Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte den Empfang und sorge für einen inspirierenden Arbeitsplatz in Berlin.
- Unternehmen: ICEYE, führend in Satellitentechnologie mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, Gesundheitsleistungen und kontinuierliche Weiterbildung.
- Weitere Informationen: Wachsendes Unternehmen mit großartigen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Sei der erste Ansprechpartner und gestalte eine positive Arbeitsumgebung.
- Qualifikationen: Fließend in Deutsch und Englisch, Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Standort: Berlin, Deutschland
Abteilung: Betrieb
Berichtet an: CEO ICEYE Deutschland
Beschäftigungsart: Unbefristet
Arbeitsmodell: Büro
Warum diese Rolle wichtig ist: Bei ICEYE Deutschland entwickeln wir modernste Satellitentechnologie. Unser größtes Kapital sind unsere Mitarbeiter. Als unser Workplace Manager sind Sie das "Mission Control" unserer täglichen Abläufe und das erste freundliche Gesicht, das ICEYE Deutschland an unserem Empfang repräsentiert. In dieser dualen Rolle verwalten Sie die Kernaufgaben des Empfangs und der täglichen Büroabläufe und gestalten eine inspirierende, nahtlose Arbeitsumgebung, in der unser Team in Berlin gedeihen kann.
Was Sie tun werden:
- Empfangs- und Empfangsexzellenz: Begrüßen Sie Gäste, Partner und Kandidaten als erster Ansprechpartner bei ICEYE. Verwalten Sie die Empfangsoperationen, führen Sie Besucherprotokolle und drucken/geben Sie Zugangsausweise für Mitarbeiter und Gäste aus.
- Büro- und Facility-Management: Verwalten Sie die tägliche Büroumgebung in Berlin, um einen komfortablen, sicheren und produktiven Raum zu gewährleisten. Überwachen und ergänzen Sie proaktiv Büromaterialien, Snacks und Geräte.
- Meeting- und Veranstaltungsmanagement: Planen und organisieren Sie interne Unternehmensveranstaltungen, All-Hands-Meetings und Gästebesuche. Bereiten Sie Konferenzräume vor (AV/Catering) und verhandeln Sie kosteneffektive Bedingungen mit externen Anbietern.
- Proaktive Arbeitsplatzverbesserungen: Identifizieren Sie kontinuierlich Möglichkeiten zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und Büroeffizienz, arbeiten Sie eng mit dem lokalen HR-Generalisten zusammen und übernehmen Sie die vollständige Verantwortung für die Umsetzung von Lösungen.
- Digitale und physische Postverwaltung: Empfangen, dokumentieren und verteilen Sie eingehende physische Post und Pakete. Verwalten Sie digitale Postabläufe und leiten Sie Anfragen effizient an die richtigen internen Abteilungen weiter.
- Lieferanten- und Partnerbeziehungen: Kommunizieren Sie mit Lieferanten, externen Dienstleistern und lokalen Behörden, um Anfragen zu Einrichtungen, Postlogistik und optimierten Postverarbeitungsabläufen zu bearbeiten.
- Rechnungs- und Finanzbearbeitung: Bearbeiten Sie Rechnungen für verschiedene Waren und Dienstleistungen mit hoher Aufmerksamkeit für Details, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und eine genaue Dokumentation sicherzustellen.
- Berichterstattung und Sichtbarkeit: Bereiten Sie regelmäßige Berichte und Auswertungen zur Büronutzung, zu Materialkennzahlen und laufenden Arbeitsplatzprojekten vor, um den Fortschritt des Teams transparent zu halten.
Was Sie mitbringen:
- Fließend in Deutsch und Englisch.
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und effektiv zu priorisieren.
- Vorherige Erfahrung im Büromanagement, Gastgewerbe oder in einem schnelllebigen Tech-/Start-up-Umfeld ist von Vorteil.
- Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten zur Zusammenarbeit mit Kollegen und externen Partnern.
- Hohe Aufmerksamkeit für Details mit Fokus auf Genauigkeit bei der Postbearbeitung und Rechnungsstellung.
- Eine proaktive Denkweise mit einfallsreichen Problemlösungsfähigkeiten.
- Kenntnisse in digitalen Kommunikationswerkzeugen und Bürosoftware (z.B. Google Mail, Slack, Jira).
- Idealerweise erste Erfahrungen in der Büroverwaltung oder einem verwandten Bereich (nicht zwingend erforderlich).
- Vollständige Bereitschaft und Engagement, 5 Tage die Woche vor Ort in unserem Berliner Büro zu arbeiten.
Bewerbungsprozess: TA Screening-Interview, Kulturfit-Interview, Peer-Interview, Abschlussinterview.
Arbeiten bei ICEYE: Bei ICEYE treten Sie einem vielfältigen und engagierten Team bei, das durch den Ehrgeiz vereint ist, das Unmögliche möglich zu machen. Ihre Entwicklung, Ihr Wohlbefinden und Ihr Erfolg haben Priorität, mit kontinuierlicher beruflicher Weiterbildung, Schulungsmöglichkeiten und einer Kultur, in der Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg ist.
Unser Engagement für Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion: Wir möchten, dass ICEYE ein Ort ist, an dem Menschen sie selbst sein und großartige Arbeit leisten können. Unterschiedliche Hintergründe und Perspektiven machen uns stärker, weshalb wir daran arbeiten, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Menschen einbezogen, respektiert und gehört fühlen.
Workplace Manager in Berlin Arbeitgeber: ICEYE Oy
ICEYE ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten, das sich auf die Bereitstellung von Satellitenintelligenz konzentriert. In Berlin profitieren Sie von einer vielfältigen und engagierten Teamkultur, die kontinuierliche berufliche Entwicklung und Schulungsmöglichkeiten fördert, während Sie an bedeutenden Projekten im Bereich nationale Sicherheit und Katastrophenmanagement mitwirken. Unsere Mitarbeiter genießen nicht nur ein unterstützendes Arbeitsumfeld, sondern auch eine Vielzahl von Gesundheits- und Wellnessangeboten, die auf ihr Wohlbefinden abzielen.
