Executive Assistant to the German Leadership Team / CEO

Standort: Berlin, Deutschland

Abteilung: ICEYE Deutschland

Berichtet an: CEO, ICEYE Deutschland

Beschäftigungsart: Unbefristet

Arbeitsplatzmodell: Hybrid

Die Anstellung unterliegt den geltenden Sicherheitsüberprüfungen (einschließlich SUPO, wo erforderlich).

Warum diese Rolle wichtig ist

Als Executive Assistant für das deutsche Führungsteam / CEO agieren Sie als vertrauenswürdiger Partner des CEO und des Führungsteams und ermöglichen effektive Entscheidungsfindung, Priorisierung und Ausführung in einem hochwirksamen nationalen Sicherheitsumfeld. Sie werden die exekutiven Abläufe etablieren und leiten, um sicherzustellen, dass die Zeit, der Fokus und das Engagement der Stakeholder des CEO mit den strategischen Prioritäten von ICEYE Deutschland übereinstimmen.

Ihre täglichen Aufgaben

• Verwaltung und Optimierung der Kalender des CEO und des Führungsteams, um klare Priorisierung und Zeitzuweisung für strategische Arbeiten sicherzustellen.
• Management von Interaktionen mit wichtigen Stakeholdern, einschließlich Regierungs- und Verteidigungspartnern, unter Gewährleistung professioneller Koordination und Einhaltung von Protokollen.
• Planung und Durchführung komplexer nationaler und internationaler Reisen, Veranstaltungen und Logistik von Anfang bis Ende.
• Vorbereitung hochwertiger exekutiver Briefings, Zusammenfassungen und Besprechungsmaterialien durch Synthese komplexer Informationen in klare Erkenntnisse.
• Verfolgung von Entscheidungen und Maßnahmen, um rechtzeitige Nachverfolgung, Eskalation und Abschluss wichtiger Prioritäten sicherzustellen.
• Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen mit Diskretion, einschließlich Koordination von Sicherheits- und Compliance-Prozessen.
• Einrichtung und Verbesserung von exekutiven Abläufen, Prozessen und Werkzeugen zur Unterstützung einer wachsenden Organisation.
• Unterstützung bei der Koordination von Einstellungen und Onboarding-Aktivitäten während des frühen Teamausbaus.

Was wir suchen

Must haves

• Über 5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf C-Ebene in einem schnelllebigen Umfeld.
• Fließendes Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich).
• Nachgewiesene Erfahrung im Management von Interaktionen mit wichtigen Stakeholdern, idealerweise in Regierungs-, Verteidigungs- oder regulierten Umfeldern.
• Starke organisatorische und Projektmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, unabhängig zu priorisieren und auszuführen.
• Erfahrung in der Vorbereitung exekutiver Briefings und der Synthese komplexer Informationen in prägnante Materialien.
• Hohe Diskretion und Erfahrung im Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen.
• Praktische Denkweise mit der Fähigkeit, sowohl strategische Koordination als auch operative Aufgaben zu managen.

Nice to haves

• Erfahrung im Verteidigungs-, nationalen Sicherheits- oder öffentlichen Sektor.
• Einblick in die Verantwortlichkeiten eines Chief of Staff oder strategische Projektkoordination.
• Erfahrung in der Einrichtung von Prozessen und Betriebsmodellen in wachsenden Organisationen.
• Vertrautheit mit Tools wie Google Workspace und Projektmanagement-Plattformen (z.B. Confluence oder Jira).
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, komplexe Stakeholder-Umfelder zu navigieren.

Arbeiten bei ICEYE

Bei ICEYE werden Sie Teil eines vielfältigen und hoch engagierten Teams, das sich durch den Ehrgeiz vereint, das Unmögliche möglich zu machen. Als globales Scale-up kombinieren wir Geschwindigkeit und Ambition mit der Möglichkeit, von Tag eins an echte Verantwortung zu übernehmen. Ihr Wachstum, Wohlbefinden und Erfolg haben Priorität, mit kontinuierlicher beruflicher Entwicklung, Schulungsmöglichkeiten und einer Kultur, in der Zusammenarbeit unser Gewinn ist.

Unsere Werte

• Das Unmögliche möglich machen: Wir setzen uns ehrgeizige Ziele und bleiben unter Druck ruhig.
• Neugierig sein: Gehen Sie in die Tiefe, stellen Sie Fragen, hören Sie aufmerksam zu und denken Sie kritisch nach.
• Das große Ganze sehen: Bleiben Sie nah dran, was im Unternehmen passiert, um bessere Entscheidungen treffen zu können.
• Effektive Teamarbeit fördern: Schaffen Sie psychologische Sicherheit, laden Sie unterschiedliche Perspektiven ein und bauen Sie inklusive Teams auf.
• Als ein Team handeln: Wir gewinnen zusammen. Wir ordnen Aufgaben dem richtigen Eigentümer zu und bleiben agil, wenn sich Prioritäten ändern.
• Spaß haben: Was wir tun, ist wichtig – und es sollte Spaß machen.

Leistungen

Unsere Leistungen sind darauf ausgelegt, Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden zu unterstützen, sowohl bei der Arbeit als auch darüber hinaus. Wir verbessern sie kontinuierlich basierend auf dem Feedback der Mitarbeiter, und die Angebote variieren je nach Standort.

Die Grundgehaltsspanne für diese Position liegt bei 4.583–5.417 € pro Monat (brutto), abhängig von der Erfahrung, und wird individuell verhandelt.

Unser Engagement für Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion

Wir möchten, dass ICEYE ein Ort ist, an dem Menschen sie selbst sein und großartige Arbeit leisten können. Unterschiedliche Hintergründe und Perspektiven machen uns stärker, weshalb wir daran arbeiten, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Menschen einbezogen, respektiert und in der Lage fühlen, sich zu äußern.

Wir setzen uns für faire, inklusive Einstellungen und Chancengleichheit ein. Jeder ist willkommen, sich zu bewerben. Wenn Sie während des Rekrutierungsprozesses Anpassungen oder Unterstützung benötigen, lassen Sie es uns wissen – wir werden unser Bestes tun, um zu helfen.

Bewerben Sie sich jetzt, um Ihre ICEYE-Reise zu beginnen und uns zu helfen, weiterhin das Unmögliche gemeinsam möglich zu machen.