Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und steuere das Office-Management für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: Wachsendes Ingenieurbüro mit Fokus auf Energie, Mobilität und Umwelt.
- Vorteile: Unbefristeter Vertrag, 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und Mitarbeiterrabatte.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft mit uns und übernehme Verantwortung in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, Erfahrung im Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Wir sind dieTREYSTA Ingenieure Holding GmbH, eine erfolgreich wachsende Unternehmensgruppe, bestehend aus 10+ etablierten Ingenieurbüros. Gemeinsam treiben wir wichtige Infrastrukturprojekte in den Bereichen Energie, Mobilität und Umwelt voran. Mit über 600 Mitarbeitenden an 25 Standorten in Deutschland entwickeln wir Lösungen, die unsere Zukunft gestalten.
Für unsere Holding am Standort Berlin (Kurfürstendamm 29) suchen wir einen Office Manager (m/w/d), der als zentrale Schnittstelle im Tagesgeschäft agiert und für einen reibungslosen Ablauf aller administrativen und organisatorischen Prozesse sorgt. In dieser Position arbeitest Du eng mit dem Management zusammen und bist erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner.
Wenn Dich diese Aufgaben interessieren:
- Organisation und Steuerung sämtlicher Office-Management-Tätigkeiten im Tagesgeschäft.
- Planung, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen für das Management.
- Strukturierte Verwaltung und Pflege der Datenablage für Verträge, Dokumente und Protokolle.
- Professioneller Empfang sowie Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und externen Stakeholdern.
- Organisation und Koordination von Meetings, Boardmeetings und Veranstaltungen.
- Optional Übernahme von Aufgaben im Bereich Arbeitssicherheit im Büro.
Und Du Dich hier wiedererkennst:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder Front Office Umfeld.
- Sicherer Umgang mit MS Office 365.
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres und freundliches Auftreten.
- Hohes Organisationsvermögen, strukturierte Arbeitsweise und Serviceorientierung.
- Sehr gute Deutschkenntnisse auf C1-Niveau sowie gute Englischkenntnisse auf B2-Niveau.
Dann bieten wir Dir das an:
- Ein sicheres und stabiles Umfeld durch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit wettbewerbsfähiger Vergütung.
- 30 Tage wohlverdienten Urlaub – zusätzlich sind der 24.12. und 31.12. arbeitsfrei.
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten sowie eine hybride Arbeitsumgebung.
- Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits bei über 100 Partnerunternehmen.
- Eine Sachbezugskarte mit monatlicher Aufladung von 50 €.
- Die Möglichkeit eines JobRads.
- Wir sorgen dafür, dass Du bei Kind-Krank-Tagen keine finanziellen Nachteile hast.
- Professionelle Einarbeitung, aktive Unterstützung durch das Team und eine Ausstattung, damit Du erfolgreich bist.
- Eine Umgebung, die sich durch Zusammenarbeit auszeichnet und Dir stets mit Rat und Tat zur Seite steht.
- Zusammenarbeit auf Vertrauensbasis, kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und an wichtigen Themen mitzuwirken.
- Die Chance, Teil einer Unternehmensgruppe zu sein, welche einen wichtigen Beitrag zur Energiewende, Verkehrswende und zum Umweltschutz leistet.
Deine Zukunft beginnt hier: Auch wenn Du nicht alle Anforderungen zu 100 % erfüllst, freuen wir uns auf Deine Bewerbung. Bei uns zählen nicht nur Deine bisherigen Erfahrungen, sondern vor allem Dein Potenzial und Deine Leidenschaft.
Gemeinsam für Vielfalt: Wir legen großen Wert auf Chancengleichheit und Vielfalt in unserem Team. Alle Bewerber:innen sind bei uns willkommen, unabhängig von Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Alter, sexueller Orientierung oder anderen geschützten Merkmalen. Vielfalt ist unsere Stärke!
Neugierig geworden? Dann bewirb Dich jetzt und werde Teil unseres Teams. Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!
Office Manager / Front Desk (w/m/d) Arbeitgeber: Ib Rinne
Die TREYSTA Ingenieure Holding GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern ein sicheres und stabiles Arbeitsumfeld in Berlin bietet. Mit flexiblen Arbeitszeiten, 30 Tagen Urlaub und einer starken Teamkultur fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter. Zudem engagiert sich die Unternehmensgruppe aktiv für wichtige Infrastrukturprojekte, was den Job des Office Managers nicht nur bedeutungsvoll, sondern auch bereichernd macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager / Front Desk (w/m/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager interessierst, schau dir die Unternehmenswebsite an und bewirb dich direkt dort. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern von TREYSTA in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das kann dir einen Vorteil verschaffen!
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Projekte von TREYSTA und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten im Office Management einbringen kannst. Zeig, dass du die richtige Person für den Job bist!
✨Tip Nummer 4
Sei authentisch! Während des Gesprächs ist es wichtig, du selbst zu sein. Zeige deine Leidenschaft für die Position und das Unternehmen. Das wird dir helfen, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager / Front Desk (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, wie du wirklich bist. Zeig in deinem Anschreiben deine Persönlichkeit und Leidenschaft für die Position als Office Manager. Lass uns wissen, warum du der perfekte Fit für unser Team bist!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, um deine Erfahrungen und Qualifikationen übersichtlich darzustellen. Das zeigt uns, dass du ein Organisationstalent bist!
Sprich unsere Sprache!:Nutze die Sprache aus der Stellenanzeige in deiner Bewerbung. Wenn wir von 'Serviceorientierung' sprechen, zeig uns, wie du das in der Vergangenheit umgesetzt hast. So sehen wir sofort, dass du die Anforderungen verstehst!
Bewirb dich direkt bei uns!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie direkt bei uns landet und wir schnell auf dich reagieren können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ib Rinne vorbereitet
✨Informiere Dich über die Firma
Bevor Du zum Interview gehst, solltest Du Dich gründlich über dieTREYSTA Ingenieure Holding GmbH informieren. Schau Dir ihre Projekte, Werte und die Unternehmenskultur an. So kannst Du gezielte Fragen stellen und zeigst echtes Interesse.
✨Bereite Deine Unterlagen vor
Stelle sicher, dass Du alle relevanten Dokumente wie Deinen Lebenslauf, Zeugnisse und Referenzen griffbereit hast. Eine gut strukturierte Mappe macht einen professionellen Eindruck und zeigt, dass Du organisiert bist.
✨Übe Deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kommunikation erfordert, solltest Du Deine Fähigkeiten im Gespräch trainieren. Übe, wie Du Dich und Deine Erfahrungen klar und präzise präsentieren kannst. Das hilft Dir, selbstbewusst aufzutreten.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es eine gute Idee, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt Dein Interesse an der Position und gibt Dir auch eine Vorstellung davon, wann Du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.
