Auf einen Blick
- Aufgaben: Biete administrative Unterstützung und manage verschiedene Aufgaben für einen reibungslosen Betrieb.
- Unternehmen: Ibec, ein dynamisches Unternehmen mit Fokus auf Zusammenarbeit und Innovation.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, wertvolle Erfahrungen und die Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben in einem unterstützenden und inklusiven Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und trage aktiv zum Erfolg des Unternehmens bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung im Kundenservice sind von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 63000 - 77000 € pro Jahr.
JOB DETAILS
The administrative support person works to a high standard providing a range of administrative services to support the efficient and effective operation of the business.
The exact mix of tasks required for any one individual will vary depending on their assigned area’s business needs.
Typically, tasks will include those related to member communications; scheduling; database/data management; purchase orders and record keeping.
Assignment to an area of work may be subject to change in line with business needs.
This position is for a fixed term 4-month period
The closing date for applications will be 2pm on 28th August.
ABOUT THE ROLE
The mix of tasks and the associated volumes will depend on the assigned area – the following list is illustrative of the nature of the work and is not exhaustive:
- Managing incoming and outgoing email; post; call queries
- Dealing with general queries from members and forward calls, as appropriate
- Log caller and call details as appropriate
- Respond to requests for documentation and web based information
- Deal with internal information requests
- Issue communications/segments to members as required
- Support for the Key Account Management meeting arrangements and documentation
- Website maintenance and provide passwords to access websites
- Support publications production; quality proofing and coordination for the production
- Ensuring all databases are accurate and up to date and support CRM changes.
- Formatting documents, word and Power Point
- Preparation of documents, reports and submissions
- Diary management; travel arrangements
- Support promotional campaigns
- Co-ordinates meeting arrangements; minutes and agendas
- Events administration and co-ordination including management of bookings and promotions
- Manage invoices and purchases orders.
- Provide cover for reception on an as needs basis
ABOUT YOU
Qualifications
- Post leaving certificate qualification
- Knowledge base
- Understanding of delivering service excellence to member companies and Ibec staff
- Knowledge of information communication and web technology for service delivery
- Knowledge of Ibec and its services to members
- Work Experience
- Previous experience in a busy environment where initiative, flexibility, customer service and organisation skills were demonstrated
- Competencies
- Strong customer service skills
- Good telephone manner
- Good communicator – ability to ask relevant questions and present information succinctly and to-the-point
- Planning and organisation skills and capacity to deliver to deadlines
- Strong IT skills and capacity to see new opportunities to use technology
- Capacity to work with a number of IT systems, including databases, Navision, Newsweaver, Word, Power Point and Excel
- Knowledge of basic research methods
- Attention to detail
- Personal characteristics
- Reliable - consistency of performance and dependability
- Responsive - willingness and readiness to provide service
- Courteous and friendly
- Listening/understanding
- Punctual and organised
- Team player
- Demonstrates a flexible approach to work
Why us?
- Ibec Core Competencies
- Bias towards action
- Collaborative – work together as ‘one Ibec’.
- Dynamic – approach initiatives with careful planning, energy, drive, and resilience.
- Decisive – make clear, well-informed decisions.
- Member and Customer Focus
- Agile and Adaptive – embrace change and be adaptive to members’ needs and in ambitious situations.
- Creative and Innovative – not afraid of dynamic thinking in finding solutions.
- Curious and Critical Thinking – open minded and proactive in gathering data in developing opinions.
- Drive and Personal Leadership
- Ambitious – driven and can take responsible risks.
- Accountable – committed to highest standards and takes ownership of actions.
- Continuous Improvement – proactive on personal and professional development
Ibec is an equal opportunity and inclusive employer is committed to providing reasonable accommodations for potential and existing employees with a disability.
Should you wish to request a reasonable accommodation please email Kenneth. kelly@ibec. ie
About us
Working in Ibec
Join Ibec and further your career.
Working in Ibec means you are part of an overall effort to deliver on a vision for Ireland to be a balanced, growing and prosperous society.
We look to the workplace of the future with the changing needs of our members as well as our workforce to create a dynamic and exciting working environment.
We hire people from many backgrounds who are highly knowledgeable, engaging, professional and, most importantly, passionate about business.
Administrative and Executive Support – 4 Month FTC Arbeitgeber: Ibec
Ibec bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet ist. Als Teil des Teams haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einem flexiblen Arbeitsmodell weiterzuentwickeln und an bedeutenden Projekten zu arbeiten, die zur Schaffung einer prosperierenden Gesellschaft in Irland beitragen. Wir fördern eine Kultur der Kreativität und Innovation, in der jeder Mitarbeiter geschätzt wird und die Chance hat, sich beruflich weiterzuentwickeln.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Administrative and Executive Support – 4 Month FTC erhalten könntest
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von Ibec und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei Ibec Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative and Executive Support – 4 Month FTC mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei Ibec von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei Ibec solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei Ibec ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei Ibec gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ibec vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei Ibec sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei Ibec verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
