Auf einen Blick
- Aufgaben: Plane und führe spannende Events für Optometristen durch.
- Unternehmen: IDOC, die führende Allianz unabhängiger Optometristen in den USA.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Team.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit vielen Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte unvergessliche Erlebnisse und stärke Beziehungen in der Optometrie-Community.
- Qualifikationen: Erfahrung in Eventmanagement und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Für mehr als fünfundzwanzig Jahre hat sich IDOC dem Erfolg unabhängiger Optometristen verpflichtet und ist zur führenden Allianz von privaten Inhabern optometrischer Praxen in den Vereinigten Staaten geworden. IDOC befähigt unabhängige Inhaber, Leben durch besseres Sehen zu verändern.
Die Position des Event Coordinators spielt eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung dieser Erfahrungen. Diese Position ist verantwortlich für die Planung und Durchführung des kleineren Veranstaltungsportfolios von IDOC, einschließlich Studiengruppenbesprechungen, internen Besprechungen, virtuellen Veranstaltungen und Konferenzen der staatlichen Verbände, während sie logistische Unterstützung für die größeren Veranstaltungen der Organisation bietet.
Verantwortlichkeiten
- Eventplanung & -durchführung (60%)
- Planung und Durchführung der zugewiesenen Veranstaltungen von der Konzeption bis zum Abschluss, einschließlich:
- Studiengruppenbesprechungen, regionale Abendessen mit lokalen ODs, ca. 150 pro Jahr
- Konferenzen der staatlichen Verbände & kleine Branchenveranstaltungen
- Interne Besprechungen und Unternehmensveranstaltungen
- Virtuelle Veranstaltungen und Webinare
- Zusätzliche Mitgliederengagement-Veranstaltungen nach Bedarf
- Forschungs- und Auswahlprozess für Veranstaltungsorte, Vertragskoordination, Registrierungseinrichtung und Teilnehmermanagement, Besprechungslogistik, Lebensmittel- und Getränkekoordination, audiovisuelle Koordination, Agenda-Unterstützung, Veranstaltungskommunikation, Nachbefragungen und Berichterstattung, Budgetverfolgung, Rechnungsmanagement, Sponsorenkoordination und Kommunikation mit dem IDOC Member Director (IMD).
- Branchenmessen (20%)
- Koordinierung der Teilnahme von IDOC an Branchenmessen durch:
- Verwaltung von Ausstellerfristen und erforderlichen Formularen
- Koordinierung der Standlogistik und Versand
- Bestellung von Veranstaltungsunterlagen und Werbeartikeln
- Koordinierung der Reiselogistik des Personals
- Erstellung von Veranstaltungsplänen und Personalressourcen
- Verwaltung des Standinventars und der Veranstaltungsbedarf
- Unterstützung der Vor-Ort-Betriebsabläufe am Stand
- Recherche und Verfolgung zukünftiger Branchenveranstaltungsmöglichkeiten zur Berücksichtigung durch das Veranstaltungsteam.
- Unterstützung großer Veranstaltungen von IDOC (15%)
- Bereitstellung von Planungs- und Vor-Ort-Unterstützung für die wichtigsten Veranstaltungen von IDOC, einschließlich:
- Vision Forward
- Connection
- Veranstaltungsoperationen & administrative Unterstützung (5%)
- Pflege des Master-Veranstaltungskalenders
- Pflege des Inventars an Veranstaltungsbedarf, Standmaterialien, Beschilderung und Werbeartikeln
- Koordinierung des Versands und Empfangs von Veranstaltungsunterlagen
- Pflege der Veranstaltungsdokumentation, Zeitpläne und Checklisten
- Empfehlung von Prozessverbesserungen zur Effizienzsteigerung im Veranstaltungsteam
- Ressource für Veranstaltungstechnologieplattformen, einschließlich Registrierungssysteme und Veranstaltungsmanagementsoftware
- Aufmerksamkeit für Branchenkonferenzen, Ausstellungen und Sponsoringmöglichkeiten, Identifizierung relevanter Möglichkeiten für das Veranstaltungsteam.
Anforderungen
- Abschluss in Event Management, Gastgewerbe, Marketing, Kommunikation oder einem verwandten Bereich bevorzugt.
- 2+ Jahre Erfahrung in der Koordination von Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen, Gastgewerbe oder verwandter Erfahrung.
- Erfahrung in der gleichzeitigen Koordination mehrerer Projekte unter Einhaltung von Fristen.
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit außergewöhnlicher Aufmerksamkeit für Details.
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
- Fähigkeit, positive Beziehungen zu Anbietern, Veranstaltungsorten, Sponsoren und internen Stakeholdern aufzubauen.
- Komfortabel in der eigenständigen Arbeit in einer Remote-Umgebung, während die Zusammenarbeit über Teams hinweg erfolgt.
- Starke Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, auch unter Druck ruhig zu bleiben.
- Erfahrung mit einer oder mehreren der folgenden Plattformen: Swoogo, EventMobi oder ähnlicher Veranstaltungsmanagement-Plattform, Microsoft Office Suite, Microsoft Teams, Zoom Webinar, HubSpot, Canva und Projektmanagement-Software (Asana oder ähnlich).
REISE
Fähigkeit, an 5 – 10 Veranstaltungen pro Jahr zu reisen. Reisen umfassen nationale Konferenzen, regionale Besprechungen, Veranstaltungen der staatlichen Verbände und Unternehmensbesprechungen.
Event Coordinator Arbeitgeber: IDOC
IDOC ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine kollaborative und unterstützende Arbeitsumgebung bietet, in der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, bedeutende Veränderungen im Leben anderer zu bewirken. Mit einem klaren Fokus auf Innovation und einer starken Gemeinschaft von über 3.200 Optometristen fördert IDOC das persönliche Wachstum und die berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter durch kontinuierliche Weiterbildung und Networking-Möglichkeiten. Die Auszeichnung als Great Place to Work Certified unterstreicht unser Engagement für eine positive Unternehmenskultur, die auf den Werten 'Menschen zuerst' basiert.
