Event Coordinator

Für mehr als fünfundzwanzig Jahre hat sich IDOC dem Erfolg unabhängiger Optometristen verpflichtet und ist zur führenden Allianz von privaten Inhabern optometrischer Praxen in den Vereinigten Staaten geworden. IDOC befähigt unabhängige Inhaber, Leben durch besseres Sehen zu verändern. Unser Kernwert - die Menschen zuerst, immer - kombiniert mit einem Fokus auf Innovation, gibt unserem Netzwerk von mehr als 3.200 Optometristen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil. IDOC unterstützt Mitglieder durch branchenanerkannte Berater, Geschäftsanalysen, engagiertes Account-Management, Partnerschaften mit Anbietern, kontinuierliche Weiterbildung und Peer-Netzwerke. Wir sind stolz darauf, eine Great Place to Work-zertifizierte Organisation zu sein, die ein kollaboratives und ermächtigendes Umfeld für Fachleute bietet, die einen Unterschied machen möchten.

Die Position des Event Coordinators spielt eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung dieser Erfahrungen. Diese Position ist verantwortlich für die Planung und Durchführung des kleineren Veranstaltungsportfolios von IDOC, einschließlich Studiengruppentreffen, internen Meetings, virtuellen Veranstaltungen und Konferenzen der staatlichen Verbände, während sie logistische Unterstützung für die größeren Veranstaltungen der Organisation bietet, einschließlich Vision Forward und Connection.

Verantwortlichkeiten

• Eventplanung und -durchführung (60%)
  • Eigenverantwortliche Planung und Durchführung der zugewiesenen Veranstaltungen von der Konzeption bis zur Fertigstellung, einschließlich:
  • Studiengruppentreffen, regionale Abendessen mit lokalen ODs, ca. 150 pro Jahr
  • Konferenzen der staatlichen Verbände und kleinere Branchenveranstaltungen
  • Interne Meetings und Unternehmensveranstaltungen
  • Virtuelle Veranstaltungen und Webinare
  • Zusätzliche Mitgliederengagement-Veranstaltungen nach Bedarf
  • Recherche und Auswahl von Veranstaltungsorten, Vertragskoordination, Registrierungseinrichtung und Teilnehmermanagement, Meeting-Logistik, Lebensmittel- und Getränkekoordination, audiovisuelle Koordination, Agenda-Unterstützung, Veranstaltungskommunikation, Nachbefragungen und Berichterstattung, Budgetverfolgung, Rechnungsmanagement, Sponsorenkoordination und Kommunikation mit dem IDOC Member Director (IMD).
• Branchenausstellungen (20%)
  • Koordinierung der Teilnahme von IDOC an Branchenausstellungen durch:
  • Verwaltung von Ausstellerfristen und erforderlichen Formularen
  • Koordinierung der Standlogistik und Versand
  • Bestellung von Veranstaltungsunterlagen und Werbeartikeln
  • Koordinierung der Reiselogistik des Personals
  • Erstellung von Veranstaltungsplänen und Personalressourcen
  • Verwaltung des Standinventars und der Veranstaltungsbedarf
  • Unterstützung der Vor-Ort-Betrieb am Stand
  • Recherche und Verfolgung zukünftiger Branchenveranstaltungen zur Berücksichtigung durch das Veranstaltungsteam
• Unterstützung großer Veranstaltungen von IDOC (15%)
  • Bereitstellung von Planungs- und Vor-Ort-Unterstützung für die wichtigsten Veranstaltungen von IDOC, einschließlich:
  • Vision Forward
  • Connection
• Veranstaltungsoperationen und administrative Unterstützung (5%)
  • Pflege des Master-Veranstaltungskalenders
  • Pflege des Inventars an Veranstaltungsbedarf, Standmaterialien, Beschilderung und Werbeartikeln
  • Koordinierung von Versand und Empfang von Veranstaltungsunterlagen
  • Pflege der Veranstaltungsdokumentation, Zeitpläne und Checklisten
  • Empfehlung von Prozessverbesserungen zur Effizienzsteigerung im Veranstaltungsteam
  • Bereitstellung von Unterstützung für Veranstaltungstechnologieplattformen, einschließlich Registrierungssystemen und Veranstaltungsmanagementsoftware
  • Aufrechterhaltung des Bewusstseins für Branchenkonferenzen, Ausstellungen und Sponsoringmöglichkeiten, Identifizierung relevanter Möglichkeiten für das Veranstaltungsteam zur Berücksichtigung.
  • Zusätzliche Unterstützung im Veranstaltungsteam nach Bedarf

Anforderungen

• Abschluss in Event Management, Gastgewerbe, Marketing, Kommunikation oder einem verwandten Bereich bevorzugt.
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Koordination von Meetings, Konferenzen, Veranstaltungen, Gastgewerbe oder verwandter Erfahrung.
• Erfahrung in der gleichzeitigen Koordination mehrerer Projekte unter Einhaltung von Fristen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit außergewöhnlicher Aufmerksamkeit für Details.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, positive Beziehungen zu Anbietern, Veranstaltungsorten, Sponsoren und internen Stakeholdern aufzubauen.
• Komfortabel in der eigenständigen Arbeit in einer Remote-Umgebung, während die Zusammenarbeit über Teams hinweg erfolgt.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, auch unter Druck ruhig zu bleiben.
• Erfahrung mit einer oder mehreren der folgenden Plattformen: Swoogo, EventMobi oder ähnlicher Veranstaltungsmanagement-Plattform, Microsoft Office Suite, Microsoft Teams, Zoom Webinar, HubSpot, Canva und Projektmanagement-Software (Asana oder ähnlich).

Reise

Bereitschaft, an 5 – 10 Veranstaltungen pro Jahr zu reisen. Reisen umfasst nationale Konferenzen, regionale Meetings, Veranstaltungen der staatlichen Verbände und Unternehmensbesprechungen.