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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze einen Unternehmer in der Büroorganisation, Reiseplanung und Projektassistenz.
- Arbeitgeber: Dynamisches Unternehmen mit internationalem Umfeld und direkter Zusammenarbeit.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Vergütung, modernes Büro, Dienstwagen und hochwertige technische Ausstattung.
- Andere Informationen: Flexibles Arbeiten und viel Gestaltungsspielraum in einem abwechslungsreichen Job.
- Warum dieser Job: Übernehme Verantwortung und gestalte aktiv den Alltag eines Unternehmers mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Als Executive Assistent (m/w/d) unterstützen Sie einen Unternehmer mit mehreren Firmen in allen organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Belangen. Sie arbeiten sehr eng und vertrauensvoll mit dem Unternehmer zusammen, strukturieren den Alltag, schaffen Überblick und stellen sicher, dass Aufgaben, Termine und Informationen reibungslos koordiniert werden. Dabei agieren Sie zuverlässig, vorausschauend und mit hoher Eigenständigkeit.
Aufgaben
- Büroorganisation & Administration
- Selbstständige Planung und Koordination des Termin- und Aufgabenmanagements
- Sicherstellung eines effizienten Tagesablaufs sowie Priorisierung eingehender Themen
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollen und Follow-ups
- Koordination von interner und externer Kommunikation
- Strukturierung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten
- Organisation von Geschäftsreisen (national & international)
- Planung von Unterkünften, Transfers und Reiseunterlagen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von geschäftlichen Veranstaltungen oder Terminen
- Durchführung von Recherchen, Analysen und Auswertungen
- Unterstützung bei juristischen und administrativen Vorgängen (z. B. Dokumentenvorbereitung, Abstimmung mit Anwaltskanzleien, Notariaten oder Steuerberatern)
- Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Zusammenfassungen
- Koordination kleinerer Projekte zur Entlastung des Unternehmers
- Ansprechpartner/in für interne und externe Stakeholder
- Koordination mit Dienstleistern, Partnern und Geschäftskontakten
- Sicherstellung eines klaren und strukturierten Informationsflusses
Qualifikation
- Berufserfahrung als Executive Assistant, Persönliche Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Hohe Flexibilität und Bereitschaft zu regelmäßigen, teilweise kurzfristigen Reisen
- Verfügbarkeit und Belastbarkeit auch außerhalb klassischer Bürozeiten, wenn erforderlich
- Sehr gutes Organisationsvermögen, strukturierte Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
- Loyalität, Diskretion und ein souveränes, vertrauenswürdiges Auftreten
- Fähigkeit, Situationen schnell einzuschätzen und Lösungen proaktiv voranzutreiben
- Technische Affinität sowie sicherer Umgang mit modernen Tools
- Führerschein Klasse B
Benefits
- Enge und direkte Zusammenarbeit mit dem Unternehmer
- Eigenes, modern ausgestattetes Büro
- Hochwertige technische Ausstattung (Laptop, Smartphone etc.)
- Dienstwagen mit Privatnutzung
- Faire, attraktive Vergütung
- Ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabenspektrum
- Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen
- Ein internationales, dynamisches Arbeitsumfeld
Executive Assistent / Assistenz des Unternehmers (m/w/d) Arbeitgeber: IB Media GmbH
Kontaktperson:
IB Media GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistent / Assistenz des Unternehmers (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Executive Assistant bewirbst, zeige dein Interesse, indem du direkt Kontakt mit dem Unternehmer oder dem HR-Team aufnimmst. Frag nach, wie du deine Fähigkeiten am besten einbringen kannst und was sie von dir erwarten.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder bereits bei dem Unternehmen sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Einstieg erleichtert.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Firma und die Projekte des Unternehmers. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten konkret auf die Anforderungen der Stelle zuschneiden kannst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Und vergiss nicht, deine Leidenschaft für die Organisation und Koordination zu betonen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistent / Assistenz des Unternehmers (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, den Überblick zu behalten.
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen. Fehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen, und das wollen wir vermeiden.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um uns zu erreichen, ist über unsere Website. Dort kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei IB Media GmbH vorbereitest
✨Vorbereitung ist alles
Informiere dich gründlich über das Unternehmen und den Unternehmer, den du unterstützen wirst. Verstehe die Branche, in der er tätig ist, und sei bereit, Fragen zu stellen, die dein Interesse und deine Initiative zeigen.
✨Strukturiere deine Antworten
Bereite dich auf typische Interviewfragen vor, indem du deine Antworten klar strukturierst. Nutze die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result), um deine Erfahrungen und Fähigkeiten anschaulich darzustellen.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Organisation erfordert, bringe Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung mit, die deine Fähigkeit zur Planung und Koordination unter Beweis stellen. Vielleicht hast du ein Projekt erfolgreich gemanagt oder ein Event organisiert – teile diese Geschichten!
✨Sei proaktiv und flexibel
Betone deine Flexibilität und Bereitschaft, auch außerhalb der klassischen Bürozeiten zu arbeiten. Zeige, dass du in der Lage bist, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Lösungen zu finden, wenn unerwartete Herausforderungen auftreten.