Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und unterstütze das Führungsteam in einem internationalen Umfeld.
- Unternehmen: Internationale Non-Profit-Organisation mit modernster digitaler Infrastruktur.
- Vorteile: Unbefristete Festanstellung, modernes Arbeitsumfeld und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
- Warum dieser Job: Gestalte einen sinnvollen Beitrag zur Gesundheit und Bildung weltweit.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
Über uns: Die ICPO Foundation und die ICPO Holding gGmbH sind internationale Non-Profit-Organisationen mit Sitz in Wiesbaden und engagieren sich weltweit für Gesundheit und Bildung. Wir arbeiten in einem hochinnovativen, internationalen und hybriden Umfeld. Zur Unterstützung unseres Führungsteams suchen wir ab sofort eine engagierte und exzellent organisierte Persönlichkeit im Herzen von Wiesbaden. Bei uns fließen Professionalität, Sinnhaftigkeit und modernste digitale Tools zusammen.
Ihre Aufgaben:
- Office Management: Eigenverantwortliche Organisation des täglichen Bürobetriebs, Beschaffung von Büromaterialien, Abwicklung der Post- und Mailkorrespondenz sowie Unterstützung unseres Übergangs zu einem papierlosen Büro.
- Executive & Administrative Assistance: Koordination von Terminen und Teammeetings (In- und Ausland) für den CEO, Empfang internationaler Gäste sowie administrative Unterstützung beim Spenden- und Fördermittelmanagement. Bereitschaft ein mal im Jahr an einem Boardmeeting in München teilzunehmen.
- Marketing & Event Operations: Koordination und Verhandlung mit internationalen Kongressagenturen und Event-Dienstleistern sowie Organisation von weltweiten Kongressteilnahmen für das Team (Reisebuchungen, Registrierungen).
- Financial Administration: Unterstützung des CFO bei administrativen Finanzprozessen, Prüfung von Eingangsrechnungen und Reisekosten sowie Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen (aktuell via DATEV) für den Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.
Ihr Profil:
- Erfahrung: Nachweisbare Erfahrung im Office Management, als Executive Assistant, Teamassistenz oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Rolle.
- Sprachkenntnisse: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Business-Level) sind zwingend erforderlich, um sowohl mit lokalen Partnern, dem internationalen ICPO Team als auch mit unserem internationalen Netzwerk sicher zu kommunizieren.
- Digitale Kompetenz: Sehr sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Tools sowie eine hohe Offenheit für den Einsatz von KI-Tools zur Effizienzsteigerung im Alltag.
- Mindset: Hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisations- und Verhandlungsgeschick sowie ein echtes Interesse an den rechtlichen und finanziellen Aspekten einer gemeinnützigen Organisation (gGmbH/Stiftung).
Was wir bieten:
- Stabilität: Eine unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit langfristiger Perspektive in einem sinnstiftenden, internationalen Umfeld.
- Einen modernen Arbeitsplatz in Wiesbaden.
- Kultur: Flache Hierarchien, direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung (CEO/CFO) und eine offene, teamorientierte Unternehmenskultur.
- Wachstum: Arbeiten mit modernster digitaler Infrastruktur und Weiterbildungsmöglichkeiten.
Start ab 01.01.2027. Bitte senden Sie Ihre Bewerbung auf Englisch an folgende E-Mail-Adresse: recruiting@icpo.foundation
Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) Arbeitgeber: ICPO Holding
Die ICPO Foundation und die ICPO Holding gGmbH bieten eine herausragende Arbeitsumgebung in Wiesbaden, die Professionalität mit einem sinnstiftenden Ansatz verbindet. Unsere flachen Hierarchien und die direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung fördern eine offene, teamorientierte Kultur, während wir durch moderne digitale Tools und Weiterbildungsmöglichkeiten das Wachstum unserer Mitarbeiter unterstützen. Bei uns finden Sie nicht nur einen stabilen Arbeitsplatz, sondern auch die Möglichkeit, aktiv an internationalen Projekten im Bereich Gesundheit und Bildung mitzuwirken.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie ICPO Holding, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei ICPO Holding im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei ICPO Holding echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von ICPO Holding zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an ICPO Holding reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ICPO Holding vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der ICPO Holding tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
