Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsleitung und manage spannende Projekte eigenverantwortlich.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit moderner, werteorientierter Kultur in Berlin.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Gesundheitsangebote und jährliches Weiterbildungsbudget.
- Weitere Informationen: Regelmäßige Teamevents und die Möglichkeit, aus dem EU-Ausland zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft des Unternehmens und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in Assistenz- oder Projektmanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 47700 - 58300 € pro Jahr.
Wir suchen eine erfahrene, diskrete und hoch organisierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsleitung wirksam entlastet. Als Executive Assistant & Business Operations bist du die zentrale Ansprechperson für drei Principals, verantwortest das Office in Alleinregie, treibst eigene Projekte voran und unterstützt in Recruiting und Finance. Ein Allrounder-Job mit voller Ownership ab Tag 1.
Deine Aufgaben
- Executive Support & Office Management
- Du managst Kalender, Reisen und E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung – zuverlässig, proaktiv, mit Überblick.
- Du bereitest Meetings vor, strukturierst sie und sorgst dafür, dass Entscheidungen und To-dos nicht im Nirwana verschwinden.
- Du kümmerst dich um das Office-Management in Schönefeld: Bürobedarf, Ablage, Dokumente, Vertragsmanagement.
- Du baust unsere Onboarding- und Weihnachtsboxen zusammen und sorgst dafür, dass neue Teammitglieder vom ersten Tag an das Naturida-Feeling spüren.
- Du nimmst Produktsamples an, dokumentierst sie und bereitest Feedback für die Geschäftsleitung und das Produktteam auf.
- Du unterstützt bei privaten Erledigungen des Geschäftsführers vor Ort (Besorgungen, Termine, etc.).
- Projekte & Business Operations
- Du erstellst Berichte, Präsentationen und Analysen für die Geschäftsleitung.
- Du recherchierst, strukturierst und bereitest Informationen für strategische Entscheidungen auf.
- Du planst und steuerst interne Events und Offsites als vollständige Projektverantwortliche – von der Idee bis zur Nachbereitung.
- Du übernimmst vollständige Projektverantwortung für strategische Initiativen in den Bereichen Administration, HR und Unternehmensentwicklung – von der Konzeption bis zur Umsetzung.
- Du erkennst Optimierungspotenziale – und setzt sie auch um.
- Recruiting & Finance Support
- Du verantwortest die Onboarding-Journey operativ und sorgst für einen reibungslosen Start neuer Kolleg:innen.
- Du terminierst und koordinierst Interviews, kommunizierst wertschätzend mit Kandidat:innen und pflegst unser Bewerbermanagement.
- Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung: Du sammelst und prüfst Belege und gibst sie fristgerecht ans Steuerbüro weiter, außerdem managst du die Spesen- und Kreditkartenabrechnungen der Geschäftsleitung.
- Du behältst Zahlungsfristen und Verträge im Blick und unterstützt bei Kontierung, Freigaben und Controlling.
Dein Profil
- 5+ Jahre Berufserfahrung mit Schnittstellen zu Assistenz-, Organisations- oder C-Level-Themen.
- Nachweisbare eigenständige Projektverantwortung.
- Deutsch C2, Englisch C1.
- Höchste Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit Postfächern, Finanzen und privaten Themen.
- Sicheres Zahlenverständnis, Google Workspace sicher im Einsatz.
- Regelmäßige Präsenz im Office Schönefeld, hands-on, Führerschein Klasse B ist von Vorteil.
- Nachweislicher Aufbau eines Wissens- oder Prozesssystems (Google Workspace, Notion, Confluence o. ä.).
Optionales Vorstellungsvideo
Du möchtest uns schon vor dem ersten Gespräch einen persönlichen Eindruck geben? Dann freuen wir uns über ein kurzes Vorstellungsvideo. Infos & Upload findest du hier.
Warum wir?
- Work & Travel: Arbeite bis zu 30 Tage im Jahr aus dem EU-Ausland – Freiheit und Flexibilität im Einklang.
- Altersvorsorge: Wir übernehmen 100 % Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
- Gesundheit & Balance: Profitiere von einer EGYM Wellpass Mitgliedschaft für nur 25 €/Monat – für Fitness, Gesundheit und mentale Stärke.
- Mitarbeiterrabatte: Exklusive Vergünstigungen auf unsere eigenen Marken und Produkte.
- Weiterentwicklung: Jährliches Weiterbildungsbudget, damit du fachlich und persönlich wachsen kannst.
- Arbeitsumfeld: Flexibles Arbeiten im Hybrid-Modell | 20–40 Stunden/Woche möglich.
- Kultur: Wir leben eine moderne, werteorientierte Unternehmenskultur mit viel Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und echter Hands-on-Mentalität.
- Teamspirit: Regelmäßige Offsites & Teamevents, die Raum für Austausch, Spaß und gemeinsames Wachstum schaffen.
Executive Assistant & Business Operations (m/w/d) – Berlin | Hybrid | Vollzeit oder Teilzeit Arbeitgeber: ida (Innovations- und Digitalagentur GmbH)
ida ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, in einem kreativen und unterstützenden Team von UX-Expert:innen und Designer:innen zu arbeiten. Mit flexiblen Arbeitsmodellen, sei es remote oder im Büro, fördern wir eine ausgewogene Work-Life-Balance und bieten dir die Chance, deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld weiterzuentwickeln. Unsere Unternehmenskultur legt großen Wert auf Diversität und Teamarbeit, sodass du nicht nur deine Expertise einbringen, sondern auch von anderen lernen kannst.
Kontaktdaten:
ida (Innovations- und Digitalagentur GmbH) Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant & Business Operations (m/w/d) – Berlin | Hybrid | Vollzeit oder Teilzeit erhalten könntest
✨Tauch ein in die BI-Community!
Schau dir lokale Business-Intelligence-Meetups oder Konferenzen an, in denen Experten wie ida (Innovations- und Digitalagentur GmbH) vertreten sind. Networking in diesen Kreisen kann dir einen Vorsprung verschaffen und vielleicht sogar den direkten Kontakt zu Leuten herstellen, die an der Stelle interessiert sind, die du anstrebst!
✨Zeig deine Datenfähigkeiten!
Erstelle ein paar Projekte oder Analysen, die deine Fähigkeiten im Bereich Business Intelligence demonstrieren. Teile diese auf Plattformen wie GitHub oder deinem eigenen Portfolio. So können potenzielle Arbeitgeber sehen, wie du mit Daten umgehst und welche Kreativität du in die BI einbringst.
✨Nutze Jobportale und Karrieremessen!
Such nach Vollzeit-Positionen im Bereich Business Intelligence auf spezialisierten Jobportalen und nimm an Karrieremessen teil. Hier kannst du direkt mit Recruitern von Firmen wie ida (Innovations- und Digitalagentur GmbH) sprechen und dich bei ihnen ins Gespräch bringen.
✨Erst kommen, dann bewerben!
Bevor du dich bewirbst, schau dir die Unternehmenskultur von ida (Innovations- und Digitalagentur GmbH) an. Wenn du die Möglichkeit hast, an Workshops oder Infoveranstaltungen teilzunehmen, nutze diese Chance, um Eindruck zu schinden und wertvolle Informationen über die Rolle und das Team zu sammeln. So kannst du deine Bewerbung direkt auf die Bedürfnisse von ida (Innovations- und Digitalagentur GmbH) zuschneiden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant & Business Operations (m/w/d) – Berlin | Hybrid | Vollzeit oder Teilzeit mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setze den Fokus auf deine analytischen Fähigkeiten:Im Bereich Business Intelligence sind starke analytische Fähigkeiten entscheidend. Hebe in deinem Lebenslauf aktuelle Projekte oder Praktika hervor, bei denen du Datenanalyse, Reporting oder die Nutzung von BI-Tools wie Tableau oder Power BI praktiziert hast. Zeige, wie du datenbasierte Entscheidungen getroffen hast, um einen echten Mehrwert zu schaffen.
Vermittle deine Motivation in deinem Anschreiben:Wenn wir auf der Suche nach jemandem im Bereich Business Intelligence sind, ist es wichtig, dass du zeigst, warum du genau bei ida (Innovations- und Digitalagentur GmbH) arbeiten möchtest. Beschreibe in deinem Anschreiben, was dich an unserem Unternehmen und der Branche reizt und wie du deine Fähigkeiten in einer Vollzeitstelle am besten einbringen kannst.
Zeige deine Erfahrung mit Datenvisualisierung:Visualisierung ist ein crucialer Teil in der Business Intelligence. Falls du bereits Erfahrung mit Tools zur Datenvisualisierung hast, wie z. B. Tableau, achte darauf, diese Erfahrung in deinem Lebenslauf klar darzustellen. Ein paar Screenshots deiner besten Dashboards oder Reports in einem Portfolio können ebenfalls nie schaden!
Halte deinen Lebenslauf übersichtlich und relevant:Bei einer Vollzeitstelle im Bereich Business Intelligence zählt jede Zeile! Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert ist und nur relevante Informationen enthält. Verwende klare Titel und Bullet Points, um deine Verantwortlichkeiten und Erfolge zu beschreiben, und passe deinen Lebenslauf gezielt für Executive Assistant & Business Operations (m/w/d) – Berlin | Hybrid | Vollzeit oder Teilzeit bei ida (Innovations- und Digitalagentur GmbH) an.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ida (Innovations- und Digitalagentur GmbH) vorbereitet
✨Datenanalyse im Fokus
Stell sicher, dass du während des Interviews deine Fähigkeiten in der Datenanalyse klar darstellen kannst. Bereite dich darauf vor, spezifische Werkzeuge wie SQL oder Tableau zu erwähnen, mit denen du gearbeitet hast. Sei bereit, Beispiele zu geben, wo du Daten genutzt hast, um geschäftliche Entscheidungen zu treffen.
✨Case Studies verstehen
Häufig gibt es im Business Intelligence Bereich Case Studies oder praktische Szenarien während des Interviews. Übe, wie du komplexe Datenprobleme lösen würdest und sei bereit, deine Denkweise Schritt für Schritt zu erklären. Das zeigt nicht nur dein Wissen, sondern auch deine Herangehensweise an analytische Herausforderungen.
✨Zeig deine Projekte
Hast du an relevanten Projekten oder Praktika gearbeitet? Bring dein Portfolio oder Beispielarbeiten mit, um zu zeigen, was du draufhast. Das gibt uns und dem Gesprächspartner einen klaren Einblick in deine Fachkompetenz und wie du die Theorie in die Praxis umsetzt.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Da du dich für eine Vollzeitstelle bewirbst, ist es wichtig, auch die Unternehmenskultur zu verstehen. Bereite ein paar Fragen vor, die dir helfen, mehr über die Zusammenarbeit im Team und die Rolle von Business Intelligence in der Gesamtstrategie von ida (Innovations- und Digitalagentur GmbH) zu erfahren. Das zeigt dein Interesse an langfristiger Zusammenarbeit.
