Business Office Manager/-in (50-100%)

Die Value Builders Group AG vereint sechs spezialisierte Beratungsgesellschaften im Bereich Human Resource Excellence. Gemeinsam decken sie zentrale Themen entlang des gesamten Human-Capital-Managements umfassend ab:

• Level Consulting AG begleitet Unternehmen im Bereich Executive Search in verschiedenen Branchen;
• HR Services AG unterstützt mit skalierbaren Recruiting-Lösungen, HR Operations und einem erfahrenen HR-Experten/-innen-Pool;
• Prisma World AG bietet Assessments auf höchstem Level, Career-Transition-Coachings und People-Performance-Lösungen sowie HR-Tools an;
• Assessment Gate AG stellt digitale, testpsychologisch fundierte Online-Assessments für Selektion und Entwicklung bereit;
• Culture Dynamics AG begleitet Kultur-, Change- und Leadership-Themen sowie Organisations- und Personalentwicklung;
• Acuenta Management AG vermittelt erfahrene Interim- und Projektmanager/-innen für anspruchsvolle Führungs- und Umsetzungsmandate.

In dieser Rolle arbeiten Sie an der Schnittstelle dieser Gesellschaften und leiten das Business Office. An unserem Standort in Zürich suchen wir eine/-n engagierte/-n Mit Sorgfalt und Diskretion bearbeiten Sie Bewerbungsdossiers, betreuen die Telefonzentrale und unterstützen unsere Beratungs- und Projektteams in der Organisation und Koordination des operativen Tagesgeschäfts. Sie behalten Termine, Prioritäten und Abläufe im Blick, bereiten Sitzungen und Unterlagen vor und tragen dazu bei, dass der Arbeitsalltag gruppenübergreifend reibungslos funktioniert. Zudem übernehmen Sie Aufgaben rund um Rechnungsstellung, Bestellwesen, Post, Büroorganisation und die Pflege unserer Räumlichkeiten. Je nach Pensum und Erfahrung unterstützen Sie auch die Bewirtschaftung unserer Website und Social-Media-Kanäle sowie weitere interne Projekte und agieren als zentrale Unterstützung der Managing Partner im administrativen Bereich.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung in der Hotellerie oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen Erfahrung im Front Office, Empfang, Office Management oder in einer Assistenzfunktion mit – idealerweise in einem Dienstleistungs-, Beratungs- oder Executive-Search-Umfeld. Sie arbeiten strukturiert, exakt und mit hoher Selbstständigkeit, denken mit und übernehmen gerne Verantwortung. Auch wenn vieles gleichzeitig läuft, behalten Sie den Überblick, setzen Prioritäten und kommunizieren freundlich, verbindlich und souverän. Diskretion, Qualitätsbewusstsein und eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität sind für Sie selbstverständlich.

Wir wenden uns an eine unkomplizierte, offene und engagierte Persönlichkeit mit Freude am Kontakt mit Menschen und einem guten Gespür für unterschiedliche Anspruchsgruppen. Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse sowie ein ausgezeichneter Umgang mit Microsoft-Anwendungen setzen wir voraus. Erfahrungen mit Website-, Social-Media- oder CRM-Tools ist von grossem Vorteil. Es erwarten Sie eine vielfältige und anspruchsvolle Aufgabe sowie ein leistungsorientiertes und sympathisches Team. Je nach prozentualer Einsatzmöglichkeit übernehmen Sie die Aufgabe in Alleinverantwortung oder im Jobsharing. Mit Ihrer Persönlichkeit prägen Sie das Erscheinungsbild unseres Unternehmens entscheidend mit und unterstützen uns mit Ihrem Engagement in unserer Zielerreichung.