsnotizen, um sicherzustellen, dass alle informiert und engagiert sind,
• Leitung zugewiesener Projekte von A bis Z, Gewährleistung einer erfolgreichen Planung, Ausführung und Lieferung, während die Qualität der Arbeit anderer Teammitglieder (Koordinatoren, Praktikanten) überwacht wird.

Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören, wenn

• Sie einen Hochschulabschluss in einem verwandten Bereich (Marketing, Eventmanagement, Wirtschaft) haben und 2-5 Jahre Erfahrung in einem verwandten Bereich mitbringen,
• Sie MS Office (Excel, Word, PPT usw.) beherrschen und idealerweise Kenntnisse in SAP, Power BI und HTML/SharePoint haben,
• Sie Erfahrung mit der CVENT-Registrierungsplattform haben,
• Sie mehrere Projekte priorisieren können, hochorganisiert sind und sich um detaillierte administrative Aufgaben kümmern können,
• Sie sich leicht an die Arbeitsbelastung anpassen und unter Druck proaktiv, mit einer positiven Einstellung und Problemlösungsfähigkeiten arbeiten können,
• Sie hervorragende Englischkenntnisse in Wort und Schrift haben und ein gutes Auge für Details besitzen,
• Sie bereit sind, zu den Veranstaltungen zu reisen.

Reise erforderlich: Ja

Erfahren Sie mehr über die Rolle von IATA in der Branche, unsere Vorteile und das Team unter iata/careers/. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!