Workplace & Engagement Assistant (f/m/d)

IDnow ist ein führendes Unternehmen im Bereich digitale Identität und Betrugsprävention in Europa mit der Mission, Vertrauen in das mächtigste Gut der digitalen Welt zu verwandeln. Wir bieten KI-gesteuerte, SaaS-basierte Identitätslösungen, die skalierbare Sicherheit, adaptive Compliance und Echtzeit-Betrugsprävention liefern. Durch unser breites Portfolio an Lösungen etablieren, pflegen und bereichern wir Vertrauen während der gesamten Customer Journey, sodass Unternehmen sicher und vertrauensvoll agieren können.

Diese Position ist in München, Deutschland, angesiedelt. Es handelt sich um einen befristeten Teilzeitvertrag (20 Stunden pro Woche). Wir suchen einen praktischen, kreativen und menschenorientierten Workplace & Engagement Assistant (f/m/d) zur Verstärkung unseres Teams in München. In dieser Rolle sind Sie das Herzstück unserer Büroabläufe, sorgen für einen reibungslosen Betrieb, schaffen eine einladende Umgebung und helfen dabei, unsere IDnow-Kultur zum Leben zu erwecken.

Sie werden auch eine Schlüsselrolle bei einer bevorstehenden Büroumzug im ersten Quartal 2027 spielen, was diese Gelegenheit einzigartig macht, die Zukunft unseres Münchener Arbeitsplatzes mitzugestalten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Unterstützung aller operativen Aufgaben im Zusammenhang mit unserem bevorstehenden Büroumzug, einschließlich Vorbereitung und Durchführung des Umzugs.
• Vor-Ort-Überwachung von Auftragnehmern und Lieferanten während der Ausstattungsphase (technische Gewerke, Möbel, Maler und Renovierungsarbeiten).
• Aufrechterhaltung des Betriebs im aktuellen Büro während der Übergangszeit – zwei Standorte müssen gleichzeitig verwaltet werden.
• Nach dem Umzug vor Ort am bestehenden Bürostandort bleiben, um vertraglich vereinbarte Rückbau- und Wartungsarbeiten zu überwachen.
• Das Münchener Büro reibungslos am Laufen halten, indem Sie den täglichen Betrieb unterstützen – vom Zusammenbauen von Möbeln und Verwalten von Lieferungen bis hin zu ad-hoc Aufgaben.
• Sicherstellung der Sauberkeit und Ordnung in allen Gemeinschaftsbereichen, einschließlich Koordination mit unserem Reinigungsunternehmen.
• Aktive Rolle bei der Aufrechterhaltung einer sicheren, konformen und einladenden Büroumgebung gemäß den Standards von IDnow, einschließlich Arbeitsvorschriften und Anforderungen an Gesundheit und Sicherheit (z.B. DGUV-Prüfung).
• Verlässlicher Ansprechpartner vor Ort für Mitarbeiter, um schnell und professionell auf Arbeitsplatzbedürfnisse zu reagieren.
• Eigene kreative Ideen in die Planung und Durchführung interner Veranstaltungen, Teambesprechungen und Gemeinschaftsaktivitäten einbringen, die die Kultur von IDnow stärken.
• Aktiv zu einer positiven Arbeitsplatzatmosphäre in München beitragen durch frische Ideen für Mitarbeiterengagement und interne Kommunikationsinitiativen.
• Bei Bedarf an globalen Arbeitsplatz- und Gemeinschaftsprojekten teilnehmen.

Bevorzugte Erfahrungen

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Büromanagement, Workplace Experience, Community Management, Eventmanagement oder Gastgewerbe.
• Praktische Einstellung mit einer „Can-Do“-Mentalität – bereit, selbst Hand anzulegen, wenn nötig.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details.
• Nachweisliche Fähigkeit, mehrere Aufgaben unabhängig in einem schnelllebigen Umfeld zu managen.
• Erfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen oder Gemeinschaftsaktivitäten, mit einem Gespür für kreative Ideen.
• Fließend in Deutsch und Englisch.
• Wohnsitz in München mit regelmäßiger Präsenz vor Ort erforderlich.
• Erfahrung mit Büroumzügen ist von Vorteil.
• Hintergrund in Technologie-, Fintech- oder Scale-up-Umgebungen ist von Vorteil.
• Starke Übereinstimmung mit den Werten von IDnow: Teamarbeit, Vertrauen, Verantwortung, Exzellenz und Neugier.

Vorteile & Leistungen

• Gesundheit & Wohlbefinden: Voller Zugang zur mentalen Gesundheitsplattform nilo, einschließlich 1on1-Sitzungen.
• Wir schätzen persönliche und berufliche Entwicklung: Nutzen Sie Udemy, unsere Trainingsplattform mit 24/7-Zugang und unbegrenztem Inhalt/Kursverbrauch inkl. Zertifizierung.
• Wir machen Ihre Remote-Arbeit bequem: Unterstützung bei der Ausstattung und flexible Arbeitszeiten.
• Wir schätzen Zusammenarbeit & lieben es, zusammenzukommen: Regelmäßige Vor-Ort-Treffen, interne Initiativen und Sommerfeste, um außerhalb der Arbeit zu verbinden.
• Benötigt Ihre Familie Ihre Aufmerksamkeit oder gelten andere Gründe: Nutzen Sie den Vorteil unserer bezahlten Sonderurlaubstage.
• Genießen Sie die Möglichkeit, Arbeit mit einem längeren Aufenthalt an Ihrem Urlaubsort zu kombinieren oder ein Wochenende mit unseren Workcation-Möglichkeiten zu verlängern.
• Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen bieten wir spezifische Vorteile, die je nach Standort variieren.

IDnow wendet die Prinzipien der Nichtdiskriminierung und Gleichheit an: Wir streben danach, einen offenen und integrativen Rekrutierungsprozess und ein Arbeitsumfeld zu schaffen, indem wir die Prinzipien der Chancengleichheit respektieren.